24/06/2014
Heute einmal etwas zum Thema Adressdaten…
Adressen und Ihr Wert… die viel zu oft verkannte Kostenfalle!
Was wären Unternehmen ohne korrekte und aktuelle Adressdaten?
Im Arbeitsalltag erscheinen Meetings, Telefonate und E-Mails stets wichtiger und dringender als die Datenpflege. Doch wenn diese völlig auf der Strecke bleibt, geht eine der wichtigsten Geschäftsgrundlagen nach und nach schleichend verloren.
Veraltete oder doppelt angelegte Adressen führen nicht nur dazu, dass Mailings ins Leere laufen und keinen Erfolg bringen. Sie verursachen auch unnötige hohe Material- und Versandkosten je nach Datenaktualität. Fehlerhafte Daten können ausserdem zu Image-Schäden führen.
Wer freut sich schon über Briefe, in denen der eigene Name falsch geschrieben oder die Anrede verwechselt oder falsch geschrieben wurde?
Doch es gibt Lösungen, die die Datenbankpflege in Unternehmen massgeblich vereinfachen. Sie erkennen und beseitigen Fehler und sorgen für einen möglichst aktuellen Adressdatenstand. Auch wenn diese Lösungen auf den Kunden zugeschnitten programmiert werden müssen, ist es günstiger ein solches Programm oder eine solche Dienstleistung in Anspruch zu nehmen, als veraltete Daten immer wieder und bei jedem Versand ins leere laufen zu lassen.
Die Lebensumstände von Kunden, respektive potenziellen Neukunden ändern sich schnell.
Aus eigener Erfahrung wissen viele:
Seinen Wohnsitz behält man selten bis ans Lebensende. Ausbildung, Studium und Beruf führen so manchen mehrmals im Leben von einer Stadt in die nächste. Durch Hochzeiten oder Scheidungen kommen Änderungen des Namens hinzu. Umzüge und Namensänderungen gibt es natürlich ebenso bei geschäftlichen Kunden. Etwa zehn Prozent der Adressdaten bei Firmen und Privatkunden ändern sich jährlich durch Umzüge, etwa fünf Prozent der Firmen ändern pro Jahr den Namen. Unternehmen müssen versuchen, bei all diesen Änderungen Schritt zu halten, wenn sie den Kundenkontakt nicht verlieren möchten.
Da zu einem Grossteil der Kunden aber kein regelmässiger Kontakt besteht, ist die Gefahr gross, dass Daten nicht mehr auf dem neuesten Stand sind. Ein Abgleich der eigenen Adressdaten mit aktuellen Adress-Referenzdatenbanken ist deshalb unbedingt notwendig.
Sehr wichtig bei der Datenbankpflege ist es ausserdem, Sterbefälle zu berücksichtigen. Gerade aufgrund der derzeitigen demografischen Entwicklung in der Schweiz spielt dies eine immer grössere Rolle. Unternehmen, die einen Datenabgleich ignorieren, riskieren, Hinterbliebene mit Briefen an verstorbene Empfänger vor den Kopf zu stossen. Damit schaden sie letztlich auch sich selbst.
Vielfältige Fehlerquellen bei der Datenpflege
Doch es gibt noch weitere Fehlerquellen, die die Qualität von Adressdatenbanken nahezu zwangsläufig beeinflussen. Wie so oft steckt der Teufel hier im Detail. Weil häufig die Zeit für eine gründliche Recherche fehlt, sind manche Kontaktdaten nur unvollständig eingetragen und damit eventuell unbrauchbar.
Dubletten sind ein weiteres Problem, vor allem wenn mehrere Mitarbeiter Kontaktdaten neu anlegen oder pflegen. In der Regel stimmen dabei die Datensätze nicht hundertprozentig überein und müssen deshalb nochmals recherchiert werden. Einige Empfänger sind eventuell mehrfach oder sowohl mit einer veralteten als auch mit ihrer aktuellen Adresse in der Datenbank hinterlegt. Manche erhalten die Post dann doppelt, beispielsweise an die aktuelle Adresse und die Adresse der Eltern. Zahlendreher bei Postleitzahlen oder Hausnummern sowie falsche Strassen- und Ortsnamen lassen sich ebenfalls schwer vermeiden. Ein kleiner Fehler in der Anschrift führt dann leicht dazu, dass ein Brief auf eine mehrwöchige Reise geht, um schliesslich doch wieder zum Empfänger zurückzukommen.
Briefe, bei denen der Empfängername über Jahre hinweg falsch geschrieben wird, machen ebenfalls einen sehr schlechten Eindruck. Wenn Mitarbeiter Namen in die Datenbank eintragen, die sie vielleicht nur einmal am Telefon gehört haben, sind auch hier Fehler vorprogrammiert. Schliesslich haben nur manche Kunden so unkomplizierte Namen wie Markus Becker oder Heidi Müller. Doch selbst bei diesen weiss man oft nicht: Wird der Name mit oder ohne Umlaut geschrieben etc.?
Klassisch ist auch der Fall ‚Meier‘ mit seinen drei weiteren Schreibvarianten Meyer, Maier und Mayer. Bei seltenen oder ausländischen Namen ist die Gefahr noch viel grösser, dass sich Fehler einschleichen, vor allem in der Anrede respektive welcher Teil der Adresse ist nun der Vor- welcher der Nachname? Und das gilt nicht nur für Personen, sondern auch für ausgefallene Strassennamen. Man kann schliesslich nicht davon ausgehen, dass jeder Mitarbeiter weiss, wie man alle Strassennamen korrekt schreibt.
Unternehmen müssen also dafür sorgen, dass sie die Fehlerquellen durch eine regelmässige Aktualisierung, Ergänzung und Korrektur ihrer Adressdaten vermieden werden.
Wir helfen Ihnen dabei, fragen Sie uns an!
