15/09/2026
📁 Un nom de dossier ne suffit pas à comprendre ce qu’il contient.
Sur un ordinateur, nous créons des dossiers comme « Assurances », « Banque », « Travaux » ou « Voyages ». Nous y rangeons des contrats, des factures et des courriers.
Mais lorsque nous devons reprendre une démarche, les mêmes questions reviennent :
➡️ À quelle personne ce dossier se rapporte-t-il ?
➡️ Quel est son objet précis ?
➡️ Quel organisme et quel interlocuteur faut-il contacter ?
➡️ Quelles sont les références du client, du dossier ou du contrat ?
➡️ Quels échanges ont déjà eu lieu et une réponse est-elle attendue ?
Ces informations sont souvent dispersées dans plusieurs fichiers qu’il faut ouvrir et relire.
💻 C’est pour répondre à ce besoin que j’ai développé MesDocuments, chez HighTechMachines.
Le logiciel complète la gestion des fichiers du système d’exploitation en ajoutant des informations structurées autour des personnes, des dossiers et des documents.
🔹 1 — Organiser les contacts selon vos besoins
Vous définissez vos types de contact : famille, société, association… L’organisation peut ainsi évoluer selon vos usages.
🔹 2 — Gérer les personnes concernées
Membres de la famille, proches, clients, adhérents d’une association ou contacts professionnels : le système s’adapte aux personnes dont vous souhaitez gérer les dossiers.
Pour chacune, une fiche rassemble son identité, son adresse, ses téléphones, son courriel, son site Internet et les observations utiles.
Une même personne peut être associée à plusieurs dossiers.
🔹 3 — Décrire précisément chaque dossier
Vous renseignez son objet, l’organisme concerné, l’interlocuteur et ses coordonnées, ainsi que les références nécessaires : code client, numéro de dossier et code contrat.
Par exemple, un membre de votre famille peut avoir plusieurs dossiers distincts : assurance automobile, logement ou travaux.
🔹 4 — Rattacher les documents et suivre les échanges
Chaque document est associé à son dossier avec une référence, une date, des observations et un lien vers le fichier.
Pour les courriers, vous précisez s’ils sont reçus ou envoyés, si une réponse est attendue et le numéro de la réponse apportée.
🔹 5 — Consulter les fichiers et éditer un récapitulatif
Les liens permettent d’ouvrir les fichiers depuis leur fiche. Une édition rassemble les informations de chaque dossier et la liste des documents associés, avec leurs références et leur suivi.
MesDocuments pallie les limites du classement classique : avant d’ouvrir un document, vous connaissez la personne concernée, son contexte et les références utiles à son suivi.
Guy REBOULET — HighTechMachines - [email protected]
CMA Normandie