Itolia UG - digitales Dokumentenmanagement

06/01/2022

Ein frohes neues Jahr 2022 wünsche ich Ihnen.
Ist einer Ihrer Vorsätze für 2022 mehr Zeit zu gewinnen?

Dann müssen wir miteinander sprechen. Wenn Sie und Ihre Kollegen die Zeit, um Dokumente zu suchen, sinnvoller nutzen wollen, helfen wir Ihnen dabei, dies umzusetzen.

Mit uns erreichen Sie Ihren Vorsatz für das Jahr 2022 schon im Januar.

Schreiben Sie mir gerne eine Nachricht für mehr Informationen.

10/09/2021

Werden Ihre Dokumente schon digital unterzeichnet?
Oder schicken Ihre Kunden den unterzeichneten Auftrag noch per FAX zurück ?

Mit dem Dokumentenmanagementsystem DocuWare haben wir die Möglichkeit aus einem Prozess heraus eine digitale Signatur von der Gegenseite anzufordern.

Als Beispiel nehmen wir ein Angebot, welches Sie in Ihrem CRM-System erstellt haben. Dieses Angebot wird in das digitale Archiv von DocuWare abgelegt und der Prozess der "digitalen Signatur" wird gestartet.
Sie werden dazu aufgefordert, die E-Mail Adresse sowie die Mobilnummer des Kunden anzugeben. Nachdem Sie die Angaben getätigt haben, bekommt Ihr Kunde eine E-Mail mit der Bitte das Angebot digital zu signieren. Damit Ihr Kunde nun das Angebot digital signieren kann, erhält der Kunde einen Code auf seine Mobilnummer, womit er die digitale Signatur freischaltet.

Nachdem die digitale Signatur gesetzt ist, bekommen Sie als Angebotsersteller, dass Angebot signiert zur Kenntnisnahme zurück.

Wenn das für Ihr Unternehmen interessant klingt, kommen Sie gerne auf mich zu.

12/04/2021

Sind Ihre Unternehmensprozesse bereits digitalisiert?

Ein Dokumentenmanagementsystem dient nicht nur der einfachen Ablage von Dokumenten, um diese für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist zu archivieren.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem kann einiges mehr.

So sind wir in der Lage, Ihre Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren.

Beispiele hierfür sind:

1. Eingangsrechnungsprozesse
2. Vertragsprozesse
3. Personalprozesse
- Krankmeldungen
- Bewerbungen
- Urlaubsanträge
- Personalgespräche
4. Bestellanforderungen
5. Freigabeprozesse
6. Vertriebsprozesse
7. Verteilen von Informationen
und viele mehr.

Haben Sie in Ihrem Unternehmen Prozesse, die viel Zeit kosten, aber noch nicht digital abgebildet sind?

Kontaktieren Sie uns für eine Prozessberatung.

01/04/2021

Endlich dürfen wir auch mal etwas suchen.
Das ganze Jahr finden wir sonst immer alle Dokumente auf Anhieb.
In dem Sinne wünschen wir allen entspannte Feiertage.

31/03/2021

Mit dem DMS zur digitalen HR-Abteilung.

Haben Sie für jeden Ihrer Kollegen eine Personalakte im Schrank?

Werden Mitarbeitergespräche nur sporadisch geführt und ab und an vergessen?

Gehen bei Ihnen Bewerbung noch per Post ein und werden zeitintensiv von Abteilung zu Abteilung gereicht?

Dies und viele weitere Problemstellungen aus dem HR-Bereich kann ein Dokumentenmanagementsystem für Sie lösen.

Unsere Kunden setzen auf die digitale Personalakte.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

- Onlinebewerbungen mit Onboarding-Prozess in einem System
- Probezeitgespräche auf Wiedervorlage
- Urlaubsanträge und Krankmeldungen per online Formular
- Alle Dokumente des Mitarbeiters in digitaler Form sofort verfügbar.

Für mehr Informationen sprechen Sie uns gerne an.

22/02/2021

15/02/2021

Warum schieben Unternehmen die Umstellung auf eine digitale Archivierung auf:

❌Mein Papier kann ich in der Hand halten.
❌ Geschäftsprozesse müssen angepasst werden und die Zeit fehlt.
❌ Rechtsunsicherheit im Hinblick auf die digitale Archivierung.
❌ Meine Mitarbeiter wollen kein neues Programm haben.
❌ Wir machen das schon immer so, also warum ändern?

Dies ist nur ein kleiner Auszug von "Gründen", die uns täglich begegnen. Doch was sagen unsere Kunden, die ein DMS bei sich eingeführt haben:

✔️ Papier kann brennen, verblassen und es ist nicht wasserbeständig.
✔️Wir haben unsere Geschäftsprozesse angepasst und nun viel mehr Zeit, um noch weitere Prozesse zu digitalisieren.
✔️ Mein Anwalt / Steuerberater befindet sich auf dem neusten Stand und weiß, wie mit der digitalen Archivierung umzugehen ist.
✔️ Meine Mitarbeiter haben sich das Programm viel komplexer und unübersichtlicher vorgestellt, Sie finden nun alle Ihre Unterlagen innerhalb weniger Sekunden.
✔️ Alles hat seine Zeit und die neuen Prozesse sowie der ortsunabhängige Zugriff auf meine Dokumente passen genau in die Zeit einer Pandemie.

Wir helfen Ihnen gerne auf dem Weg ins digitale Archiv.

11/02/2021

Unsere BauSU Schnittstelle ist fertig❗️

Archivieren Sie Ihre Rechnungen GoBD-konform und übergeben Sie diese komplett mit den zugehörigen Buchungsdaten an BauSU.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie mich gerne.

24/12/2020

Die Firma Itolia wünscht allen frohe Weihnachten und falls Sie noch kein Gedicht für die Bescherung herausgesucht haben, können wir Sie auch dabei unterstützen:

„Oh Dokumente, oh Dokumente
Wenn ich euch bloß finden könnte
Ich glaube, es ist gar nicht so schwer
Es muss nur die Firma Itolia her

Diese richten mir ein
Ein digitales Archiv
So soll es sein

Nun kann ich Dokumente finden
Ohne mich lange im Archiv zu binden

Auf der Liege in St. Tropez
Tut es mir ohne meine Dokumente schon etwas weh
Doch auch hier ist es kein Problem
Denn ich kann meine digitalen Dokumente auch mobil einsehen

Drum trinke ich bei jeder Benachrichtigung
Einer weiteren archivierten Ausgangsrechnung

Ich fasse zusammen

Ob Beratung oder Installation
Die Firma Itolia macht das schon

Drum bitte ich euch tragt es hinaus
So gehen der Firma Itolia nie die Kunden aus“

03/12/2020

Nun neigt sich das Jahr 2020 dem Ende zu und schon wieder haben Sie nicht die richtigen Fachkräfte für Ihr Unternehmen gefunden?

Immer mehr Arbeit bleibt liegen, da kaum Zeit ist, sich um das Wesentliche zu kümmern?

Warum dann nicht lästige Prozesse, die nur Zeit rauben, automatisieren?

Für Q1 im Jahr 2021 haben wir noch Kapazität Ihren Prozessen an den Kragen zu gehen.

Kontaktieren Sie mich für ein Beratungsgespräch.