IDoxcons ISO Program

10/07/2023

ในการจัดทำเอกสาร ISO หัวใจสำคัญอย่างหนึ่งคือ การบันทึกข้อมูลในแบบฟอร์มต่าง ๆ โดยส่วนใหญ่แล้วหลังจากบันทึกเสร็จ ก็จะนำไปจัดเก็บในแฟ้มของแต่ละส่วนงานเพื่อนำมาใช้งานต่อไป ในกรณีการสืบค้นอาจต้องใช้เวลาหากไม่ได้จัดเก็บให้เป็นระเบียบ

เนื่องจาก ISO ใน version ปัจจุบันอนุญาตให้สามารถจัดเก็บบันทึกในรูปแบบอื่น ๆ นอกจากการใช้กระดาษ จึงสามารถจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบ Soft file ได้ จึงทำให้เกิดความสะดวกในการทำงานมากขึ้น แต่ต้องให้ความสำคัญในเรื่องของการ Back up ข้อมูลที่ดีเพื่อให้สามารถสอบกลับได้

โปรแกรม iDoxcons เป็นอีกช่องทางในการจัดเก็บเอกสาร โดยมี function Share file ที่จะช่วยให้การจัดเก็บข้อมูลบันทึกได้ง่ายเป็นหมวดหมู่ ในรูปแบบต่างๆ เช่น Word, Excel, Power point, PDF, ไฟล์รูป เป็นต้น โดยแยกเป็นของแต่ละส่วนงาน มีระดับสิทธิในการเข้าถึงเอกสาร หากไม่ใช่ส่วนงานที่รับผิดชอบจะต้องได้รับอนุญาตก่อนเท่านั้น หรือจะเป็นข้อมูลที่ทุกส่วนงานสามารถเข้าถึงได้ เช่น นโยบายคุณภาพ วัตถุประสงค์คุณภาพ กฎหมายที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น ทำให้ทุกส่วนงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยง่าย และข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บภายใต้ความปลอดภัยในระบบ Cloud ของ AWS ( Amazon ) ที่มีระบบป้องกันในระดับมาตรฐานสากล

บทความโดย อาจารย์ อลงกรณ์ จำรูญวัฒน์ (อ.กอล์ฟ)
----------
📍 สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
ติดต่อ
เว็บไซต์ www.idoxcons.com
Tel. 099 108 6667
Line

26/06/2023

ผู้บริหารงานในหลายๆ องค์กร ทั้งภาครัฐและเอกชน จะต้องมีการพิจารณาประเด็นความไม่แน่นอนของการดำเนินธุรกิจ ซึ่งความไม่แน่นอนนั้น จะไม่สามารถคาดการณ์ล่วงหน้าได้อย่างแม่นยำถึงโอกาสเกิดของเหตุการณ์ในอนาคต รวมทั้งผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นทั้งทางลบและทางบวก

เหตุการณ์ที่มีความไม่แน่นอนนั้นหากเกิดขึ้นจะมีผลกระทบในเชิงลบต่อวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์กร อาจสร้างความเสียหาย เรียกว่า ความเสี่ยง

ส่วนเหตุการณ์ที่มีความไม่แน่นอนหากเกิดขึ้นจะมีผลกระทบในเชิงบวกต่อวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์กร ซึ่งผู้บริหารควรนำไปพิจารณากำหนดกลยุทธ์เพื่อนำไปปฏิบัติ เรียกว่า โอกาส

แนวคิดการประเมินความเสี่ยงและโอกาสจึงถูกนำมาใช้ เพื่อให้ทราบว่าองค์กรจะมีความเสี่ยงเรื่องใดบ้าง ความเสี่ยงอยู่ระดับใด สาเหตุมาจากอะไร เกิดผลกระทบอย่างไร และจะต้องมีมาตรการควบคุมความเสี่ยงนั้น ๆ ไม่ให้ส่งผลต่อองค์กรอย่างไรบ้าง การจัดการความเสี่ยงหลังจากประเมินแล้วนั้น จะส่งผลดีเกิดประโยชน์ต่อองค์กร ช่วยให้องค์กรดำเนินธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง ไม่สูญเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

ในวิกฤตทางเศรษฐกิจต่าง ๆ สงคราม การเมือง หรือแม้กระทั่งในช่วงการระบาดของโรคโควิด 19 จะมีข่าวว่าบางองค์กรปิดตัว หรือลดพนักงาน ซึ่งเหตุการณ์ต่าง ๆ เหล่านี้ ไม่มีผู้ใดที่จะทราบได้ล่วงหน้าว่าจะเกิดขึ้น แต่ถ้าองค์กรมีการประเมินความเสี่ยงทางธุรกิจไว้ล่วงหน้า เช่น ประเมินความเสี่ยงด้านพนักงาน เงินทุนหมุนเวียนในบริษัท กำลังการซื้อจากลูกค้า วัตถุดิบ กระบวนการขนส่ง เป็นต้น เมื่อประเมินแล้วพบว่ามีความเสี่ยง และรีบหามาตรการแก้ไขป้องกันแล้ว ในอนาคตเมื่อมีเรื่องวิกฤตต่าง ๆ เกิดขึ้น องค์กรก็ยังสามารถอยู่รอดได้

โปรแกรม iDoxcons เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่สามารถช่วยองค์กรให้ประเมินความเสี่ยงได้ง่ายและเป็นระบบ ด้วยฟังก์ชั่นการสร้างเกณฑ์การประเมินความเสี่ยงขององค์กร หากพบความเสี่ยงสูงสามารถออก Action Plan ผ่านระบบ พร้อมทั้งสรุปผลการประเมินในแต่ละปีออกเป็นรูปแบบแผนภูมิ เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหาร

บทความโดย อาจารย์ นันทมาศ มาลัยทอง (อ.นัน)
----------
📍 สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
ติดต่อ
เว็บไซต์ www.idoxcons.com
Tel. 099 108 6667
Line

21/06/2023

รีวิวจากลูกค้า โดย คุณกมลชัย ผู้จัดการอาวุโส ของ Benjasiri Transport Co.,LTD. จากการใช้โปรแกรม ในการช่วยตรวจ External Audit ระบบ และมาตรฐาน

ขอขอบคุณความไว้วางใจในโปรแกรม iDoxcons ครับ

https://youtu.be/CwVrGPowdLo

สนใจสอบถามรายละเอียดได้ที่ 099-1086667
เว็บไซต์ www.idoxcons.com
Line

ไอด็อกคอนส์ ผู้ให้บริการ ซอฟต์แวร์ ISO (International Organization for Standardization) ซึ่งเป็นระบบบริหารจัดการองค์กร แบบออนไลน์ โดยจัดเก.....

30/05/2023

⚠️สัญญาณเตือน ก่อนจะทำผิดกฏหมาย

พอได้ยินคำว่า “กฎหมาย” องค์กรต่าง ๆ ทั้งภาครัฐและเอกชนล้วนต้องปฏิบัติตาม ผู้บริหารในองค์กรจะวิตกกังวลว่า องค์กรของตัวเองได้ปฏิบัติตามกฎหมายแล้วหรือยัง มีกฎหมายฉบับไหนบ้างที่ยังไม่ทราบว่าจะต้องปฏิบัติตาม หรือถ้าปฏิบัติตามแล้ว มันถูกต้องและครบถ้วนตามกฎหมายฉบับนั้น ๆ ที่ได้ ระบุไว้จริงหรือไม่

จากความวิตกกังวลที่กล่าวไปนี้ หลาย ๆ องค์กร จึงมีแนวคิดจัดทำระบบ ISO เช่น ISO 14001 , ISO 45001 ซึ่งระบบ ISO ดังกล่าว เป็นเครื่องมือที่ใช้บังคับให้องค์กรต้องระบุกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ติดตามกฎหมายฉบับใหม่ ประเมินความสอดคล้องว่าองค์กรได้ดำเนินงานเป็นไปตามกฎหมายแล้ว และต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่อง

📌ตัวอย่าง
ณ ตอนนี้ ถึงเวลาที่ต้องยื่นเอกสารรายงานผู้ก่อกำเนิดสิ่งปฏิกูลหรือวัสดุที่ไม่ใช้แล้ว ประจำปี (สก.3) แล้วหรือยัง …
ผู้รับผิดชอบทราบหรือไม่ว่า ต้องยื่นภายในวันที่ 1 มีนาคม ของปีถัดไป …

หรือทราบว่าต้องยื่นเอกสารเมื่อไร แต่มานึกได้ช้าไป อาจล่วงเลยเวลาที่กำหนดไว้แล้ว …

หรือนึกได้ก่อนถึงเวลายื่นเอกสารแบบกระชั้นชิด คราวนี้ล่ะ ทำอย่างไรดี? … คำตอบ คือ ก็ต้องรีบทำค่ะ แต่เอ่อ ตอนนี้ติดงานด่วนที่เจ้านายสั่ง ติดอบรมผู้รับเหมา ติดตรวจพื้นที่ ฯลฯ

หรือเอกสารอื่น ๆ อีกมากมายที่มีการกำหนดวันหมดอายุ ซึ่งผู้รับผิดชอบอาจจะจำไม่ได้ว่าเอกสารนี้หมดอายุหรือยัง มาจำได้ เมื่อเอกสารหมดอายุไปแล้ว เช่น แบบ กอ.1 หนังสือยินยอมระหว่างผู้ใช้และผู้ให้ บริการบำบัด/กำจัดสิ่งปฏิกูลหรือวัสดุที่ไม่ใช้แล้ว เพื่อประกันความรับผิด –Liability หรือแม้กระทั่งเรื่องใกล้ตัว เช่น เอกสารใบขับขี่รถของพนักงานขับรถขององค์กร ใกล้จะหมดอายุ

✔ยังมีกฎหมายอีกหลายฉบับที่กำหนดให้ยื่นเอกสารตามระยะเวลากำหนด ถ้าเราลืม หรือ ไม่ทราบว่าต้องยื่นเมื่อไร ผลสุดท้าย คือ ยื่นเอกสารช้ากว่าที่กฎหมายกำหนด

📣จะเป็นการดีกว่าเดิมไหม ถ้าแต่ละองค์กรมีระบบแจ้งเตือนเอกสารที่จะต้องส่งภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด หรือ เอกสารใกล้หมดอายุได้ ที่เรียกว่า Document Alert ซึ่งเปรียบเสมือนนาฬิกาปลุกให้เรารู้ตัว แล้วตื่นมาจัดทำเอกสารต่าง ๆ ยื่นต่อหน่วยงานภาครัฐตามที่กฎหมายกำหนด ได้ทันเวลา เราจะสบายใจได้ว่า จะไม่ทำผิดกฎหมาย 😊

บทความโดย อาจารย์นันทมาศ มาลัยทอง (อ.นัน)

----------
📍 สนใจทดลองใช้ระบบแจ้งเตือนเอกสาร
ติดต่อ
เว็บไซต์ www.idoxcons.com
Tel. 099 108 6667
Line

25/05/2023

วิธีจัดการเอกสารให้ง่ายด้วยปลายนิ้ว

ใครที่กำลังสนใจทำระบบ ISO หรือพึ่งเข้ามาเรียนรู้ในการควบคุมเอกสาร การขึ้นทะเบียนเอกสารในระบบ ISO เป็นสิ่งที่สำคัญ และมีขั้นตอนการขึ้นทะเบียนเอกสารแบบเข้าใจง่ายดังนี้ครับ
1.นำเอกสารไปลงลายมือชื่อ ผู้จัดทำ ผู้ทบทวน ผู้อนุมัติ และต้องได้รับประทับตรา “ต้นฉบับ” ก่อนที่จะทำการขึ้นทะเบียน
2.ร้องขอเรื่องการขึ้นทะเบียนเอกสาร กับ เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลเอกสาร หรือ DCC ( Document Control Center)
3.บันทึกใบร้องขอการจัดทำเอกสาร หรือที่รู้จักในชื่อเรียกสั้นๆ ว่า ใบ DAR ( Document Action Request )
4. ประกาศใช้เอกสาร และ DCC จัดทำ บัญชีรายชื่อเอกสาร ( Document Master List )

ในปัจจุบัน ผู้ที่ทำระบบ ISO มักจะบอกว่าการขึ้นทะเบียนเอกสารในระบบ ISO มีขั้นตอนหลายขั้นตอน ทำให้การดำเนินงานล่าช้า
ทำให้วันนี้เกิดแนวคิดที่จะลดขั้นตอนต่าง ๆ ข้างต้น ในการขึ้นทะเบียนเอกสาร DCC มืออาชีพหลายที่จึงเริ่มค้นหาเครื่องมือที่จะช่วยลดขั้นตอนลงได้

Software เป็นส่วนหนึ่งของคำตอบที่จะช่วยลดภาระงาน ของทั้งผู้ร้องขอการขึ้นทะเบียนเอกสาร และ DCC ที่จะสามารถช่วยให้การขึ้นทะเบียนเอกสารง่ายขึ้น

บางองค์กร ก็อาจจะเลือกที่จะเขียนโปรแกรมขึ้นเอง แต่ปัญหาอย่างหนึ่ง นั่นคือผู้ที่ออกแบบรวมทั้งผู้เขียนโปรแกรมต้องเข้าใจเงื่อนไขของข้อกำหนด ISO ด้วย จึงจะสามารถจัดทำโปรแกรมที่ตอบโจทย์ของ Auditor และความต้องการของผู้ใช้งานได้เป็นอย่างดี

ปัจจุบันมี Software ในท้องตลาดอยู่มากมาย แต่ที่จะเกี่ยวข้องกับกระบวนการขึ้นทะเบียนเอกสาร และ กระบวนการทบทวน และอนุมัติเอกสารให้สอดคล้องกับข้อกำหนด ISO นั้นก็หาได้ไม่ง่ายนัก

iDoxcons เป็น Software หนึ่งที่ผมแนะนำ ช่วยให้การขึ้นทะเบียนเอกสาร เป็นเรื่องง่าย ด้วยการกดเพียงไม่กี่คลิ๊ก
โดยผู้ร้องขอ สามารถดำเนินการได้เอง ไม่จำเป็นต้องติดต่อกับ DCC ในการดำเนินงานทบทวน และ อนุมัติเอกสาร

เมื่อมีการประกาศใช้เอกสาร จะทำการ email แจ้งกลับผู้ร้องขอ และ ผู้ที่เกี่ยวข้องแบบ Real time
และจะแสดงบัญชีรายชื่อเอกสาร ( Document Master List ) บนระบบได้โดยอัตโนมัติ

ซึ่งจะแสดงรายละเอียดทั้ง รหัสเอกสาร ชื่อเอกสาร วันที่ประกาศใช้ สะดวกในการสืบค้น อีกทั้ง มีการจัดทำใบ DAR และรหัสใบ DAR แบบอัตโนมัติ ทำให้สามารถตรวจสอบได้ไม่ยาก

และการบันทึกข้อมูลยังเป็นการจัดเก็บบน Cloud Service เป็นอีกหนึ่งความทันสมัยของโลกยุคปัจจุบัน ยุคที่เวลาทุกวินาทีมีค่า อยู่ที่เราจะใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ ?.....

บทความโดย อาจารย์ อลงกรณ์ จำรูญวัฒน์ (อ.กอล์ฟ)
----------
ติดต่อ
เว็บไซต์ www.idoxcons.com
Tel. 099 108 6667
Line

12/05/2023

เอกสารจากอากาศ

ณ ปัจจุบันต้องยอมรับว่าการทำระบบ ISO กลายเป็นงานนึงที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในทุกองค์กร

ในฐานะที่ผมทำงานสายงานที่ปรึกษาในการจัดทำระบบ ISO พอผมได้เข้าไปที่บริษัทลูกค้า คำถามแรกๆที่ทุกคนเข้ามาถามผมเมื่อเริ่มการจัดทำระบบคือ “อาจารย์ครับทำเอกสารยุ่งยากไหม” หรือ “การจัดการเอกสารวุ่นวายมากไหม” ซึ่งผมก็จะตอบไปว่า "ไม่ยากมาก" เพราะเดี๋ยวเราทำให้มันเป็นระบบและระเบียบที่หาง่าย เหมือนระบบ “5ส” นั่นเอง เพียงแต่พูดง่ายแต่ปัญหาที่จะเจอต่อมาคือ “จัดเก็บที่ไหน” มีวิธีการสื่อสารให้ทุกคนเข้ามาหาเอกสารของแผนกตัวเองอย่างไร

สุดท้ายหลายที่ก็จะไปจบที่การทำ Share Drive แต่แท้จริงในระบบ Share Drive ไม่ได้มีการทำระบบการควบคุม Revision หรือพูดง่ายๆคือ กระบวนการอนุมัติเอกสาร การกำหนดสิทธิการเข้าถึงเอกสาร สุดท้ายเมื่อไม่ได้มีการควบคุมที่ชัดเจนก็ทำให้ในระบบ Share Drive ก็กลายเป็นแค่ที่วางเอกสาร แต่ไม่รู้ว่าใช้งานได้จริงไหม เอกสารอัพเดทไหม …………..???????????

จากปัญหาที่ว่ามาในฐานะที่ปรึกษา ผมก็พยายามหาเครื่องมือที่สามารถทำงานได้จริงๆๆ ซึ่งมีโจทย์อยู่ว่า
1. มีระบบการจัดการเอกสารตามโครงสร้างที่เรากำหนดในรหัสเอกสาร
2. มีการค้นหาที่ง่าย ระบบ Search
3. มีการกำหนดสิทธิผู้เข้าถึง ไม่ใช่เข้าได้ทุกคน
4. สามารถเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ไม่ใช้แค่ในบริษัท (เพราะปัจจุบันทำงานจากหลายที่)
5. Server จัดเก็บมีความปลอดภัยในระดับสากล

สุดท้ายนี้จากที่กล่าวมา ก็ไม่พ้นที่จะหา Software ดีดีสัก 1 โปรแกรม ที่ไม่ใช่แค่จัดเก็บเอกสาร แต่ต้องสามารถเชื่อมโยงเอกสารกับกระบวนการทำงานอื่นๆ เช่น ใช้ในการ audit, อ้างอิงในการอบรม, ค้นหาเพื่อเอาไปประเมินความเสี่ยง ที่กล่าวมาคือ ระบบมันต้องทำได้ประมาณนั้นถึงจะเรียกว่าทำงานได้จริงนะครับ

บทความโดย อาจารย์ วสันต์ ขุมทอง (อ.ต้น)

----------
ติดต่อ
เว็บไซต์ www.idoxcons.com
Tel. 099 108 6667
Line

22/04/2023

5 ประโยชน์จาก Smart ISO Document ที่จะพัฒนาองค์กรของคุณเติบโตอย่างก้าวกระโดด

Smart ISO Document เป็นเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีความสามารถในการทำงานอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดกระบวนการทำงานลง สามารถทำงานได้ดีกว่าเอกสารรูปแบบกระดาษ ทั้งการทำงานในชีวิตประจำวันและรับการตรวจจาก CB ประจำปี โดยวันนี้เราได้สรุป 5 ประโยชน์จาก Smart ISO Document มาดังนี้

1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
Smart ISO Document ช่วยลดงานที่ซ้ำซ้อนในกระบวนการ ISO ให้ผู้ใช้สามารถโฟกัสกับงานที่สำคัญมากขึ้น ซึ่งเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรโดยรวม

2. เพิ่มความแม่นยำ
ลดข้อผิดพลาด Human Error ด้วยระบบการทำงานอัตโนมัติ มั่นใจได้ว่าบันทึกของคุณแม่นยำและสอดคล้องกับข้อกำหนด

3. ลดค่าใช้จ่าย
Smart ISO Document สามารถลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารและการพิมพ์เอกสารจำนวนมากด้วยการทำงานในรูปแบบ Paperless Document

4. ส่งเสริมความร่วมมือในการทำงาน
ด้วยการทำงานบนระบบ Cloud ช่วยให้การแก้ไขและเข้าถึงบันทึกแบบเรียลไทม์ ลดการอัพเดทเอกสารที่ต้องมีหลาย Version และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้รวดเร็วยิ่งขึ้น

5. การจัดระเบียบเอกสารที่ดียิ่งขึ้น
การจัดระเบียบและการหาเอกสารเป็นเรื่องง่าย ด้วยฟังก์ชั่นการจัดหมวดหมู่ และฟังก์ชั่นการค้นหาเอกสาร ลดความยุ่งยากในการทำงานและรับการตรวจจาก CB ประจำปี

Idoxcons Smart ISO Document พร้อมแล้วที่จะช่วยพัฒนาองค์กรของคุณให้เติบโตอย่างก้าวกระโดด
• รองรับการตรวจจาก CB ชั้นนำทั่วประเทศ
• ระบบรักษาความปลอดภัยระดับโลกด้วย Cloud AWS
• รองรับระบบคุณภาพ ISO9001, ISO14001 และ ISO45001

ชมเว็บไซต์ของเราได้ที่
www.idoxcons.com

อย่ารอช้า! เริ่มได้แล้ววันนี้ ติดต่อ
Tel. 099 108 6667
Line