20/11/2020
Šetříme – aneb „kouzelná“ organizace a kategorizace
Ve společnostech jsou obvykle potřebné dokumenty a soubory ukládány na firemní sdílené úložiště. Optimálně na kvalitním serveru s rychlými disky a pravidelným zálohováním.
Samotný obsah má obvykle definovanou a lety prověřenou „strukturu“. Bohužel se obvykle naráží na to, že se v rámci definovaných pravidel a struktur uplatňuje "lidová tvořivost" uživatelů. Zaměstnanec pravidla inovuje a zakládá či aktualizuje dokumentaci a adresáře tak, je mu příjemnější. Od nedodržení či změn názvů adresářů a souborů, kopírování celých zakázek/projektů/.. z minulých akcí apod. Nepoužívá aktuální vzorové dokumenty či šablony celých adresářů s předem definovanou strukturou včetně aktuálních šablon dokumentů. Často se přesouvají soubory a celé adresáře na jiná místa na disku, takže použité původní odkazy v jiných aplikacích (např. ERP, CRM apod.) nefungují.
Dobře implementovaný (Dokument management systém) pomáhá tyto nežádoucí vlivy minimalizovat. Šetří čas při hledání a práce s dokumenty, používá odkaz na dokument, který „s ním žije“ ať jej přesuneme nebo změníme název apod.. Nejen že můžeme definovat mnohem pohodlněji a sofistikovaněji všechny uvedené operace nad dokumety a soubory, ale také tím, že nabídne uživatelům možnosti, které doposud neměli. Verzování dokumentů, vyhledávání napříč dokumenty i v rámci jejich obsahu, kategorizací bez nutnosti řešit vše v rámci uložené struktury na disku (např. aktivní či hotové zakázky, atd.). Příjemným bonusem je např. možnost vytvoření adresáře, ve kterém mohu zobrazit data podle logického kritéria (i několika) a tento adresář se standardně zobrazí i na sdíleném úložišti. Např. vytvoříme adresář pro ředitele, kde bude mít všechny aktuální platné smlouvy, přestože tyto dokumenty jsou „rozházené“ po celém úložišti u konkrétních firem a zákazníků.
Vše pro to, aby každý uživatel viděl přesně to, co potřebuje hned a nemusel prohledávat a procházet celý obsah a struktury uložených dat.
Chcete vědět více? Zavolejte nám a pomůžeme i Vám …
PS: Ale stále platí poučka platná pro všechny programy – „nejvíce chyb a problémů vzniká mezi židlí a klávesnicí“ 😊
Co může být digitalizace a k čemu má sloužit – druhá část část.
