28/10/2023
اهداف الارشفة الالكترونية وفوائدها
ان الارشفة الالكترونية كثيرا من المزايا التي جعلت منها خيارا مناسبا للعديد من المؤسسات. وخاصة تلك التي تتعرض باستمرار لبيانات جديدة وكميات منها. مثل الشركات والجامعات وغيرها. وتمكن فوائدها فيما يأتي:
1- تقليل المساحات التخزينية:
الغت الحاجة الي وجود مساحات تخزينية خاصة بحفظ المستندات، فهذه المستودعات كانت عبئا على المؤسسات وتستوجب تفريغها كل فترة واتلاف ما فيها لتستوعب من جديد محتويات جديدة، اما في عهدة الأرشيفية الالكترونية فتكفي وحدة تخزينية أصغر من حجم الكف لاستيعاب ما لا تسطيع عشرات الأمتار المربعة استيعابه، فوفرت بذلك مساحات فازعه في ابنية الشركات و أموالا طائلة كانت تتفق في استئجار المستودعات.
2- السرعة والمرونة:
هل لنا ان نتخيل كيف كانت طريقة الحصول على وثيقة التعين لموظف اتم الثلاثين عاما في الخدمة لأدراجها ضمن أوراق احالته الي التقاعد
وهل لنا ان نتخيل كم الغبار المتراكم على الوثيقة والزمن المطلوب للبحث بين عدد لا نهائي من الوثائق المحفوظة في الشركة و التي تمثل كل واحدة منها بيانات موظف؟
وكذلك اراحتنا من كل هذا العناء واختصرت كل هذه العملية باستعلام بسيط نحصل من خلاله على كل بيانات الشخص المطلوب.
3- سهولة التعديل على الوثائق
جعلت مهمة استخراج وثيقة معينة امر سهلا، وهذا يجعل إضافة ايه تعديلات واعادتها الي مكانها امر بسيطا ولا يستغرق وقتا طويلا بخلاف الوضع الذي كان سائدا في الارشفة الورقية.
4- توفير المساحات في المكاتب
ان من ميزات الارشفة الالكترونية تفريغ الرفوف في المكاتب التي عادة ما تكون مخصصة لوضع الوثائق التي يتم استخدامها دائما. واستبدال المكان المخصص لها بأشياء تفيد الشركة مثل وضع مكتب جديد او غير ذلك
