23/04/2021
UPDATE RESUME KELAS BAS, DAY-3
Kamis, 22 April 2021, 09:00 - 17.30 WIB
=======================
BEST PRACTICE MENJALANKAN SCRUM:
1. PEMAHAMAN SCRUM VALUE:
a. Komitmen -> realisasikan TUJUAN (Objective/Goal)
- serius
- Mengikatkan diri atas kesepakatan.
* Komitmen untuk:
- Meninggalkan Ketidakbaikan (Malas, Emosi, Terlambat, Rebahan)
- Maju (Disiplin, Mencoba hal-hal baru)
- Menaikkan Omzet...
b. Fokus: -> Menyelesaikan pekerjaan
- Mencurahkan, memusatkan perhatian/energi/pikiran
kepada suatu hal (Aktivitas/pekerjaan).
- NO Multitasking (Multi Competency => wajib)
(Mulitastking => mengerjakan beberapa tugas
DALAM WAKTU BERSAMAAN).
c. Keberanian:
-> Tujuan (Hal-hal) yang BENAR (KEBAIKAN).
- Transparansi
- Komunikasi (SPEAK-UP POSITIF)
=> TAKUT (konvensional):
- Ide tidak relevan
- Dibully
- Pencetus IDE -> sbg Eksekutor
- Menerima SP (Surat Peringatan).
- Kurang support.
d. Respek:
- Menghargai/menghormati
- Simpati, empati, no-bully
- Membantu yang lain.
- Menolong
- Memberikan reward tidak harus berbasis uang
- Termasuk say "Thank you"
e. Keterbukaan:
- Membuka hati dan pikiran sesuatu yang baru:
- Secara kolektif di Sprint Retrospective
- Business Owner atau Team Leader mesti memberi
contoh terlebih dahulu.
- Mengurangi atau menurunkan Egoisme dan Kesombongan.
2. Tips IMPLEMENTASI NILAI-NILAI SCRUM:
a. Sprint GOAL: Mengimplementasikan salah satu nilai Scrum.
b. Menerapkan Konsekuensi atas Implementasi nilai Scrum jika
tidak diterapkan.
c.
3. PILAR SCRUM -> Emphiricsm
=> Mendapatkan pemahaman/pengetahuan berdasarkan PENGALAMAN.
- PENGALAMAN, sesuatu yang DIALAMI/DIIKUTI/DIJALANI,
bukan sesuatu yang DIRENCANAKAN/DIANGAN2KAN.
1. TRANSPARANSI, Kesediaan menyampaikan "SESUATU" kepada
pihak yang berkepentingan, bisa berupa:
- DATA, INFORMASI => ANGKA, GRAFIK, TABEL
- PERISTIWA, KEJADIAN, PENGALAMAN.
- Tidak Transparan => Ada yang "disembunyikan".
- Aktivitas dan HASILNYA mesti diketahui.
- Benefit: bisa mengurangi Risiko, meningkatkan kualitas
keputusan.
- TRANSPARAN WAJIB -> mempengaruhi INSPEKSI dan ADAPTASI.
2. INSPEKSI: Memeriksa, Menganalisis, Evaluasi:
- People, Interaksi, Proses, Hasil
- Hambatan, Obstacle, Masalah.
- Lakukan dengan NETRAL (BIASA2 saja)
- Tidak perlu harus EMOSIONAL.
3. ADAPTASI: Perbaikan, peningkatan, penyesuaian.
- Memperhatikan kemampuan, fasilitas, sumber daya
- Memperhatikan parameter yang terkait.
- Dilandasi dengan nilai KOMITMEN.
- Pilar Scrum akan dibutuhkan hampir di semua Acara-Acara SCRUM.
4. KOMITMEN -> TAGIH/MINTA agar TUJUAN TEREALISASIKAN.
1. PRODUCT GOAL (tujuan/target Bulanan)
2. SPRINT GOAL (tujuan/target Mingguan)
3. DEFINITION OF DONE /DoD (tujuan/target Harian)
=> WAJIB DIREALISASIKAN = SCRUM 2020 (KOMITMEN)
==================================================
5. SCRUM TEAM:
1. PRODUCT OWNER (PO) - 1 Orang
> Mengelola/Menyusun Target (Backlog)
2. DEVELOPERS (DEVS) - minimal 3 s/d 8 orang.
3. SCRUM MASTER (SM) - 1 Orang
6. Istilah2:
1. BACKLOG - DAFTAR KEINGINAN/TARGET mengandung VALUE
2. PRODUCT BACKLOG - PRODUK: KENDARAAN untuk mengantarkan
VALUE.
- Wujud: (BARANG, JASA), Abstrak
- Daftar Keinginan/Harapan yang akan mewujudkan sebuah
kondisi/keadaan yang diinginkan.
3. PRODUCT GOAL - Kondisi/keadaan masa depan diinginkan.
CONTOH:
- Scrum TEAM: Sales
- Stakeholders:
* Business Owner -
* Keuangan -> TARGET PENJUALAN dalam RUPIAH (Rp 4M).
* Gudang (Barang Jadi)
* Distributor.
- Akhir bulan April 2021:
* Stakeholder akan bertemu PO untuk membicarakan
PRODUCT BACKLOG (Daftar Keinginan).
> Omzet Penjualan
> Varian Produk/Artikel/SKU
> Distributor (Penambahan, Evaluasi)
> Kanal Penjualan/Distribusi
> Komplain
> Hasil RND
> Peningkatan Kompetensi
> Upgrade Tools
> Teknologi IT
> Endorse
> Give Away
- Kondisi bulan Mei ingin mendapatkan omzet Penjualan
sebesar Rp 7M. => adanya sebuah HARAPAN (Value).
- Product Goal:
"Di dalam rangka untuk memenuhi Omzet Penjualan
sebesar Rp 6M, maka Tim Komersial berkomitmen melakukan
berbagai upaya dengan memperhatikan beberapa hal
sebagai berikut:
a. Menambah lima distributor baru,
b. Menambah tiga kanal penjualan melalui marketplace Nasional,
c. Menurunkan komplain hingga 15%,
d. Meningkatkan kompetensi tim Komersial.
7. Tentukan STAKEHOLDERS: Scrum Team ->
* KOMERSIAL (Selling, Marketing, Branding).
- Business Owner (memerlukan Konsultan)
(Konsultan Eksternal -> SME: Subject Matter Expert)
- Finance.
- Tim Sales, Marketing, Branding (Perwakilan).
- Perwakilan Distributor (Reseller, Agen) => Diwakili anggota TIM
(Voice of Distributor), VOICE OF .... => EFFECTIVE FEEDBACK.
- Perwakilan Gudang Barang Jadi.
- Perwakilan Cabang.
- dst.
* PENGADAAN BARANG:
- Finance
- Gudang
- Komersial
- Distributor
8. MENGADAKAN PERTEMUAN ANTARA STAKEHOLDERS dan PO sebelum
bulan berjalan BERAKHIR (30 atau 31).
- Usulan BACKLOG (Harapan/Keinginan yang ber-VALUE).
- Keputusan AKHIR dari Usulan Stakeholders -> berada PRODUCT OWNER.
=====================
- Tips menjadi seorang PO yang baik:
a. Memahami aspek FUNGSI BISNIS dengan baik (Strategi dan Taktik).
b. Komunikatif (Softskill lainnya:
- Leadership, Communication, Problem Solving, Decision Making,
Time Management.
- tambahan: Team Management, Creativity, Learning Skill,
Stress Management, Strategic Management, dst
c. Daya Analisis dan Sintesis terkait pengambilan KEPUTUSAN.
========================
- Tips menjadi seorang SM yang baik:
a. Softskill (5 softskill utama)
b. Kemampuan mengajar (teaching) -> Coaching, Mentoring, Training
c. Sabar
d. True Leader -> Memimpin, menginspirasi, menggerakan,
mendukung, dan memproteksi tim.
* Komite Stakeholder dan PO (SM boleh ikut) menggunakan
Group Khusus untuk membicarakan Usulan Backlog (Saran: TELEGRAM)
- Usulan Backlog dari masing2 Stakeholder kapanpun boleh
dikirim ke Grup Telegram.
- Pembahasan terkait Usulan ini kalau bisa waktunya RUTIN/TETAP
(Misal: tgl 30 setiap bulan).
* Pertemuan/Pembahasan antara Stakeholders dan PO ini dalam rangka
untuk menyusun PRODUCT BACKLOG sekaligus PRODUCT GOAL.
- Draft usulan Backlog untuk Scrum Team KOMERSIAL bulan MEI 2021.
- Business Owner dan Finance:
> Omzet Penjualan Rp 7M. => (Rp 6M), bulan lalu Rp 6M
- Perwakilan Distributor:
> Menambah Varian Produk/Artikel/SKU - 5 varian => (7 varian)
> Menurunkan Komplain sampai 10% dari 60%. => (15%)
- Tim Komersial:
> Menambah jumlah Distributor Baru 5 DB => (10 DB)
> Mengurangi Distributor yang tidak produktif sebesar 30%. (30%)
> Menambah jumlah Kanal Penjualan Langsung
melalui 2 Top Marketplace Nasional. => (3 Top Marketplace).
> Peningkatan Kompetensi Standar untuk Selling. => (S, M, B).
> Upgrade Tools CRM. (UPGRADE versi Terbaru).
> Memanfaatkan Endorse Artis Lokal Propinsi.(###)
> Memberikan Give Away. (###)
Alasan tidak meloloskan Usulan Backlog "ENDORSE dan GIVE AWAY":
a. Kompetensi tim Komersial meningkat (adanya Training)
b. Mengurangi BIAYA.
* Divisi/Departemen mana yang perlu di-AGILE-kan dulu?
1. Sales (PRIORITAS UTAMA - BAS) / KOMERSIAL.
2. Produksi
3. Distribusi
4. Marketing-Branding
5. Gudang
6. Pengadaan
7. Finance/Keuangan (ENTERPRISE AGILITY)
* INTERAKSI: Komunikasi VERBAL =>
1. TATAP MUKA
2. Video CALL
3. Voice CALL
4. Texting (Chat tulisan)
9. SPRINT PLANNING:
* Senin, 08.00 - 10.00 WIX
- Diadakan di awal Sprint
- Hadir: 3 pihak; PO, Developers, SM.
- Membahas 3 hal:
a. Sprint Goal (Why) -> Developers dan PO
b. Sprint Backlog (Product Backlog Item - PBI) (WHAT) -> Developers
bisa berkoordinasi dengan PO.
c. To-Do (HOW) -> Developers.
- Sprint 1 Minggu -> sekitar 2 jam.
10. DAILY SCRUM: (BERULANG-ULANG SETIAP HARI)
* Senin, 13.00 - 13.15 WIX
- Stand-up Meeting
- Peserta: Developers, SM
- Diskusi APAPUN BOLEH ASAL berkontribusi terhadap INCREMENT
atau PENCAPAIAN PROGRESS harian.
- Format dulu:
a. Apa yang telah dikerjakan KEMARIN.
b. Apa yang AKAN dikerjakan hari ini.
c. Apa HAMBATAN UTAMA.
- Membantu teman yang lain
- Minta tolong teman
- Mengajukan keberatan kepada teman lain
- dst
11. SPRINT -> BERAKTIVITAS (BERULANG-ULANG SETIAP HARI)
- SEJAK DAILY SCRUM berakhir.... sampai pulang kerja.
- Menjalankan TO-DO yang kita ambil
- Meeting teknis lebih detail.
- Support teman yang lain
=> Menghasilkan PROGRESS/Pencapaian, tidak TERJEBAK RUTINITAS/
AKTIVITAS TANPA MENGHASILKAN PROGRESS => INCREMENT.
12. DAILY INSPECTION: (Unofficial). (BERULANG-ULANG SETIAP HARI)
- 15 menit sebelum jam kantor selesai.
- Progress Pencapaian:
* Pendaftaran akun Shopee, menunggu VERIFIKASI dari Shopee.
* Pendaftaran akun Toped sudah selesai dengan BUKTI bisa LOGIN.
- Menyampaikan PERMASALAHAN atau HAMBATAN.
13. SPRINT REVIEW:
- SABTU, 08.00 - 09.00 WIX
- Peserta:
a. Stakeholders
b. Scrum TEAM (PO, Developers, SM)
- Sesuatu yang SUDAH SELESAI (Progress Backlog)
* Mengacu kepada Definition of Done (DoD)
* Dipersembahkan kepada STAKEHOLDER (Bukti pendukung)
- Menyampaikan PERKEMBANGAN SITUASI/KONDISI yang bisa mempengaruhi
BACKLOG secara keseluruhan.
- BACKLOG terkait dengan Marketplace:
= Berapa persen KONTEN yang sudah di-UPLOAD di masing2 MARKETPLACE.
= Berapa Rp Omzet penjualan yang sudah dihasilkan.
= Berapa LEAD yang sudah dihasilkan.
= Berapa Budget iklan yang sudah dikeluarkan.
ANGKA, ANGKA.
14. SPRINT RETROSPECTIVE:
- Sabtu, 09:00-10:00 WIX
- Peserta: PO, Developers, SM
- Mencari PELUANG PERBAIKAN dan PENINGKATAN agar KUALITAS NEXT SPRINT
lebih baik lagi.
- Inspeksi/memeriksa:
a. Individu/Orang/People:
- Motivasi (Mudah berubah) -> REWARD, KONSEKUENSI => TERGERAKKAN.
- Softskill
- Kompetensi (Sulit berubah)
b. Interaksi antar Individu:
- Permasalahan
- Respek
- Membantu
- Egois
- Office Drama
- Cemburu
- Anak Emas
- dst
c. Proses (Aktivitas):
- Business Policy
- Business Rule
- Business Process
- SOP
- Work Instruction
d. Tools (Infrastruktur):
- Mesin
- Peralatan
- Teknologi Informasi
- Standar/Metodologi Bekerja.
- Dokumen
e. Definition of Done:
- Taktik
- Strategi
- Permasalahan Eksternal/Internal
- dst
- Membuat KOMITMEN BARU, terkait dengan PERILAKU:
a. Apa2 yang DIPERTAHANKAN.
b. Apa2 yang DITINGKATKAN.
c. Apa2 yang DITINGGALKAN.
d. Apa2 yang DIMULAI.
* Juga perlu dibuatkan KONSEKUENSI atas KOMITMEN yang tidak
dipenuhi. Konsekuensi ini dibuat berdasarkan KESEPAKATAN BERSAMA.
15. PENGHARGAAN (REWARD) terhadap PENCAPAIAN BACKLOG ->
- KEBIJAKAN ditentukan oleh PERUSAHAAN.
- Tips:
* Penghargaan -> Pencapaian Backlog (Bareng2) Rp 10 jt -> TEAM
-> Kontribusi TIM (Boleh Individu):
- si A (Tambahan atas peranannya memberikan
Training kpd TIM).
- si B (Tambahan atas bantuannya kepada rekan2
yg lain).
16. KONSEKUENSI ->
- Sifatnya Mendidik
- Efek jera
- Meningkatkan kualitas kompetensi
- Olahraga
- Tabungan
- Infak
