01/08/2018
Файловый архив
Многие люди используют версионность в своих документах. Проще говоря: в процессе работы над любым документом пользователи вручную сохраняют промежуточные версии. Делают это по разным причинам, в основном, чтобы сделать резервную копию измененных данных, если вдруг потребуется «откатить» изменения. Это правильный и полезный подход. В качестве версий большинство пользователей просто именуют файлы с постфиксом в виде порядкового номера: test1.doc, proba-9.txt, myfile 1.xls.
Привычка подобного наименования имеет историю со времен операционной системы MS-DOS, где длина каждого файла была всего 8 байт (символов) + точка + расширение (тип файла). Файлы при этом именовались в одном регистре (только заглавными или только прописными символами). Например: TETRIS.EXE. Все программы, работающие с файлами, автоматически сохраняли версию файла путем прибавления числа версии в конец имени перед точкой. Со временем имена файлов стали длиннее, регистро- и алфавитно- независимыми, но привычка у пользователей осталась.
Привычки менять трудно, но, поверьте, оно того стоит. Для начала, чтобы навести порядок в документах, разделите файлы на типы: Личное, Рабочее, Школа, Институт... В личном можете хранить файлы как заблагорассудится, разделив, например, документы по назначению Фото, Видео, Кино, Разное, Билеты, Заметки... Если есть необходимость сохранения версий, то возьмите за правило делать копию документа, который собираетесь менять и переименовывайте ее в вид «Название документа»-ГГММДД-номер, где «Название документа» — человеческое название, которое легко ищется и легко запоминается вами, ГГММДД - дата копии документа где ГГ — последние две цифры года (00—99), ММ — две цифры месяца (01—12), ДД — две цифры дня (01—31), номер — порядковый номер документа в рамках одного дня (этот параметр может быть, а может и нет — на ваше усмотрение). Что вам даст такое наименование? Во-первых вы получите правильно сортируемый архив всех необходимых версий с возможностью поиска документов по дате создания (если отсортировать файлы в папке по имени, то они сгруппируются по названию и отсортируются по дате), во-вторых уникальные наименования файлов, в-третьих логичное и понятное наименование.
С рабочей папкой все немного интереснее и неоднозначнее. Я использую версионность документов в папках по годам, потом по проектам. Т.е. у меня в папке Рабочее есть папки годов 2010...2018, внутри каждой папки у меня лежат названия проектов в виде названия сайтов или компаний (используйте свою привычку именования проектов). Для клиентов с несколькими проектами использую наименование компании клиента и на следующем уровне иерархии название проекта. Если проект мигрирует из года в год, то я делаю копию папки и переношу ее в новый год, удаляю из нее избыточные файлы, которые меняться не будут. Версии документов по мере работы над ними именуются точно так же, как описано в примере для папки Личное. Внутри проекта имеются обязательные однотипные папки документов по типу: Договоры, Счета, Акты, Папки рабочих файлов проекта.
Подобный подход требует строгости, но в конечном итоге у вас всегда будет возможность быстро скопировать все тематические файлы по проекту на флешку, находить информацию станет в разы быстрее, вы всегда сможете искать документы на определенное число. Ну и архив документов будет полным и структурированным.
Мы используем такой же подход на поддерживаемых нами сайтах, в репозитории файлов, загружаемых через админку или ftp, у нас есть папки сначала типов images/files, внутри каждой папки годов, а потом уже файлы. Текущая версия документа, ссылка на которую идет с различных страниц, всегда именуется без даты, а копии версий с датами.
Успехов! А как вы организуете свое виртуальное пространство?
