04/06/2026
Ohne Quittung gibt es kein Geld zurück … oder doch?
Das stimmt so nicht ganz. Man liest zwar oft: „Ohne Quittung gibt es kein Geld zurück“, aber das Steuerrecht kennt eine legale Notlösung, wenn man sich selbst einen Beleg ausstellt. Das nennt man einen Eigenbeleg.
Hier ist die einfache Erklärung, wie das funktioniert und wo der Haken liegt. Was ist ein Eigenbeleg?
Wenn du auf Dienstreise den Beleg verloren hast (oder an einem Automaten wie einer Parkuhr gar keinen bekommen konntest), darfst du dir selbst einen Ersatzbeleg schreiben.
Das ist allerdings nur für Ausnahmefälle und plausible Kleinbeträge gedacht. Auf diesen Zettel musst du Folgendes draufschreiben:
- Wer hat gezahlt? (dein Name / Name der Firma)
- Was wurde bezahlt? (z.B. Parkgebühr)
- Wann wurde es bezahlt?
- Wie viel hat es gekostet?
- Warum fehlt der echte Beleg? (z.B. „Automat gab keine Quittung“ oder „Beleg verloren“)
Diesen Zettel unterschreibst du (am besten heftest du noch den Konto- oder Kreditkartenauszug als Zahlungsnachweis daran). Für das Unternehmen (oder dich selbst, wenn du selbstständig bist) gilt das dann als Ersatzrechnung. Die Kosten können als Betriebsausgabe verbucht werden und mindern den Gewinn. Du bleibst also nicht auf dem Schaden sitzen.
Der Haken: Das Problem mit der Mehrwertsteuer (Vorsteuer)
Auch wenn das Finanzamt den Eigenbeleg als Beweis für die Betriebsausgabe akzeptiert, gibt es ein dickes ABER beim Thema Vorsteuer. Das betrifft vor allem Firmen und Selbstständige.
Wenn eine Firma eine normale Rechnung bekommt, holt sie sich vom Staat die darin enthaltene Mehrwertsteuer (die sogenannte Vorsteuer, meist 7% oder 19%) zurück.
Die harte Regel: Das Finanzamt erstattet die Vorsteuer nur dann, wenn eine echte, offizielle Rechnung mit allen gesetzlichen Pflichtangaben (wie Steuernummer des Ausstellers) vorliegt.
Bei einem Eigenbeleg hat man diese offizielle Rechnung nicht. Das bedeutet: Die Firma kann den Bruttobetrag zwar gewinnmindernd von der Steuer absetzen, verliert aber das Recht, sich die Mehrwertsteuer erstatten zu lassen. Das macht die Ausgabe für das Unternehmen effektiv ein kleines bisschen teurer.
Für dich als Mitarbeiter hat das keine Auswirkungen, solange der Chef den Eigenbeleg intern akzeptiert und dir die Auslagen bar oder per Gehaltsabrechnung netto wie brutto zurückzahlt.
