27/08/2026
All'inizio bastavano una newsletter e un foglio Google. All’inizio.
Per una casa d'aste con cui lavoriamo, le giornate dedicate alla valutazione delle opere venivano gestite attraverso un processo in gran parte manuale.
Prenotazioni, fasce orarie, informazioni da condividere tra chi gestiva gli appuntamenti, chi accoglieva le persone e chi effettuava le valutazioni.
Finché i volumi erano contenuti, il sistema funzionava. Con l’aumentare delle prenotazioni, però, crescevano anche il tempo speso dietro attività ripetitive, il rischio di sovrapposizioni (e di errori) e la necessità di riportare le stesse informazioni da una parte all'altra (lasciando qualche numero per strada…).
Il cliente non ha aspettato la soluzione perfetta per muoversi. Siamo partiti dal minimo necessario:
- prima MailerLite e Google Sheet, per rendere più ordinata la gestione delle prenotazioni;
- poi una prima web app custom sviluppata da noi, con gestione degli slot orari e degli appuntamenti.
Oggi, alla terza iterazione, il sistema è un hub condiviso: gestione, accoglienza e valutatori lavorano sugli stessi dati, aggiornati in tempo reale.
I risultati:
✅ zero fogli ed email sparsi e caotici;
✅ meno rischio di sovrapposizioni, errori o dati persi;
✅ un solo sistema per tutti i ruoli coinvolti;
✅ report e statistiche chiari, senza lavoro extra per estrarli.
Ma la lezione più interessante sai qual è?
Che digitalizzare non equivale a sostituire subito tutto con la soluzione più sofisticata del momento.
È importante capire dove il lavoro si inceppa e partire da lì. Poi misurare, imparare e migliorare.
Hai un processo che "funziona", ma che potrebbe funzionare meglio? Parliamone.