16/10/2020
Kennen Sie das? Die Unternehmensberatung war im Haus, um eine clevere Strategie für die Vertriebssteuerung auszutüfteln. Für einen ersten proof-of-concept wurden verschiedenste Daten in einem Excel-Modell zusammengeführt, Hunderte von Arbeitsstunden später war eine ganze Abteilung begeistert von Ergebnis und neuen Erkenntnissen.
Nach Projektende sollte das Modell eigentlich in große Bestandssysteme überführt werden, ein Unterfangen, dass sich schnell als gar nicht so leicht darstellte: Datenquellen waren nicht ohne weiteres anbindbar, die Implementierung bestimmter Routinen so nicht vorgesehen im Standardprodukt oder außerhalb des dafür verfügbaren Budgets.
Zunächst wird also weiter gearbeitet mit dem Tabellenkalkulations-Tool: Demo-Daten werden durch echte ersetzt, einige neue Wünsche kann der Praktikant verblüffend schnell umsetzen und im Laufe vieler Monate oder Jahre macht sich die Excel-Lösung so unentbehrlich für alle Beteiligten.
Irgendwann wird aus der smarten Arbeitserleichterung aber zunehmend ein Ärgernis: Inzwischen werden derart viele Daten verwaltet, dass häufig die Mittagspause genutzt wird, um das Tool überhaupt zu öffnen. Regelmäßige Abstürze sind genauso ein Problem, wie verschiedene Versionen der Datei, die von Kollegen im Home-Office verwendet wurden, um schneller arbeiten zu können.
Wenn Sie sich und Ihre Abteilung in dieser kleinen Geschichte wiedererkennen, dann sind Sie nicht allein.
In den letzten Jahren durften wir etliche solcher Tools kennenlernen und konnten jeweils einen eleganten Ausweg aus der zunehmenden Misere bieten: Die 1:1-Umwandlung einer bestehenden Excel- oder Access-Lösung in eine zukunftssichere Webanwendung - von überall mit einem Browser bedienbar, blitzschnell und immer auf neuestem Datenstand.
Damit wir uns nicht falsch verstehen: Wir lieben Excel. Zusammenhänge lassen sich schnell modellieren und testen, die Software ist meist an jedem Arbeitsplatz verfügbar und spätestens mit Hilfe von Makros lassen sich durchaus mächtige Funktionen schreiben.
Im operativen Einsatz sind die Grenzen dieses Schweizer Taschenmessers aber irgendwann erreicht, Gründe dafür können unserer Erfahrung nach sein:
* Zu große Datenmengen die verwaltet werden.
Häufig nutzen Modelle, die nur als proof-of-concept gedacht waren, keine weitergehenden Features wie Power Query um mehrere, externe Dateien in einem Arbeitsdokument als "Datenmodell" zusammen zu fassen.
* Ineffizienz v.a. im Kontext wachsender Datenmengen.
Häufig ist in o.g. Tools ein sehr großzügiger Umgang mit SVERWEIS() statt Matrixformeln und wenig begrenzte Ranges zu beobachten. Bei ansteigender Datenmenge potenziert sich der resultierende Geschwindigkeitsnachteil - sie können das am Laptop schön beobachten, wenn der Lüfter nach dem Öffnen der Datei aufheult.
* Keine Plausibilisierung importierter Daten.
Nachdem Daten in derartige Tools einfach hineinkopiert werden, fallen Doubletten und andere Fehler meist nie oder nur sehr indirekt auf. Funktionen wie SVERWEIS(), die eine erste Fundstelle potentiell mehrfach vorhandener Daten liefern, tragen ihren Teil zum trügerischen Anschein von Datenintegrität bei.
* Nicht offensichtliche Funktion einer Berechnung.
Egal ob bei Rundung, statistischer Berechnung oder Datumsfunktion: Dem Arbeitsblatt ist "von außen" teilweise nur sehr mühsam anzusehen, mit welcher Konfiguration (Art der Rundung, Intervalle, ähnlich/exakt) die Funktion ihren Dienst verrichtet. Bei den Analysefunktionen wie "Gleitender Durchschnitt" wird es endgültig sehr implizit, Vertrauen ist angesagt! In den meisten Projekten konnten wir nachweisen, das an einigen Stellen jahrelang falsch gerechnet wurde.
* Fehlende Dokumentation
Wie oben erwähnt ist die Funktion komplexer Formeln nicht ohne weiteres nachzuvollziehen. Aber auch darüber hinaus fehlt häufig ein Kommentar, warum an einer bestimmten Stelle eine Berechnung durchgeführt wird. Eine Abteilung die Kollegen aus anderen Bereichen die Gründe für das Ergebnis einer Kalkulation erklären muss, gerät häufig in Argumentationsnot.
Lösen lassen sich diese Probleme nur bis zu einem gewissen Grad in Excel, die Software ist am Ende immer ein Stück weit zweckentfremdet als Datenbank - und genau hier kommt unser Vorschlag ins Spiel:
Wir analysieren das Excel-Tool genau, entdecken dabei meist diverse Fehler und überführen die Datei in eine moderne Webanwendung.
* Mit einer modernen Datenbank, die schon beim Schreiben der Daten auf bestimmte Regeln pocht.
* Mit Funktionsroutinen die einzeln in einer interaktiven HTML-Dokumentation abgelegt werden und jederzeit nachvollziehbar sind.
* Mit einem leistungsfähigen Applicationserver, der über zeitgemäße API-Services mit dem User-Interface kommuniziert.
* Mit einer Userverwaltung und einem Rollen-/Rechte-Management, das dem Excel-Tool bisher völlig fehlte (Passwortschutz ist keine Userverwaltung!)
* Mit Schnittstellen an Fremdsysteme oder dem kontrollierten Import von Daten, der Daten zuerst genau prüft, Fehler kommuniziert und erst dann integre Daten im System speichert.
* Mit einem zeitgemäßen, responsiven User-Interface, das sich auch in Corona-Zeiten aus dem Home-Office perfekt bedienen lässt (und erfahrungsgemäß Vorstände auf dem Smartphone sehr glücklich macht).
Der Betrieb einer solchen Anwendung ist denkbar unkompliziert: Wir übergeben der IT-Abteilung einen fertigen Docker-Container und/oder stehen selbstverständlich auch für eine Wartung "on premise" bereit. Alternativ betreiben wir die Anwendung gerne auch als SaaS (Software-as-a-Service).
Konnte ich Ihnen mit diesem kleinen Einblick in unsere Arbeit helfen, einen möglichen Ausweg aus dem Dschungel interner Tools zu sehen?
Wir haben das Thema bei uns auf einer kleinen Seite zusammengefasst, bitte melden Sie sich, wenn wir uns "Ihr" Excel-Tool gemeinsam ansehen sollten - ich würde mich sehr freuen, von Ihnen zu hören.
https://www.nakami.de/de/excel-gold
Marcus Faulwasser
