06/04/2021
𝟰 𝗕𝘂̛𝗼̛́𝗰 𝗗𝗼𝗮𝗻𝗵 𝗡𝗴𝗵𝗶𝗲̣̂𝗽 𝗖𝗮̂̀𝗻 𝗖𝗵𝘂𝗮̂̉𝗻 𝗕𝗶̣ 𝗖𝗵𝗼 𝗩𝗶𝗲̣̂𝗰 𝗧𝗿𝗶𝗲̂̉𝗻 𝗞𝗵𝗮𝗶 𝗗𝘂̛̣ 𝗔́𝗻 𝗘𝗥𝗣
Triển khai hệ thống ERP là một giai đoạn quan trọng cho sự thay đổi của doanh nghiệp, và chìa khóa để triển khai thành công một dự án ERP là việc chuẩn bị kế hoạch.
Trước khi bất kỳ phần mềm nào được cài đặt và đào tạo sử dụng, có một số điều quan trọng mà doanh nghiệp phải làm để chuẩn bị cho việc “đại tu” toàn bộ các quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Dưới đây là bốn bước chuẩn bị có thể giúp doanh nghiệp triển khai thành công dự án ERP:
1. 𝙃𝒂̃𝙮 𝙙𝒂̀𝙣𝙝 𝙩𝙝𝒐̛̀𝙞 𝙜𝙞𝙖𝙣 đ𝒆̂̉ 𝙡𝒆̂𝙣 𝙠𝒆̂́ 𝙝𝙤𝒂̣𝙘𝙝
Abraham Lincoln đã từng nói: “Hãy cho tôi sáu giờ để đốn cây và tôi sẽ dành bốn giờ đầu tiên để mài rìu”.
Đây là cách tiếp cận mà doanh nghiệp nên có khi lên kế hoạch cho việc thực hiện hệ thống ERP. Hầu hết các tổ chức cố gắng để bỏ qua quá trình lập kế hoạch vì sợ rằng họ sẽ nói nhiều hơn làm.
Sự thật là khi lên kế hoạch, doanh nghiệp sẽ có được quy trình trơn tru để dự án không bị đứt quãng, và trong đó sẽ hạn chế được những sai lầm có thể mắc phải khi triển khai phần mềm ERP.
2. 𝙏𝙝𝒂̀𝙣𝙝 𝙡𝒂̣̂𝙥 đ𝒐̣̂𝙞 𝙣𝙜𝒖̃ 𝙙𝒖̛̣ 𝒂́𝙣 𝙣𝒐̣̂𝙞 𝙗𝒐̣̂
Hệ thống ERP sẽ ảnh hưởng đến các phòng ban chức năng của doanh nghiệp, và điều đó có nghĩa là tất cả mọi người từ lãnh đạo cao cấp đến quản lý bậc trung và nhân viên cấp dưới phải được tham gia trong suốt quá trình thực hiện.
Đó là lý do tại sao điều đầu tiên một doanh nghiệp có thể làm để chuẩn bị là thành lập một đội ngũ dự án nội bộ, đội này sẽ có những ảnh hưởng và quyền hạn nhất định để công việc triển khai hệ thống ERP được suôn sẻ.
Lý tưởng nhất, các doanh nghiệp sẽ chỉ định một nhóm dự án bao gồm các thành viên sau:
- 𝘎𝘪𝑎́𝘮 đ𝑜̂́𝘤 𝘱𝘩𝑢̣ 𝘵𝘳𝑎́𝘤𝘩 𝘥𝑢̛̣ 𝑎́𝘯. Là một thành viên quản lý cấp cao, là “người bảo vệ” nội bộ của dự án. 𝘎𝘪𝑎́𝘮 đ𝑜̂́𝘤 𝘱𝘩𝑢̣ 𝘵𝘳𝑎́𝘤𝘩 𝘥𝑢̛̣ 𝑎́𝘯 nên cung cấp các hướng dẫn với phần còn lại của đội dự án để đảm bảo hệ thống ERP đạt được mục tiêu kinh doanh.
- 𝘘𝘶𝑎̉𝘯 𝘭𝑦́ 𝘥𝑢̛̣ 𝑎́𝘯. nhiệm vụ chính của người quản lý dự án là để quản lý, lập kế hoạch, kiểm soát và điều phối các dự án từ quan điểm kinh doanh, và mục tiêu duy nhất của họ là đến đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời gian và ngân sách. Quản lý dự án nên là một nhà quản lý cấp cao hoặc cấp trung, là những người có kinh nghiệm với một số nghiệp vụ của các phòng ban khác nhau. Một số nhiệm vụ khác liên quan đến vai trò này là: lập danh mục và lập kế hoạch cho các cuộc họp, phát triển đội ngũ nhân viên dự án, tiến hành các cuộc họp, theo dõi các vấn đề và tiến độ của dự án.
- 𝘘𝘶𝑎̉𝘯 𝘭𝑦́ CNTT. Người phụ trách nhiệm vụ này có trách nhiệm phối hợp tất cả các hoạt động liên quan đến CNTT giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp ERP, cũng như bất kỳ nhân viên của bên thứ ba. Các nhiệm vụ hằng ngày của người quản lý CNTT liên quan đến việc xây dựng kế hoạch, hỗ trợ các nhóm hoạt động và kiểm soát các nguồn lực.
- 𝘕𝘩𝑜́𝘮 𝘯𝘨𝑢̛𝑜̛̀𝘪 𝘥𝑢̀𝘯𝘨. Là nhóm trực tiếp sử dụng phần mềm và làm việc với nhà cung cấp ERP để tìm ra phương pháp tối ưu nhất để sử dụng phần mềm. Các thành viên trong 𝘕𝘩𝑜́𝘮 𝘯𝘨𝑢̛𝑜̛̀𝘪 𝘥𝑢̀𝘯𝘨 thường liên quan đến các phòng ban như sản xuất, bán hàng, mua hàng, tài chính, kỹ thuật…
3. 𝙏𝙝𝙞𝒆̂́𝙩 𝙡𝒂̣̂𝙥 𝙘𝒂́𝙘 𝙩𝙝𝒖̛𝒐̛́𝙘 đ𝙤 đ𝒆̂̉ đ𝙤 𝙡𝒖̛𝒐̛̀𝙣𝙜 𝙨𝒖̛̣ 𝙩𝙝𝒂̀𝙣𝙝 𝙘𝒐̂𝙣𝙜
Các doanh nghiệp triển khai giải pháp ERP với mong muốn tăng cường kiểm soát các quá trình hoạt động của doanh nghiệp, chẳng hạn như: kiểm soát thông tin, tăng năng suất làm việc, tăng lợi nhuận và giảm chi phí, v.v. Nhưng nếu những điều này không được liệt kê ở giai đoạn đầu của dự án, thì hệ thống sẽ không thể cho ra kết quả như mong muốn.
Tất cả các bên liên quan nên biết chính xác những gì sẽ đạt được trong dự án. Để khi hoàn thành của dự án, lãnh đạo doanh nghiệp có cơ sở để đánh giá và xác định việc triển khai hệ thống ERP có thành công hay không.
4. 𝙉𝒆̂𝙣 𝙩𝒂̣̂𝙥 𝙩𝙧𝙪𝙣𝙜 𝙩𝙧𝙞𝒆̂̉𝙣 𝙠𝙝𝙖𝙞 𝙀𝙍𝙋
Triển khai hệ thống ERP là sự hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Triển khai một hệ thống ERP không chỉ là việc cài đặt phần mềm mới mà đó là quá trình cải tạo những hoạt động của các phòng ban chức năng.
Các nguồn nhân lực nên thực hiện các công việc hằng ngày trên hệ thống mới. Nếu nhân viên không thể tham gia với hệ thống mới, vì đang thực hiện các nhiệm vụ khác, dự án có thể sẽ mất nhiều thời gian hơn dự kiến và người dùng dễ bị sai lầm trong quá trình thực hiện.
Vì vậy, doanh nghiệp nên tránh triển khai các dự án lớn khác cho đến khi hệ hống ERP hoàn toàn hoạt động.
Lập kế hoạch cho việc triển khai hệ thống ERP không chỉ là chọn một nhà cung cấp và để cho họ làm tất cả mọi việc. Với một quá trình lập kế hoạch kỹ lưỡng, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro, tránh những sai lầm phổ biến và gặt hái đầy đủ các lợi ích tài chính mà hệ thống ERP có thể mang lại.
