03/10/2018
7 Razones para Digitalizar sus Documentos
En la era digital, todos sabemos que el papel es un medio temporal de información. Las grandes cantidades de papel son costosas de mantener, difíciles de almacenar y están plagadas de riesgos de deterioro, pérdida, agua y fuego. Cada vez más empresas están escaneando sus documentos en papel como una decisión empresarial inteligente para reducir costos, mejorar la seguridad y ayudar al medio ambiente. Estas son las siete razones principales para digitalizar sus documentos en papel:
1) Almacenamiento seguro de documentos
El escaneo ofrece una seguridad mejorada para sus documentos confidenciales. Los documentos escaneados se pueden almacenar de forma segura en un sistema de gestión de documentos en línea, con acceso de seguridad a nivel de usuario o rol. Estos documentos se pueden compartir fácilmente con los usuarios en varias oficinas y ubicaciones, lo que proporciona un acceso seguro y flexible. Junto con el acceso seguro, los documentos digitalizados pueden proporcionar:
• una pista de auditoría electrónica completa con un historial de acceso de usuario detallado
• respaldos automáticos
• la opción de almacenamiento en las instalaciones, almacenamiento remoto y / o almacenamiento en la nube
2) Aumenta el espacio de oficina
El escaneo de documentos reduce el volumen de papel que se archivará, eliminando así la necesidad de archivadores. Cuando se libera el espacio de oficinas, las empresas pueden:
• Mudarse a una oficina más pequeña y beneficiarse de menores costos de alquiler
• Recuperar el espacio del piso para crecer
• Reducir el entorno de oficina desordenado
3) Mejora el servicio al cliente
La búsqueda de documentos en papel lleva mucho tiempo. En promedio, se tarda unos 18 minutos en buscar un documento en papel que puede afectar el tiempo de respuesta a su cliente.
Los documentos digitales se pueden encontrar rápida y fácilmente con una simple búsqueda por palabra clave.
4) Mejor para el medio ambiente.
Escanear documentos puede ayudar a cualquier organización en su movimiento a ser más respetuosa con el medio ambiente. El empleado de oficina promedio pasa por 10,000 hojas de papel por año. La reducción del uso de papel en una oficina proporcionaría un beneficio ambiental equivalente a un bosque de pino de 0.75 acres que absorbe carbono durante un año. El uso de menos papel y tóner no solo es bueno para el medio ambiente, sino que también reduce los costos empresariales. Además, también se puede reducir el transporte físico de documentos, lo que ayuda a su huella de carbono.
5) Reduce los costos
Almacenar y mantener registros es un negocio costoso: por ejemplo, un gabinete de cuatro cajones ocupa 9 pies cuadrados de espacio de oficina y le cuesta a su compañía aproximadamente $ 20,000 MXN por año para mantener (costo por pie cuadrado, tiempo empleado en mantener archivos, etc. ). Una compañía con 10 archivadores de cuatro cajones gastará $ 200,000 por año para almacenar y mantener esos archivos.
También hay costos por documentos archivados y perdidos. INC Magazine informó que el costo de buscar un documento archivado incorrectamente es de $ 2,100 y, si no lo puede encontrar, cuesta aproximadamente $ 4,500 para volver a crear el documento perdido.
Los costos físicos del papel (el empleado de oficina promedio pasa por 10,000 hojas de papel por año), el tóner y el transporte son otros costos que se pueden mitigar a través de la digitalización de documentos.
6) Mitigación de riesgos
Los documentos, registros e informes son vitales para la operación diaria y la supervivencia financiera de cada negocio. Es por eso que es tan importante protegerlos del robo, incendio, clima severo, daños a los aspersores, moho y moho o cualquier otro tipo de peligro que pueda ocurrir en el lugar de trabajo. La protección de los registros comerciales garantiza que la información que contienen esté disponible en cualquier momento que sea necesaria y también acelera la recuperación de una interrupción no planificada.
Un ejemplo de pérdida extrema proviene de un incendio en Brooklyn, Nueva York, el 31 de enero de 2015. La Oficina de Administración de la Corte del Estado de Nueva York perdió 85,387 cajas de registros de las cortes en los cinco condados por este incendio. Mientras que algunos documentos más nuevos se archivaron electrónicamente, los funcionarios esperan tener poco para respaldar los registros archivados antes de 1990. Los funcionarios declararon que si se necesitan archivos, deberán tratar de recrearlos a mano a partir de archivos en papel relacionados almacenados en otra parte.
7) Cumplimiento de la normativa gubernamental.
El mantenimiento de un sistema de archivo en papel que cumpla con los requisitos reglamentarios es costoso y oneroso. El uso del escaneo ayuda a las empresas a cumplir con las iniciativas impuestas por el gobierno relacionadas con la retención y recuperación de documentos.
Si su empresa tiene varios archivadores o cajas llenas de archivos en papel, la idea de escanear todos sus registros en papel puede ser desalentadora. Afortunadamente, hay opciones para la conversión de archivos. Puede usar una compañía de conversión de documentos confiable para digitalizar sus archivos en papel.
