24/07/2026
📌 CASE STUDY | Ngành phân phối vật tư xây dựng: Hàng nghìn mã vật tư, nhiều kho hàng nhưng mỗi bộ phận lại nhìn thấy một số liệu khác nhau
🏗️ Phân phối hàng nghìn mã vật tư cho nhiều công trình nhưng dữ liệu vẫn nằm ở nhiều nơi
Một doanh nghiệp phân phối vật tư xây dựng quy mô:
🔸 Khoảng 200 nhân sự
🔸 Vận hành gần 10 kho và chi nhánh tại nhiều tỉnh thành
🔸 Cung cấp hơn 5.000 mã vật tư gồm xi măng, sắt thép, vật liệu hoàn thiện, thiết bị điện nước... cho hệ thống đại lý, nhà thầu và các dự án xây dựng.
Mỗi ngày, doanh nghiệp xử lý hàng trăm đơn hàng với nhiều hình thức giao nhận và thanh toán khác nhau. Bộ phận kinh doanh cần biết chính xác hàng còn ở kho nào để báo giá. Kho phải kiểm soát nhập, xuất và điều chuyển liên tục giữa các chi nhánh. Kế toán theo dõi công nợ theo từng khách hàng, từng công trình và từng đợt thanh toán.
Nhìn từ bên ngoài, doanh thu vẫn tăng trưởng ổn định. Nhưng khi số lượng hàng hóa, kho hàng và khách hàng ngày càng lớn, dữ liệu giữa bán hàng, kho và kế toán bắt đầu không còn đồng nhất. Mỗi bộ phận đều có một "con số đúng" của riêng mình và việc đối chiếu ngày càng mất nhiều thời gian.
⚠️ Những điểm nghẽn thường xuất hiện khi quy mô ngày càng lớn
1️⃣ Danh mục hàng hóa quá lớn, sai một mã là sai cả đơn hàng
Doanh nghiệp quản lý hàng nghìn mã vật tư với nhiều quy cách, kích thước và chủng loại tương tự nhau.
🔻 Xi măng cùng thương hiệu nhưng khác mác
🔻 Thép cùng đường kính nhưng khác tiêu chuẩn
🔻 Gạch cùng mẫu nhưng khác kích thước.
Nếu quản lý bằng nhiều file hoặc dữ liệu không được đồng bộ, việc xuất nhầm mã, nhầm kho hoặc giao sai hàng rất dễ xảy ra, kéo theo chi phí đổi trả và ảnh hưởng đến tiến độ công trình.
2️⃣ Công nợ theo công trình rất khó kiểm soát
Khách hàng chủ yếu là nhà thầu và đại lý.
Việc thanh toán thường gắn với tiến độ nghiệm thu hoặc từng giai đoạn của công trình thay vì thanh toán ngay sau khi giao hàng.
Một khách hàng có thể đồng thời triển khai nhiều công trình với nhiều đợt giao hàng và thanh toán khác nhau. Nếu công nợ chỉ được theo dõi theo khách hàng mà không gắn với từng hợp đồng hoặc tiến độ thanh toán, việc đối chiếu rất dễ mất thời gian và phát sinh sai lệch.
3️⃣ Nhiều kho, nhiều chi nhánh nhưng không ai biết tồn kho thực tế
Chi nhánh A còn hàng, chi nhánh B lại đặt mua thêm.
Kho trung tâm còn tồn nhưng bộ phận bán hàng không nắm được nên vẫn báo hết hàng với khách.
Việc điều chuyển hàng giữa các kho thường phụ thuộc vào điện thoại, tin nhắn hoặc Excel nên mất nhiều thời gian và khó phản ứng kịp với nhu cầu thực tế.
💡 Điều gây tốn chi phí nhất không phải là tồn kho, mà là dữ liệu bị chia cắt
Bộ phận kinh doanh, kho và kế toán đều có dữ liệu riêng, nhưng các dữ liệu này chưa được liên thông. Vì vậy, cùng một thời điểm, mỗi phòng ban có thể đang nhìn thấy một "con số đúng" khác nhau.
Khi mỗi phòng ban sử dụng một nguồn dữ liệu khác nhau, việc phối hợp trở nên chậm hơn, báo cáo mất nhiều thời gian tổng hợp và ban lãnh đạo khó có được bức tranh vận hành đầy đủ để ra quyết định.
🔍 Doanh nghiệp đã tìm cách giải quyết nhưng không thành công
▪️ Phần mềm bán hàng hỗ trợ tạo đơn nhanh nhưng chưa liên thông với tồn kho của toàn bộ hệ thống.
▪️ Phần mềm kho quản lý nhập xuất nhưng chưa kết nối chặt chẽ với công nợ và dữ liệu bán hàng.
▪️ Phần mềm kế toán theo dõi doanh thu và công nợ nhưng chưa phản ánh được tình trạng tồn kho theo từng kho, từng chi nhánh theo thời gian thực.
▪️ Excel vẫn được sử dụng để tổng hợp báo cáo, đối chiếu số liệu và trao đổi giữa các bộ phận, khiến dữ liệu dễ sai lệch khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn.
✅ ARITO ERP giải quyết bài toán như thế nào?
🔹 Quản lý đa kho, đa chi nhánh
Theo dõi nhập, xuất và tồn kho theo từng kho, từng chi nhánh trên cùng một hệ thống, giúp các bộ phận dễ dàng tra cứu và phối hợp khi cần điều chuyển hàng hóa.
🔹 Theo dõi công nợ theo tiến độ thanh toán
Quản lý công nợ theo từng khách hàng, từng hợp đồng hoặc từng đợt thanh toán, hỗ trợ đối chiếu công nợ thuận tiện và giảm sai lệch trong quá trình thu hồi.
🔹 Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực
Dữ liệu tồn kho được cập nhật liên tục sau mỗi giao dịch nhập, xuất hoặc điều chuyển, giúp bộ phận bán hàng và kho cùng theo dõi trên một nguồn dữ liệu thống nhất.
🔹 Báo cáo bán hàng theo từng kênh
Tổng hợp doanh số theo chi nhánh, khu vực, nhóm khách hàng hoặc kênh phân phối, hỗ trợ ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định nhanh hơn.
📊 Những thay đổi dễ nhận thấy sau khi triển khai
✅ Nhân viên kinh doanh có thể kiểm tra tồn kho của toàn bộ hệ thống ngay khi tư vấn khách, không còn phải gọi từng kho để xác nhận hàng.
✅ Bộ phận kho theo dõi nhập, xuất và điều chuyển giữa các chi nhánh trên cùng một hệ thống, giảm đáng kể thời gian đối chiếu số liệu cuối ngày.
✅ Công nợ được theo dõi theo từng khách hàng, từng hợp đồng hoặc từng đợt thanh toán, giúp kế toán dễ dàng kiểm soát các khoản đến hạn và đối chiếu nhanh hơn.
✅ Dữ liệu bán hàng, kho và kế toán được đồng bộ, hạn chế tình trạng mỗi phòng ban sử dụng một số liệu khác nhau.
✅ Ban lãnh đạo theo dõi doanh số, tồn kho và hiệu quả kinh doanh của từng chi nhánh trên dashboard để đưa ra quyết định điều phối hoặc nhập hàng kịp thời.
💬 Chia sẻ từ Giám đốc Kinh doanh của doanh nghiệp phân phối vật tư xây dựng:
"Trước đây để kiểm tra còn hàng ở chi nhánh nào, nhân viên kinh doanh phải gọi từng kho rồi chờ phản hồi mới dám báo khách. Có những đơn hàng mất hàng chục phút chỉ để xác nhận tồn kho. Giờ chỉ cần mở hệ thống là biết ngay kho nào còn hàng, số lượng bao nhiêu và có thể báo giá, chốt đơn ngay trong lần trao đổi đầu tiên."
🔎 Doanh nghiệp của anh/chị đang quản lý bán hàng, kho và công nợ trên một hệ thống thống nhất hay vẫn phải tổng hợp số liệu từ nhiều phần mềm và nhiều file?
👉 Liên hệ ARITO để được tư vấn giải pháp ERP phù hợp với bài toán của doanh nghiệp.
