Hisszük, hogy az adminisztrációnak segítenie kell egy cég terjeszkedését, nem pedig többlet munkát és újabb akadályokat görgetnie a munkatársak elé. Így nagy hangsúlyt fektetünk arra, hogy eleget kommunikáljunk egy leendő ügyféllel, hogy megismerhessük a tényleges igényeket. Hisszük, hogy nem léteznek sablon cégek, hisz minden cég egyedi, ebből adódóan egy sablon szoftver nem fogja tudni lefedni e
gy cég minden igényét. Esettanulmány:
Ebben az esetben egy 26+ fős adminisztratív és 20+ oktatói személyezettel rendelkező oktatással foglalkozó cégről van szó. A tulajdonos meg volt arról győződve, hogy neki minden +3 induló képzéshez fel kell vennie egy újabb tanfolyamszervezőt, illetve minden +5 futó képzéshez legalább +1 ember kell a pénzügyre. Viszont úgy találta, hogy ez a probléma igazából exponenciálisan növekszik, és már a plusz emberek nem oldják meg a felgyülemlő adminisztrációs munkákat. Az első beszélgetésünk után a következő problémákat fedeztük fel:
A cég adatbázisa szerteszét hevert különböző Excel táblázatokban
Nem rendelkeztek egy partner törzzsel, tehát minden számlázásnál nagy nehezen meg kellett szerezni az éppen számlázandó képzés Excel táblázatát és kézzel gépelték be az adatokat
Némely képzés annyira drága volt, hogy 6 részletbe kellett befizetni, ebből adódóan a fenti probléma eléggé tetemes - ekkoriban 4+1 személy dolgozott a pénzügyön. 6 részlet esetén 6 díjbekérőt majd 6 számlát jelentett, melyet újra és újra kézzel gépeltek be, eléggé le volt kötve a pénzügy figyelme
Az ügyvezető nem látta egyáltalán, hogy milyen képzések futnak, hiába volt neki egy Excel táblázata, ez ugye magától nem frissült, így sosem volt képben az aktív képzésekkel
Nem tudtak régi ügyfeleknek hatékony marketinget folytatni, mert nem volt egy egységes adatbázis, hogy ki mely képzést végezte el, mert már senkinek nem volt ereje annyi Excel táblázatot egybefésülni
Nagyon sokszor volt ütközés, hogy 1 oktatónak akár 4 helyen is kellett volna egyidőben lennie, hiszen egymástól független tanfolyamszervezők nem tudták, hogy az adott oktató oktat-e azon a napon
A problémára egy olyan web alapú vállalat irányítási szoftvert valósítottunk meg nekik, mely kiküszöbölte a fenti és még további meg nem ejtett vagy akkoriban még rejtve maradt problémákat. Mint például egy olyan összetett de felhasználóbarát órarend tervező, mely rögtön jelzi az ütközést, illetve figyelembe veszi, hogyha nem is ütközik, de jelen esetben fél órája lenne átérni az oktatónak az új helyszínre: akkor ezt jelzi a tanfolyamszervezőnek. Az ügyvezető az adminisztratív munkatársak felét, majd később egészen a 2/3-át el tudta engedni vagy át tudta helyezni, mert az addigi munkájuk feleslegessé vált. A pénzügyet mint kiderült, így egyetlen ember el tudja már látni, hisz 1-1 képzésre a díjbekérők és számlák elkészítése egyetlen gombnyomássá vált. A cég a korábbi maximum 10-15 képzés szervezésről oda tudott emelkedni, hogy utána való hónapokban 60 különböző képzés volt regisztráció alatt és 31 futott. Hatékonyabb marketing lett, mert ha XY város környékén szerveztek képzést, akkor az ügyfél adatbázisukban le tudták szűrni a környéken lakó ám még olyan képzést nem végzett személyeket. A rendszert követő év első 2,5 hónapban sikerült a teljes tavalyi árbevételt elérni. Ekkor már sikeresen elértük, hogy az adminisztráció immár segíti e cég működését, nem pedig akadályozza.
