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Portal Systems AG

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Portal Systems AG

Wir sind spezialisiert auf ECM/DMS und Geschäftsanwendungen auf Basis von SharePoint (Online) und Microsoft 365.

Mit den Shareflex-Lösungen von Portal Systems können Kunden das ganze Potenzial von SharePoint optimal nutzen und ihre Microsoft-365-Infrastruktur als Basis für ein ganzheitliches ECM nutzen. Impressum: https://www.facebook.com/notes/portal-systems-consulting-gmbh/impressum-und-bildnachweis/414607701911580

20/10/2026

67 % der Beschäftigten in Deutschland, die täglich am Computer arbeiten, sagen: KI kann ihnen bis zu acht Stunden pro Woche sparen.

Das zeigt der Adobe-Report „Der Aufstieg von KI-Dokumenten“, für den 1.500 Erwachsene in Deutschland befragt wurden.

Aufschlussreicher ist, was die breitere Nutzung bremst. Bedenken zu Datensicherheit und Datenschutz nennen 26 %, Zweifel an der Genauigkeit der Ergebnisse 21 %.

Beide Hürden haben mit Dokumenten zu tun. Ein KI-Werkzeug arbeitet mit dem, was es sehen darf. Liegen Verträge und Angebote verstreut auf Laufwerken mit unklaren Rechten, sieht es entweder zu viel oder das Falsche.

Sichere KI beginnt deshalb bei der Frage: Wo liegen die Dokumente und wer darf sie öffnen?

Shareflex legt Dokumente in der SharePoint-Struktur Ihres eigenen Microsoft-365-Tenants ab. Die Berechtigungen, die dort gelten, gelten damit auch für Microsoft 365 Copilot. Der Assistent sieht nur, was die jeweilige Person ohnehin öffnen darf.

Was hält Ihr Unternehmen bei KI noch zurück: der Datenschutz oder die Qualität der Ergebnisse?

👉 Mehr zu Shareflex Documents: https://www.portalsystems.de/software/dokumentenmanagement/

15/10/2026

Wer intern wechselt, nimmt seine alten Zugriffsrechte oft mit.

Der kritische Moment liegt dazwischen: beim internen Wechsel.

Eine Mitarbeiterin wechselt vom Einkauf ins Controlling. Sie bekommt die neuen Rechte, die sie braucht. Die alten behält sie, weil ihre frühere Rolle nie formal endet und niemand den Entzug anstößt.

Nach einigen Jahren und mehreren Wechseln hat ein Teil der Belegschaft Zugriff auf Bereiche, mit denen er fachlich nichts mehr zu tun hat.

Im Alltag fällt das kaum auf. Spätestens beim Audit oder nach einem Sicherheitsvorfall wird daraus eine Frage, die niemand gern beantwortet.

Shareflex Documents steuert Zugriffe über ein integriertes Berechtigungsmanagement an der digitalen Akte. Änderungen an Dokumenten werden über die Versionierung automatisch protokolliert. Bei einem Rollenwechsel lässt sich so gezielt nachziehen, welche Rechte bleiben und welche entfallen.

Wie regeln Sie heute, welche Rechte nach einem internen Wechsel wegfallen?

👉 Mehr zu Shareflex Documents: https://www.portalsystems.de/software/dokumentenmanagement/

13/10/2026

Manche Verträge verlängern sich nur, weil niemand von ihnen weiß.

Im Vertragsmanagement liegen die großen Rahmenverträge sauber erfasst. Daneben entstehen in den Fachbereichen laufend Vereinbarungen, die dort nie ankommen.

Das Softwareabo, das ein Team online abgeschlossen hat. Die Verlängerung, die per Bestätigungsmail kam. Die Rahmenvereinbarung, die als PDF im Postfach einer Projektleiterin liegt.

Außerhalb des Teams weiß niemand von diesen Verträgen. Also hat auch niemand die Kündigungsfrist im Blick und sie verlängern sich automatisch.

Lückenlose Fristenüberwachung beginnt deshalb früher: bei der Frage, ob jeder Vertrag überhaupt im System landet.

Shareflex Contract führt Verträge zentral in Microsoft 365, mit Zuständigkeiten, automatischer Stichtagsberechnung und Benachrichtigungen vor Ablauf einer Frist.

Wie viele Verträge in Ihrem Unternehmen kennt nur die Person, die sie abgeschlossen hat?

👉 Mehr zu Shareflex Contract: https://www.portalsystems.de/software/vertragsmanagement/

08/10/2026

Jahresabschluss, Zertifizierungsaudit, Betriebsprüfung: Regelmäßig braucht jemand von außen Zugriff auf einen Teil der Dokumente.

In vielen Unternehmen entsteht dafür eine Kopie. Ein Ordner wird zusammengestellt, gezippt und per Mail oder Filesharing verschickt. Danach lebt dieser Stand unkontrolliert weiter, auf dem Laptop des Prüfers und in den Postfächern der Beteiligten.

Zwei Probleme folgen daraus. Der Prüfer arbeitet mit einem Stand, der nach der ersten Korrektur nicht mehr dem System entspricht. Und das Unternehmen kann später nicht mehr belegen, welche Dokumente genau herausgegangen sind.

Sauberer läuft es, wenn Externe im System arbeiten, zeitlich befristet und auf den freigegebenen Ausschnitt beschränkt.

Shareflex Documents steuert den Zugriff über das integrierte Berechtigungsmanagement. Der Prüfer sieht den aktuellen Stand, das Unternehmen behält die Übersicht darüber, wer worauf zugegriffen hat.

Wie kommen Prüfer bei Ihnen an die Unterlagen, über das System oder über eine Kopie?

👉 Mehr zu Shareflex Documents: https://www.portalsystems.de/software/dokumentenmanagement/

06/10/2026

Wie lange muss ein Buchungsbeleg lesbar bleiben? Acht Jahre. Die schwierigere Frage ist, womit er sich im achten Jahr öffnen lässt.

Die Frist steht seit dem 1. Januar 2025 in § 147 AO und § 14b UStG. Lesbar heißt dabei, dass jemand die Datei im Jahr 2033 öffnen und den Inhalt erfassen kann, ohne Rekonstruktionsaufwand.

Bei einem PDF ist das unkritisch. Bei Exporten aus Spezialsoftware, bei proprietären Datenbankformaten oder bei Belegen aus einem abgelösten Altsystem sieht es anders aus. Dort hängt die Lesbarkeit an einer Software, die es im Unternehmen vielleicht nicht mehr gibt.

Das fällt in der Regel genau dann auf, wenn ein Prüfer nach einem einzelnen Beleg aus dem Jahr sechs fragt.

Shareflex legt Dokumente in der SharePoint-Struktur des eigenen Tenants ab. Format und Zugriff bleiben damit unabhängig von dem Fachsystem, das den Beleg erzeugt hat.

Welche Formate liegen in Ihrem Archiv, die ohne das Ursprungssystem niemand mehr öffnen kann?

👉 Mehr zum Dokumentenmanagement mit Shareflex: https://www.portalsystems.de/software/dokumentenmanagement/

01/10/2026

Beim Eintritt und beim Austritt von Mitarbeitenden sind Berechtigungen in den meisten Unternehmen sauber geregelt.

Ein Konto wird angelegt, ein Konto wird deaktiviert, beides ist dokumentiert.

Der interne Wechsel läuft anders. Wer aus dem Vertrieb in die Produktentwicklung geht, bekommt neue Rechte dazu. Die alten bleiben, weil die frühere Rolle nie formal endet und niemand den Entzug beauftragt.

Nach einigen Jahren und zwei Reorganisationen hat ein Teil der Belegschaft Zugriff auf Bereiche, in denen er fachlich nichts mehr zu suchen hat. Im Alltag fällt das kaum auf. Sichtbar wird es im Audit oder nach einem kompromittierten Konto.

Ein Rechtekonzept löst das nur auf dem Papier. Entscheidend ist, dass Rechte am Dokument hängen und jede Änderung nachvollziehbar bleibt.

Shareflex Documents steuert Zugriffe über ein integriertes Berechtigungsmanagement. Änderungen an Dokumenten werden per Versionierung protokolliert, der Stand von vor drei Jahren bleibt damit nachvollziehbar.

Wann haben Sie zuletzt geprüft, wer nach einem internen Wechsel noch auf den alten Bereich zugreifen kann?

👉 Mehr zu Shareflex Documents: https://www.portalsystems.de/software/dokumentenmanagement/

29/09/2026

Die Fristenüberwachung im Vertragsmanagement funktioniert zuverlässig. Allerdings nur für Verträge, die auch im System liegen.

Daneben entstehen in den Fachbereichen laufend Vereinbarungen, die diesen Weg nie nehmen: ein Softwareabo, das direkt online gebucht wird. Eine Rahmenvereinbarung, die per Mail bestätigt wird. Eine Verlängerung, die aus zwei Zeilen Antwortmail besteht und danach im lokalen Ordner liegt.

Solche Verträge verlängern sich automatisch, weil niemand von ihnen weiß. Sichtbar werden sie mit der nächsten Rechnung oder dann, wenn der Kündigungstermin bereits ein Jahr zurückliegt.

Der kritische Punkt ist die Zuständigkeit. Ein Vertrag ohne hinterlegten Verantwortlichen bekommt auch keine Wiedervorlage.

Shareflex Contract führt Verträge zentral zusammen, mit Fristen und benannten Zuständigkeiten. Unterzeichnung und Ablage laufen in einem Schritt, der Vertrag verlässt den Prozess also nicht nach der Signatur.

Wie viele laufende Verträge könnten Sie in Ihrem Unternehmen heute innerhalb einer Stunde vollständig auflisten?

👉 Mehr zum Vertragsmanagement mit Shareflex: https://www.portalsystems.de/software/vertragsmanagement/

22/09/2026

Ein QM-Handbuch, das niemand liest, war bisher trotzdem auditfähig.

Mit der kommenden ISO 9001 ändert sich dieser Punkt. Die Revision wird für September 2026 erwartet, danach läuft eine Übergangsfrist von voraussichtlich drei Jahren.

Der Schwerpunkt liegt auf den dokumentierten Informationen. Sie sollen belegen, dass etwas umgesetzt wurde und wirksam ist. Dass ein Dokument existiert, trägt diesen Nachweis nicht. Ergänzend nimmt die Norm Qualitätskultur und ethisches Verhalten als Anforderungen auf.

Im Audit verschiebt sich damit die Prüfung. Gefragt wird weniger nach der gültigen Verfahrensanweisung als nach dem Weg, den sie genommen hat.

Konkret heißt das: Zu jedem gelenkten Dokument braucht es eine belastbare Spur.

✅ Wer hat freigegeben, mit welchem Datum.
✅ Welche Version war zu welchem Zeitpunkt gültig.
✅ Wer hat die aktuelle Fassung zur Kenntnis genommen.
✅ Was wurde bei einer Änderung zurückgezogen.

Diese Spur entsteht im laufenden Betrieb. Rückwirkend lässt sie sich nicht herstellen, auch nicht kurz vor dem Audittermin.

Shareflex Quality Documents protokolliert Freigaben, Versionsstände und Kenntnisnahmen und hält diese Nachweise abrufbar.

Wissen Sie für Ihre zentralen QM-Dokumente, wer die aktuelle Version tatsächlich zur Kenntnis genommen hat?

👉 Mehr zu Shareflex Quality Documents: https://www.portalsystems.de/software/dokumentenlenkung/

17/09/2026

Bei Hubert Burda Media hat nicht die Einführung der neuen Software am längsten gedauert, sondern die Aufbereitung der alten Daten.

Der Konzern hat sein Vertragsmanagement Ende April 2026 auf Shareflex Contract umgestellt. Migriert wurden rund 30.000 Vertragsakten mit 60.000 bis 80.000 Dokumenten, gewachsen über etwa zehn Jahre im Altsystem.

Allein das Mapping der Metadaten aus dem Altsystem nahm mehrere Monate in Anspruch. Die Datenfelder mussten erst verstanden, dann übertragen und zugeordnet werden.

Eine Schulung dauerte am Ende rund eine halbe Stunde.

Dieses Verhältnis überrascht viele, die eine Systemablösung planen. Der Aufwand steckt selten in der neuen Oberfläche. Er steckt in Beständen, die über Jahre ohne einheitliche Struktur gewachsen sind.

Wer heute Verträge ablegt, entscheidet damit über die Dauer der nächsten Migration.

Shareflex Contract läuft bei Burda im eigenen SharePoint, mit angepasstem Berechtigungsmodell und Signatur direkt im Prozess. Unterschreiben und Ablegen fallen in einem Schritt zusammen.

Wie einheitlich sind die Metadaten in Ihrem heutigen Vertragsbestand?

👉 Zur Success Story: https://www.portalsystems.de/referenzen/hubert-burda-media-buendelt-vertragsmanagement-mit-shareflex-contract/

15/09/2026

Zwei EU-Verordnungen, ein gemeinsamer Nenner: Beide verlangen Belege von Dritten, die Jahre später noch auffindbar sein müssen.

CBAM ist seit dem 1. Januar 2026 in der definitiven Phase. Wer mehr als 50 t betroffener Waren pro Jahr einführt, braucht den Status als zugelassener CBAM-Anmelder. Ab 2027 kommen die jährliche CBAM-Erklärung für das Vorjahr und die Abgabe von Zertifikaten hinzu. Die Emissionsdaten stammen dabei vom Lieferanten im Drittland.

Die EU-Entwaldungsverordnung gilt ab dem 30. Dezember 2026 für große und mittlere Unternehmen, ab dem 30. Juni 2027 für Kleinst- und Kleinunternehmen. Die Sorgfaltserklärung läuft über das EU-Informationssystem, sie ist rechtlich bindend und ihr Inhalt kann von den Behörden geprüft werden.

In beiden Fällen entsteht der Nachweis nicht im eigenen Haus. Er kommt per Mail, als PDF, als Tabelle, aus einer Lieferantenbeziehung, die es in fünf Jahren vielleicht nicht mehr gibt. Wenn eine Behörde später nachfragt, muss der Beleg dem konkreten Vorgang zuzuordnen sein.

Shareflex Documents sammelt Lieferantennachweise am Vorgang und hält sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist auffindbar.

Wo landen Lieferantennachweise bei Ihnen heute, im Postfach oder in der Akte?

👉 Mehr zu Shareflex Documents: https://www.portalsystems.de/software/dokumentenmanagement/

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