23/08/2021
IT-Onboarding: Neue Mitarbeiter wirksam und dauerhaft aufnehmen!
Es existiert keine zweite Chance für einen ersten Eindruck – das gilt heute insbesondere im Businessalltag. Damit hinzugewonnene Arbeitnehmer nicht bereits während der Bewährungszeit kündigen, ist ein systematisches Onboarding unter Einbeziehung verschiedener Abteilungen, vornehmlich der IT, essentiell. Was Firmen beim Eingliederungs-Prozess aus dem Blickwinkel der Informationstechnologie einplanen sollten, erfahren Sie im anschließenden Beitrag.
In einer konkurrenzgetriebenen Businessumgebung, in der versierte Beschäftigte immer schneller ihren Job tauschen, wird ein strukturiertes und wohlüberlegtes Onboarding immer bedeutsamer. Auf der einen Seite erlaubt es einen perfekten Ausgangspunkt und darüber hinaus eine gelungene Eingliederung hinzugewonnener Kollegen in den Geschäftsbetrieb, zum anderen profitieren Geschäftsbetriebe durch eine verbesserte Produktivität sowie eine nachhaltige Bindung des Mitarbeiters sowie die dadurch sinkenden Kosten für Mitarbeiterfluktuation.
Laut der aktuellen Untersuchung "Onboarding im Wandel" (s. PDF) erstellt von Haufe (https://www.haufe.de) haben heutzutage 83 % der untersuchten Unternehmen erkannt, dass in Zeiten des Mangels an Fachkräften das Onboarding essenziell ist, um neue Arbeitskollegen zeitnah ins Unternehmen einzugliedern und langfristig zu binden. Im gleichen Atemzug sind sie davon überzeugt, dass der Wechsel von Mitarbeitern im Einstellungsjahr durch verwendete Onboarding-Methoden gesenkt werden konnte. 93 Prozent der Betriebe sind darüber hinaus der Meinung, dass durch gezielte Einarbeitung die zwischenmenschliche Einbindung der neuen Arbeitnehmer verstärkt und vorangetrieben werden kann. 92 % der Firmen stimmten darüber hinaus zu, dass das genauso für die fachspezifische Integration zutreffend ist.
Ungeachtet selbiger Onboarding Methoden erzählen 30 Prozent der Unternehmungen von Umständen, in denen frisch eingestellte Arbeitnehmer noch vor dem allerersten Werktag wieder abgesprungen sind. Möglicherweise, zumal sie sich zu schwach willkommen gewähnt haben, allgemein an der neuen Arbeitsstelle gezweifelt oder vom zukünftigen Arbeitsherren bis zum 1. Arbeitstag nichts mehr vernommen haben?
Von daher genügt es also nicht, die hinzugewonnenen Arbeitnehmer mit einem Blumenstrauß an der Rezeption zu begrüßen – vielmehr sind sinnvolle Onboarding-Mittel gefragt, die in den Wochen und Tagen vor dem eigentlichen Arbeitsstart des neuen Mitarbeiters verwendet werden. Hierzu zählt gleichermaßen das informationstechnologische Onboarding.
Ein gutes Gefühl von der allerersten Minute an!
Nunmehr ist beinahe jedwedes Unternehmen auf eine durchdachte IT-Umgebung angewiesen. Sei es für Arbeitstätigkeiten eines einzelnen Mitarbeiters, die Realisierung und Steuerung von Aufgaben und Betriebsabläufen oder auch den Informationsaustausch innerhalb der Projektgruppen, zu Auftraggebern und mit Distributoren.
Insofern ein komplett ausgestatteter Arbeitsplatz nicht nur für einen 1. vorteilhaften Eindruck sorgt, sondern ebenfalls für die kommende Entwicklung und die Produktivität eines Angestellten von zentraler Bedeutung ist, nimmt die Betriebs-IT-Infrastruktur beim wirksamen Onboarding eine grundlegende Rolle ein.
Beim Onboardingprozess ist die Geschäfts-IT in allererster Linie dafür zuständig, dass der Arbeitsplatz eines neu eingestellten Beschäftigten vor dessen Arbeitsbeginn eingerichtet wird. Dazu zählen zusätzlich zu dem Bestellen und dem Bereitstellen der richtigen Komponenten, die Installation und das Einrichten aller erforderlichen Softwaresysteme, Logins ebenso wie Lizenzen. Außerdem sollten unter anderem Security-Awareness-Trainings für die Themengebiete IT-Security und Datenschutz konzipiert und durchgeführt werden, um die neuen Beschäftigten von Beginn an für securityrelevante Themen sensibilisieren und bestärken zu können.
Vergessen Sie beim Onboarding auf keinen Fall die Unternehmens-IT!
Bis dato gibt es etliche Unternehmen, in welchen das IT-seitige Onboarding nicht hinreichend bedacht wird. Dabei kann sich ein ungeeignetes oder oberflächliches Onboarding-Vorgehen ungünstig auf die Mitarbeiterbindung auswirken und zeitweise ein Risiko für die IT-Security, Informationssicherheit, Internetsicherheit und den Datenschutz darstellen.
Darum ist das IT-seitige Onboarding für eine Unternehmung unentbehrlich.
Im Zuge dessen hat sich aus informationstechnologischer Perspektive im Onboarding das folgende Vorgehen erprobt:
1. Auswahl der adäquaten Hardware
Bei der Auswahl der geeigneten Endgeräte ist zu beachten, dass alle Abteilungen sowie Anwendungsverantwortlichen von der IT-Abteilung, über die Personalleitung bis hin zu den Fachuntergliederungen in den Ablauf mit eingeschlossen werden.
In einem gemeinschaftlichen Gespräch gilt es zu bestimmen, welche Computerkomponenten, Endgeräte ebenso wie Zubehörkomponenten der neue Mitarbeiter verwenden soll. Ist diese Hardware nicht vorhanden, muss sie von der IT-Abteilung in Rücksprache mit der Einkaufsabteilung geordert werden. Sobald die Hardware verfügbar ist, erfolgt die Ausstattung des Büroarbeitsplatze mit dem festgelegten Equipment sowie die Inbetriebnahme ebenso wie Prüfung der Online- sowie Telefonverbindung.
2. Feststellung der benötigten Programme ebenso wie der Lizenzen.
Synchron zur Einrichtung des physikalischen Büroarbeitsplatzes muss die erforderliche Software ausgemacht werden. Abhängig vom Tätigkeitsfeld benötigt der hinzugewonnene Beschäftigte neben den üblichen Anwendungen wie bspw. MS Office ebenso benutzerdefinierte Softwarelösungen, wie zum Beispiel ein ERP-System, Photoshop oder etwa InDesign. Die Betriebs-IT wird vorab prüfen, ob Userlizenzen gekauft oder erweitert werden müssen. Anknüpfend gilt es, die Applikationen zu installieren, die Benutzerberechtigungen zu verteilen und den E-Mail-Account des hinzugewonnenen Angestellten aufzusetzen.
3. Umsetzung der Zeiterfassung
Laut einem Urteil des EuGH (https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/pflicht-zur-umfassenden-arbeitszeiterfassung_76_484268.html) vom 14.05. 2019 sind Geschäftsbetriebe verpflichtet, Arbeitszeiten von Mitarbeitern zu protokollieren. Aufgrund dessen sollte für jeden neuen Mitarbeiter ein neues Arbeitszeitkonto angelegt werden, um die Arbeitszeiten gleich vom ersten Arbeitstag an erfassen zu können.
4. Einrichtung der Zutrittskontrolle
In einigen Unternehmen wird die Zutrittskontrolle digital organisiert. Die IT-Abteilung muss dann die betreffenden Firmenbereiche freischalten, damit der neu gewonnene Mitarbeiter nicht vor verriegelten Türen steht.
5. Verfügbarmachung, Administration und Sicherung portabler Endgeräte
Viele Unternehmungen offerieren ihren Beschäftigten für das flexible Arbeiten die Verwendung portabler Endgeräte. Wird ein neuer Angestellter mit einem mobilen Gerät wie z. B. einem Laptop, einem IPad oder einem Mobiltelefon ausgerüstet, sollten diese Geräte in einer Mobile-Device-Management-Lösung administriert werden. Um die Sicherheit beim mobilen Arbeiten zu optimieren, sollten die verwendeten Endgeräte unter anderem durch eine Anti-Virus-Software, ein Firewall-Sicherungssystem, eine Multifaktor-Authentisierung und eine Hard Drive Encryption abgesichert werden. Ebenso sollte ein virtuelles privates Netzwerk, abgekürzt VPN, eingerichtet werden, um neuen Beschäftigten einen abgesicherten Remote-Zugang auf das Unternehmensnetzwerk zu gestatten.
6. Unterrichtung und Trainings zu sicherheitsbedeutsamen Themenbereichen
Beim Jobantritt erfolgt die IT-seitige Einweisung des neu gewonnenen Angestellten in die Technik, Softwarelösungen ebenso wie die IT-Sicherheit. Gleichermaßen sollte die IT-Abteilung den neuen Beschäftigten mit den Regeln für die Webnutzung und mit dem unternehmensinternen Datenschutzkonzept vertraut machen. Darüber hinaus sollten in den ersten Wochen und Monaten Security-Awareness-Trainings für die Themenfelder IT-Security und Informationsschutz terminiert und durchgeführt werden, um die neuen Mitarbeiter von Anfang an für sicherheitsbedeutsame Fragestellungen empfänglicher machen und interessieren zu können.
Der erste Eindruck zählt!
Besonders in den 1ten 100 Tagen ist die Gefahr hoch, dass neu gewonnene Beschäftigte wieder kündigen. Nicht selten werden dafür entsprechend der neuesten softgarden-Erhebung „Probezeit für Arbeitgeber“ (https://softgarden.com/de/studie/die-ersten-100-tage-aus-sicht-der-bewerber-probezeit-fuer-arbeitgeber/) ein ungutes Betriebsklima, zu große Erwartungshaltungen an die Firmenkultur sowie die Unzufriedenheit mit dem herrschenden Führungsstil als Gründe angegeben.
Aufgrund dessen ist es ein Muss, dass hinzugewonnene Arbeitskräfte gerade in der Anfangszeit mittels eines gut durchgeplanten und mit System gestalteten Onboarding-Prozederes an die Hand genommen und in den Geschäftsbetrieb einbezogen werden.
Möchten auch Sie wissen, wie Sie ein planvolles wie auch nachhaltiges IT-seitiges Onboarding implementieren können, das es sämtlichen Angestellten erlaubt, auf unkomplizierte und informative Art einzusteigen? Dann stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite
