Smart-Store GmbH

31/08/2026

300.000 Blatt Papier pro Tag digitalisieren – wie ist das möglich?

Genau das zeigen wir Ihnen in unserem neuen YouTube-Video: vom Transport
Ihrer Dokumente über den kompletten Digitalisierungsprozess bis hin zum
Datenexport – inklusive Import in Ihr DMS oder Ihre HR-Software und der
anschließenden Aktenvernichtung.

👉 Jetzt ansehen: https://youtu.be/2T7d3pdEYQk

04/08/2026

1974 brachte ein 26-Jähriger einem Computer das Lesen bei.
Ray Kurzweil entwickelte die erste OCR, die nicht nur eine bestimmte Schriftart erkannte, sondern praktisch jede. Ursprünglich als Vorlesehilfe für blinde Menschen gedacht – heute die Basis dafür, dass ihr in einem 3.000-Seiten-Archiv in zwei Sekunden das richtige Dokument findet.

Genau diese Technologie steckt in jedem Auftrag, den wir digitalisieren. Ein Scan allein bringt euch nämlich wenig. Erst die Texterkennung macht aus dem Bild ein durchsuchbares Dokument.

15/07/2026

Personalakten, Verträge, Kundendaten – solche Unterlagen gibt man nicht einfach aus der Hand. Die Frage „Wer fasst meine Daten eigentlich an?" ist absolut berechtigt. 🔒
Unsere Antwort: eine lückenlose, sichere Kette. Ihre Dokumente werden ausschließlich von geschulten Mitarbeitern bearbeitet, die zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet sind (NDA). Dazu kommt:
✔️ DSGVO-konform inkl. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
✔️ Interne, bei der IHK registrierte und zertifizierte Datenschutzbeauftragte
✔️ Zertifiziert nach ISO 9001:2015 (TÜV)

Und das Wichtigste: Jeder Schritt ist nachvollziehbar. Protokolle halten fest, welche Akte von wem bearbeitet wurde – von der Abholung durch unseren eigenen Kurier bis zur datenschutzkonformen Vernichtung. Ihre Daten verlassen nie die sichere Kette.

07/07/2026

„Wenn ich alles scanne – darf ich das Papier dann wegwerfen?"
Eine der häufigsten Fragen, die wir hören. Die Antwort: in den meisten Fällen ja. 🗑️
Der Fachbegriff dafür ist „ersetzendes Scannen". Wird ein Dokument revisionssicher nach GoBD digitalisiert – inhaltlich identisch, unveränderbar und mit einer Verfahrensdokumentation abgesichert – gilt der Scan als vollwertiger Ersatz. Das Papieroriginal darf dann vernichtet werden.

Aber Achtung, auch hier gibt es Ausnahmen. Manche Unterlagen müssen im Original bleiben – etwa notarielle Urkunden, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, Testamente oder Wechsel und Schecks.
Genau deshalb schauen wir bei jedem Projekt gemeinsam, was digitalisiert und entsorgt werden darf – und was sicherheitshalber im Original bleibt.

⚠️ Hinweis: Das ersetzt keine steuerliche Beratung – im Zweifel entscheidet Ihr Steuerberater.

02/07/2026

Ob wir im L***r wirklich mit dem Hubwagen fahren oder unsere Bürostühle aus dem Kindergarten leihen ? Erfahre es selbst und bewirb Dich bei uns!
Wir sind immer auf der Suche nach motivierten Mitarbeitern die Lust haben in einem tollen Team die Digitalisierung in Deutschland voran zu bringen.

25/06/2026

Scan006.pdf. Scan007.pdf. Scan008.pdf.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Sie haben endlich digitalisiert – und trotzdem dauert die Suche nach einem Beleg ewig. Der Ordner ist gefunden, aber die Dateinamen verraten rein gar nichts über Inhalt oder Anlass.
Dabei ist die Lösung simpel: eine klare Struktur und sprechende Namen.
✅ Ordner nach Kunde
✅ darin nach Jahr
✅ Dateiname verrät direkt, was es ist, wann und von wem
Kein DMS nötig. Nur ein bisschen Ordnung – und Sie finden jeden Beleg in Sekunden über die ganz normale Suchleiste.
Digitalisierung ist nur die halbe Miete. Die Struktur macht den Unterschied.

Wie heißen Ihre gescannten Dateien? scan006.pdf – oder schon sprechende Namen?

23/06/2026

Zeitmanagement ist das A und O im Büro. Aber wissen Sie, wie viel Zeit allein die Suche nach Dokumenten in Aktenordnern kostet? Wir haben uns aktuelle Studien angeschaut und die Zahlen haben uns selbst überrascht.
Wie sieht es bei Ihnen aus? Arbeiten Sie noch mit Aktenordnern oder schon digital?
Smart Store unterstützt Sie bei der professionellen Digitalisierung Ihrer Akten. Fordern Sie jetzt ein kostenloses Angebot an.
www.smart-store.de
Telefon 0800 396 76 00

22/06/2026

Besuch aus der Ordnungswelt !
Smart Store ist Business-Partner der Ordnungswelt, einer der führenden Plattformen für Ordnungscoaches im deutschsprachigen Raum. Wir scannen den Papierkram der Klienten... aber auch der Coaches!
Kürzlich hat CEO Verena Weinzierl ihre eigenen privaten Akten und Unterlagen zur Digitalisierung zu uns gebracht und sich ihr ganz eigenes Bild von der Aktendigitalisierung gemacht.
In einem fast 40-minütigen Video führen wir sie durch alle Stationen unserer Aktendigitalisierung: Erfassung, Aufbereitung, Scan und Datenübergabe, alles wird erklärt. Hintergrundinformationen zu unseren Abläufen inklusive.
Lang aber nicht langweilig - Anschauen wärmstens empfohlen!
Zum Video:
https://youtu.be/bfr4XdNi4Qk?si=Da1-udwTRmS2VaAn

Besuch von der Ordnungswelt: Was passiert mit meinen Ordnern beim S...

17/06/2026

Indexierung?
Klingt technisch – ist aber der Grund, warum Sie ein bestimmtes Dokument in Sekunden finden statt in Minuten. Dank OCR ist der Inhalt zwar durchsuchbar, aber bei tausenden Dokumenten liefert ein Stichwort schnell hunderte Treffer. Die Lösung: jedem Dokument feste Merkmale geben.
Dokumententyp, Datum, Kundennummer – damit filtern Sie gezielt. „Rechnung, März 2026, Kunde Meyer" und Sie landen in wenigen Klicks beim richtigen Vorgang, statt Treffer für Treffer durchzugehen.

Die wichtigsten Indexdaten erfassen wir dabei oft manuell. Klingt aufwändig, ist aber Absicht – bei tausenden Belegen wäre selbst eine fast perfekte automatische Erkennung zu fehleranfällig fürs sichere Wiederfinden.

👉 Wie viele Klicks brauchen Sie heute bis zum richtigen Dokument?

10/06/2026

Diese Kühe haben mehr Platz als euer Aktenkeller. 🐄📦
Während die hier entspannt auf der Weide stehen, quillt so mancher Büroschrank über. Höchste Zeit, dass jemand vorbeikommt. 🚐
Unser neuer Flitzer ist frisch beklebt, vollgetankt und bereit für die erste Tour. Und nein – wir holen weder Kühe noch Rasen ab, sondern das, was bei euch wirklich Platz wegnimmt: die Aktenberge.
Ob Scanservice, Großformate oder komplette Archivierung – wir kommen deutschlandweit vorbei, nehmen das Papier mit und bringen es digital, sicher und DSGVO-konform zurück.

👉 Hand aufs Herz: Wie viele Aktenordner stehen bei euch noch im Regal? 😉