24/07/2026
Neulich kam die Frage im Gespräch mit einem Unternehmer auf: „Und was, wenn morgen die Betriebsprüfung vor der Tür steht?"
Früher hätte mir bei dem Gedanken der Stapel im Kopf durchgerauscht: all die Eingangsrechnungen, die über das Jahr per Mail hereinkommen. Jede einzelne muss die Pflichtangaben nach §14 UStG erfüllen. Fehlt nur eine Steuernummer, eine korrekte Anschrift oder eine fortlaufende Rechnungsnummer, wird aus einem kleinen Formfehler schnell ein Problem beim Vorsteuerabzug.
Das kennt jeder, der Rechnungen bearbeitet:
Mail öffnen. Rechnung prüfen. Angaben abgleichen. Ablegen. Und beim nächsten Beleg von vorne.
Nicht schwer. Aber Tag für Tag, Rechnung für Rechnung.
Deshalb haben wir einen KI-Prozess gebaut, der genau hier ansetzt. Er überwacht den E-Mail-Posteingang und prüft jede eingehende Rechnung automatisch auf die Vorgaben nach §14 UStG.
Was dann passiert, läuft ohne mein Zutun:
Ist die Rechnung korrekt, wandert sie direkt zur weiteren Bearbeitung ins ELO-Dokumentenmanagement. Stimmt eine formale Angabe nicht, landet sie in einer Prüfliste zur manuellen Kontrolle – dort, wo ein Mensch wirklich hinschauen soll. Und Beilagen wie Werbung werden gleich getrennt.
Alles selbstverständlich DSGVO-konform.
Für mich hat sich damit vor allem eines verändert: das Gefühl, wenn ich an die Betriebsprüfung denke.
Ich weiß, dass jede Rechnung geprüft ist. Ich weiß, dass die Belege sauber im System liegen. Und ich weiß, dass Fehler auffallen, bevor sie zum Problem werden.
Genau darum geht es uns bei KI-Projekten.
Wir bauen keine Spielereien, sondern nehmen kleine, wiederkehrende Prozesse, die Zeit kosten und trotzdem jeden Tag sauber erledigt werden müssen. KI muss nicht spektakulär sein, um wertvoll zu sein.
Manchmal reicht es, wenn sie Dir ein ruhiges Gewissen zurückgibt.
Wenn Du wissen möchtest, wo KI in Deinem Unternehmen für mehr Sicherheit und weniger Handarbeit sorgen kann, lass uns gerne sprechen. Meist findet man die ersten Ansätze schneller, als man denkt.
