09/12/2024
𝑪𝒉𝒖𝒚𝒆̂̉𝒏 𝒅𝒐̂̉𝒊 𝒔𝒐̂́ 𝒌𝒉𝒐̂𝒏𝒈 𝒃𝒂𝒐 𝒈𝒊𝒐̛̀ 𝒍𝒂̀ 𝒎𝒖𝒐̣̂𝒏, 𝒏𝒆̂́𝒖 𝒎𝒐̣̂𝒕 𝒅𝒐𝒂𝒏𝒉 𝒏𝒈𝒉𝒊𝒆̣̂𝒑 𝒒𝒖𝒚𝒆̂́𝒕 𝒕𝒂̂𝒎 𝒕𝒉𝒂𝒚 𝒅𝒐̂̉𝒊
Vào một chiều cuối năm 2019, tôi nhận được cuộc gọi từ anh – giám đốc một công ty cung cấp thiết bị công nghiệp. Anh nói về mong muốn đưa doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới bằng cách ứng dụng công nghệ. Hồi ấy, “chuyển đổi số” vẫn còn là khái niệm lạ lẫm, và doanh nghiệp với đội ngũ 70 nhân sự của anh chưa sử dụng hệ thống phần mềm quản trị nào, ngoài phòng kế toán có sử dụng phần mềm kế toán MISA.
“Anh muốn triển khai hệ thống mới để quản lý từ nhân sự đến thiết bị, và cả kiểm soát tài chính từ xa,” anh chia sẻ. Nhưng rồi, chỉ sau một năm, dự án thất bại. Không phải vì hệ thống không tốt, mà vì doanh nghiệp chưa sẵn sàng. Đội ngũ thiếu người dẫn dắt, còn anh thì quá bận để tập trung cho việc này.
Thời gian trôi qua. Đầu năm 2024, anh gọi lại cho tôi, giọng quyết tâm hơn bao giờ hết:
“Lần này anh muốn làm bài bản, xây dựng một hệ thống quản trị tổng thể!”
Những khó khăn phía trước
Lần này, công ty của anh đã lớn mạnh hơn, với 120 nhân sự. Nhưng những khó khăn cũ vẫn còn đó, thậm chí nhiều hơn:
Dữ liệu kinh doanh: Khách hàng và giá cả nằm rải rác trong nhiều file Excel. Anh chỉ nắm được khi hợp đồng đã ký.
- Kỹ thuật: Trao đổi qua nhiều nhóm Zalo gây lộn xộn, tiến độ thường chậm, khách hàng không hài lòng.
- Mua hàng: Quy trình phê duyệt phức tạp, tranh cãi về sai sót xảy ra thường xuyên.
- Nhân sự: Phòng nhân sự ngập trong hồ sơ, chứng từ và khiếu nại.
Marketing: Một nhân sự marketing đơn độc, thiếu kết nối với sales, các kênh B2B chưa hiệu quả.
- Quy trình: hồ sơ, ký tá rất nhiều, chưa kể email chờ phê duyệt xin ý kiến lúc nào cũng tồn đọng.
“Tất cả những thứ này, anh muốn thay đổi triệt để, anh cần hệ thống giúp anh quản trị tổng thể và thống nhất dữ liệu” anh nói. Và lần này, anh không đơn độc. Đồng hành cùng anh là chị Phó giám đốc, người mà anh tin tưởng sẽ lead dự án.
Những “ải” phải vượt qua
Chúng tôi bắt đầu hành trình bằng việc xác định nhu cầu, thống nhất phạm vi, rồi từng bước triển khai. Nhưng không dễ dàng:
- Ải thứ nhất: Phòng kế toán phản đối.
Tôi gặp phải sự phản đối khá lớn từ Phòng kế toán, đại diện là chị kế toán trưởng, tôi hoàn toàn hiểu, vì không ai lại vui vẻ đánh đổi sự ổn định để thay đổi cho một hệ thống mới chưa biết mô tê răng rứa thế nào, trừ khi phải thấy được điểm lợi ích nào đó vượt trội. Tôi phải dành nhiều thời gian để giải thích, cho chị Kế toán trưởng thấy những lợi ích vượt trội của hệ thống mới. Cuối cùng, chị đồng ý. Điều bất ngờ là sau này, chị lại giới thiệu khách hàng cho tôi, mà vị khách này là chồng của chị ấy.
- Ải thứ hai: Thiếu quy trình rõ ràng.
Doanh nghiệp chưa có người lead am hiểu hệ thống, mọi thứ phải “xây từ nền móng.” Tôi và chị Phó giám đốc đã không ít lần thức khuya, thử đi thử lại từng bước quy trình để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru.
- Ải thứ ba: Sự phản kháng của nhân viên.
Nhiều người không quen với cách làm mới, thậm chí phản ứng mạnh. Nhưng nhờ sự kiên định của anh giám đốc và sự dẫn dắt sát sao của chị Phó giám đốc, mọi người dần thay đổi và thích nghi.
Thành quả và bài học
Sau nhiều 4 tháng nỗ lực, hệ thống tổng thể đã đi vào vận hành. Dù chưa hoàn hảo 100%, nhưng nó đã giúp doanh nghiệp vượt qua nhiều vấn đề tồn đọng, tạo nên hệ thống tác nghiệp tổng thể, liên phòng ban trơn tru, mượt mà hơn. Trên hành trình 10 năm hành nghề tư vấn của mình, tôi đánh giá đây là một case khó, từ nghiệp vụ xử lý, đến lắp ráp quy trình, triển khai liên phòng ban.
Thông qua câu chuyện, tôi tóm tắt lại các điểm chính dẫn đến sự thành công của dự án
1. Chuyển đổi số phải xuất phát từ quyết tâm của lãnh đạo: Đây không phải là việc chạy theo xu hướng, mà là lựa chọn chiến lược để phát triển. Doanh chủ phải xác định rất rõ mục tiêu này khi thực hiện chuyển đổi số. Có như thế mới có được sự quyết tâm cao nhất, giúp Doanh chủ vượt qua trở ngại trên con đường chuyển đổi số toàn diện.
2. Chọn đúng hệ thống phù hợp với quy mô và nhu cầu: tránh dùng dao mổ trâu để mổ gà hoặc ngược lại. Hệ thống phù hợp được thể hiện qua Năng lực mở rộng của hệ thống đó cho sự phát triển trong tương tai, thời gian triển khai nhanh, độ uy tín của thương hiệu, năng lực đội ngũ tư vấn chuyển giao, ngân sách triển khai, tính đơn giản khi sử dụng, tầm nhìn xu hướng công nghệ được tích hợp trong hệ thống (Trí tuệ nhân tạo – AI).
3. Đồng lòng từ nhân viên: Nếu không có sự tham gia và ủng hộ của đội ngũ, mọi kế hoạch đều khó thành công.
Hi vọng với case chia sẻ trên sẽ phần nào giúp cho các bạn thấy trước được các thách thức của quá trình ứng dụng công nghệ vào thực tế hoạt động của doanh nghiệp, từ đó lựa chọn hệ thống phần mềm phù hợp và chuẩn bị cho mình đủ sự quyết tâm, hành trang trước khi bắt đầu chuyển đổi số toàn diện.