18/11/2014
Europäische Geschäftswelt im Chaos –
Überholte Arbeitsmethoden gefährden Umsätze und Ansehen, so ein neuer Bericht
Einer unabhängigen, paneuropäischen Studie der Forschungsunternehmen Cint und Loudhouse, mit Unterstützung des britischen Verbandes des Project Management Instituts, ist zu entnehmen, dass ineffiziente Zusammenarbeits- und Projektleitungsmethoden Unternehmen 20 Arbeitstage pro Jahr kosten und empfindliche Daten in Gefahr bringen, was wiederum die Umsätze und das Ansehen der Firmen beeinträchtigt. Es fällt den Organisationen schwer, mit dem Tempo des technologischen Wandels Schritt zu halten, sich an neue Arbeitsmethoden anzupassen und die zunehmend globale Natur der Wirtschaft zu berücksichtigen. Die Studie wurde von Projectplace in Auftrag gegeben.
Hier die Ergebnisse der Studie in Kurzform:
• Ineffizientes Arbeiten kostet Firmen 20 Arbeitstage im Jahr.
• Zwei Drittel der Projektmanager haben Zugriff auf empfindliche Daten in ihrem Unternehmen, aber nur jeder zweite kann erkennen, wer ein gemeinsam genutztes Dokument gelesen, bearbeitet oder heruntergeladen hat.
• Mangelnde Kommunikation in der Zusammenarbeit ist eine bedeutende Herausforderung für mehr als ein Drittel der Projektmanager.
• E-Mail ist weiterhin das wichtigste Kommunikationsmittel in den Teams, aber die Anzahl der eingehenden E-Mails ist ein Stresspunkt für jeden dritten Projektleiter.
• Drei von vier Projektleitern geben an, dass Zugang zu besseren Hilfsmitteln Zeit sparen, die Kostenkontrolle verbessern, den Teamgeist fördern und das Stressniveau senken würde.
• Nur jeder zweite Befragte war der Meinung, die IT-Abteilung des Unternehmens unterstütze die Mitarbeiter bei der Nutzung neuer Technologien.
An der „Chaostheorie“-Umfrage nahmen insgesamt 1.240 Personen teil, die Projekte in sechs europäischen Ländern leiten1. Dabei wurden die Faktoren, die zu ineffizienten Zusammenarbeits- und Projektleitungspraktiken beitragen, und ihre Auswirkungen auf Produktivität, persönliches Wohlbefinden und Geschäftserfolg eingehend unter die Lupe genommen.
„Alte Gewohnheiten stören die Produktivität und sind schwer abzulegen“, erklärte Tobias Andersson, Chief Operating Officer von Projectplace. „Für den Erfolg eines Projekts müssen mehrere Elemente im Gleichgewicht sein, darunter der Aufbau eines motivierten Teams, angenehme Zusammenarbeit und eine zeit- und budgetgerechte Abwicklung. Wenn das Gleichgewicht stimmt, läuft das Projekt wie am Schnürchen. Aber wenn auch nur eines dieser Elemente aus dem Takt gerät, wird das Gleichgewicht gestört und das Ganze fällt ins Chaos. Wenn das Team eine einzige E-Mail übersieht, kann der Dominoeffekt das ganze Projekt verzögern, was einen unzufriedenen Kunden oder sogar Umsatzverluste zur Folge haben kann.“
Zeit und Geld sind wichtig
Die Chaostheorie-Umfrage macht deutlich, dass ineffizientes Arbeiten die Unternehmen viel Geld kostet. Projektleiter verschwenden im Durchschnitt 2 Stunden und 45 Minuten pro Woche durch ineffiziente Methoden, was auf das Jahr umgerechnet einem Produktivitätsverlust von 20 Arbeitstagen entspricht.
Werden gestresste Finanz- und Zeitpläne näher unter die Lupe genommen, so zeigt sich, dass jedes fünfte Projekt (19 %) unter Zeitverzögerungen leidet und 14 Prozent ihr Budget überschreiten. Projektleiter geben zu, dass die gleichzeitige Arbeit an acht oder mehr Projekten außer Kontrolle geraten kann, was dazu führt, dass sich dann jedes dritte Projekt (32 %) verzögert und jedes vierte (26 %) das vereinbarte Budget sprengt.
„Im Bestreben, die Produktivität zu maximieren, setzen Unternehmen ihre Projektleiter enorm unter Druck, komplexe Geschäftsinitiativen mit geringeren Budgets und kürzeren Zeitplänen abzuwickeln“, so Yohan Abrahams, President des britischen Verbandes des PMI. „Ineffiziente Geschäftspraktiken können die Produktivität stark beeinträchtigen, wie die Chaostheorie-Studie ans Licht gebracht hat. Dies hat dann einen Dominoeffekt bis in die Bilanz, wenn sich die Projekte verzögern.“
„Um die durch ein komplexes Umfeld entstehenden neuen Herausforderungen zu bewältigen, müssen Organisationen ihre Projektmanager mit neuen Technologien ausstatten, die ihre Schwachpunkte beheben und ein kollaboratives Arbeitsklima begünstigen. Wirksamere Praktiken in der Projektleitung und Zusammenarbeit fördern die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens in der digitalen Wirtschaft.“
Technologie – Hilfe oder Behinderung?
In Anerkennung der Notwendigkeit wirksamerer Arbeitsmethoden in dem ständig vernetzten, mobilen Arbeitsumfeld nimmt die Hälfte (52 %) der Projektleiter neue Tools zur Hilfe. Zudem sind sie der Auffassung, dass der Einsatz besserer Werkzeuge zu Zeitersparnissen (82 %), besserer Kosteneindämmung (69 %), zur Senkung des Stressniveaus (81 %) und zu einem stärkeren Teamgeist (71 %) führen könne.
Doch nur jeder zweite Projektleiter (52 %) gab an, die IT-Abteilung des Unternehmens unterstütze die Nutzung neuer Technologien. Sicherheit und Integrität empfindlicher Daten seien dabei die Hauptbedenken. Zwei Drittel (64 %) der Projektleiter sagten, sie könnten in ihrem Unternehmen auf empfindliche Daten zugreifen, doch nur die Hälfte konnte leicht erkennen, wer ein gemeinsam genutztes Dokument gelesen, geändert oder heruntergeladen hat (54 %).
Chaos in der Zusammenarbeit
Die Forschungsergebnisse zeigen, dass die wirksame Zusammenarbeit räumlich und über Zeitzonen verteilten Teams schwerer fällt, wobei mehr als ein Drittel (37 %) angibt, mangelnde Kommunikation sei ein bedeutender Schwachpunkt.
E-Mail ist weiterhin das wichtigste Kommunikationsmittel (76 %). Begrenzungen der Mailbox (26 %) und Schwierigkeiten beim Auffinden einzelner E-Mails (38 %) waren die meistgenannten E-Mail-Probleme. Die Anzahl der eingehenden E-Mails führt bei jedem dritten Projektleiter (35 %) zu Stress.
Gestresst und überarbeitet
Den Umfrageergebnissen zufolge fühlen sich Projektleiter in vielen Fällen überarbeitet und unter Druck. Fast zwei Drittel (63 %) arbeiten auch an freien Tagen oder am Wochenende, um mit der Aufgabenliste Schritt zu halten. Jeder dritte (31 %) gab zu, sein Arbeitspensum nicht innerhalb der Arbeitszeit bewältigen zu können, und zwei Drittel (67 %) beantworten E-Mails auch außerhalb der Bürostunden. Bei hoher Arbeitsbelastung, so knapp die Hälfte (48 %) der Projektleiter, leide ihr Privatleben unter arbeitsbedingtem Stress.
Tobias Andersson sagte abschließend: „Das Chaos in der Zusammenarbeit und Projektleitung ist geschäftsschädlich, da es das Ansehen und die Bilanz des Unternehmens beeinträchtigen kann. Man braucht sich nur vorzustellen, dass vertrauliche Kundendaten aufgrund ineffektiver Arbeitsmethoden in die falschen Hände gelangen. Firmen haben viel zu gewinnen, wenn sie dem Chaos Abhilfe schaffen, und Technologie spielt dabei eine zentrale Rolle. Durch die Erkundung neuer Methoden und Werkzeuge kann eine intelligentere, zielorientiertere Zusammenarbeit gefördert werden.“
Um Unternehmen dabei behilflich zu sein, dem Chaos abzuhelfen, hat Projectplace das „Chaos Theory Manifesto“ erstellt.
Im April und Mai 2014 wurden mehr als 200 Projektleiter aus jedem Land, darunter Schweden, Norwegen, Dänemark, Großbritannien, Deutschland und die Niederlande, und einem breiten Spektrum vertikaler Märkte befragt. Die Umfrage erfolgte im Rahmen einer Zusammenarbeit von Loudhouse, einer unabhängigen Forschungsagentur mit Sitz in London, und Cint, eine globale Online-Marktforschungsfirma.
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Projectplace Per Holmlund, +46 73 156 03 12 PR Manager [email protected] oder Octopus Group Natasha Hill, +44 (0)845 3707 024 [email protected]
Quelle: BUSINESS WIRE, 18.11.2014
