DigitalGed

31/08/2018

Gerenciamento eletrônico de documentos é um componente fundamental na redução de papel no local de trabalho, mas infelizmente muitas empresas cometem o erro de pensar que o GED consiste unicamente de imagens de documentos e armazenamento eletrônico, nada poderia estar mais longe da verdade.
Embora o armazenamento eletrônico simples ajude as empresas a encontrar informações mais rápidas, na maioria dos casos, é pouco mais que um fax eletrônico de um armário. O armazenamento eletrônico pode ajudá-lo a tomar medidas para reduzir desperdiçados no escritório, ainda há potencial para fazer muito mais.
O sistema GED fornece às empresas acesso imediato às suas informações e oferece oportunidades para as empresas a reciclar o seu papel e converter áreas de armazenamento para algo mais útil, exemplo, outra sala, isto é onde as semelhanças terminam.
O gerenciamento eletrônico de documentos maximizou a eficiência em organizações de todos os setores, sejam públicos ou privados, eliminando o desperdício e ajudando significativamente o meio ambiente, economizando tempo, dinheiro e recursos.
A eliminação de resíduos: gestão de relatórios eficazes retarda a perseguição de papel
Uma das maiores economias oferecidos por um sistema de GED é a capacidade de capturar relatórios eletronicamente. Se a sua empresa é um escritório de reclamações enviando relatórios para ajustadores, um departamento de ajuda financeira ou um escritório de folha de pagamento, você pode eliminar a impressão de documentos que muitas vezes são posteriormente descartados.
Alguns empresas relatam poupar 90% ou mais em produtos de consumo por ano através da implementação de um sistema de GED.
Ferramentas de gerenciamento de relatórios robustos ajudam as pessoas a capturar, localizar, classificar e analisar informações eletronicamente, poupando a impressão para os momentos em que os materiais impressos são realmente necessários.
Relatórios devem ser impressos em sua “totalidade”. Depois que os relatórios foram impressos, eles eram destruídos ou arquivados.
Gestão eficaz do email: Árvores de poupança.
Para abordar medidas de conformidade rigorosas e em mudança, as organizações precisam de métodos eficazes para documentar importante correspondência e-mail. Para algumas organizações, este é um processo manual que envolve a primeira impressão de suas mensagens de e-mail, em seguida enviá-los para um lote a ser digitalizados e indexados para recuperação futura, desperdiçando materiais consideráveis durante a transferência de informações.
As empresas cujos sistemas GED incluem ferramentas robustas de gerenciamento de e-mail, no entanto, têm a capacidade de importar e-mails diretamente para seus respectivos reservatórios de armazenamento, reduzindo significativamente o desperdício de papel, toner entre outros.
O tempo de processamento é normalmente reduzido de semanas para dias ou dias para horas, reduzindo o stress pessoal, permitindo um melhor serviço. Um benefício adicional é melhor prestação de contas, como uma ferramenta de gerenciamento de e-mail pode estabelecer cadeias de custódia e trilhas de auditoria.
As empresas podem melhorar ainda mais o seu tempo de processamento de horas para minutos, incorporando o fluxo de trabalho digital em seu sistema de gestão de e-mail. Considerando que o tempo não é necessariamente um recurso ambiental, o papel, recursos e combustíveis fósseis, que são removidos a partir da equação manual de demonstrar que um escritório eficiente pode oferecer contribuições ecológicas.
A redução de combustíveis fósseis: o papel da World Wide Web
Considere o impacto ambiental que um sistema de GED com recursos de Internet dispõe particularmente no que diz respeito ao consumo de combustíveis fósseis.
Quando os clientes e funcionários são capazes de enviar informações através da internet, a necessidade de papel é eliminada e o número de erros é reduzido significativamente.
O que não é tão óbvio é que a necessidade de transportar os materiais para a organização exigindo-lhes também é eliminado. Um sistema tem a capacidade de entregar formulários eletrônicos e outras submissões ao pessoal quando e onde ele é necessário para o processamento. Ele também tem a capacidade de analisar informações e fornecer relatórios eletrônicos, tudo sem um único pedaço de papel.
Materiais associados sejam eles partes de registros médicos, aplicações estudantis, créditos de seguros, ou outra documentação, pode ser usado para montar arquivos eletrônicos e preencher bancos de dados sem a necessidade de intervenção humana.
Proteger o meio ambiente com um ambiente sem papel
Com a implementação de um sistema de GED, exemplo: uma empresa de seguro de automóvel que serve motoristas em vinte e quatro estados foi capaz de contornar completamente a necessidade de processos baseados em papel. Embora o setor de seguros seja tipicamente intensivos em papel, empresas da área tem operado em um ambiente sem papel desde a sua criação.
Citações políticas e compras são oferecidas através da web, eliminando grande parte das impressões de documentos.
Está seguradora tem acesso instantâneo a informações de segurados, e ao eliminar a necessidade de percorrer pilhas de papel e arquivos é capaz de fornecer um serviço superior.
Fluxo de trabalho facilita a automação e encaminhamento eletrônico, o que aumenta ainda mais a produtividade sem papel.
Ao educar-nos sobre as opções disponíveis e decretar mudanças simples, ecologicamente corretos em nossas rotinas e decisões de compra, podemos melhorar significativamente a nossa qualidade de vida global.
Como vimos, é possível ampliar o nosso impacto ambiental, simplificando os processos de negócio, ao explorar as possibilidades ilimitadas que um sistema GED robusto pode oferecer para o seu negócio, você se abre para o potencial de melhorar a sua produtividade, ganhar uma vantagem competitiva, e melhorar significativamente o ambiente, que se estende muito além de sua organização.
Grandes mudanças começam com pequenas mudanças.
No mês de abril é comemorado o Dia da Terra, considere fazer uma resolução para olhar em maneiras que você pode ajudar o meio ambiente. Juntos, cada um de nós e nossas empresas podem fazer a diferença, ajudando a criar um ambiente de trabalho mais feliz e mais limpo.
Você sabia que 1.000.000 de folhas de papel impressas serão economizadas a cada mês, 12.000 árvores estarão no meio ambiente ou seja deixarão de ser cortadas, 3.000.000 kwh de energia serão poupadas ou seja uma grande economia no consumo de energia elétrica com a impressão de documentos.

Para saber mais sobre soluções neste âmbito, acesse: www.digitalged.com.br, e entre em contato conosco.
Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

27/08/2018

COMO A GESTÃO DOCUMENTAL ELETRÔNICA PODE REDUZIR OS CUSTOS DA SUA EMPRESA?

A Gestão Documental pode facilitar na realização de inúmeros processos dentro de uma empresa. No entanto, ela não facilita apenas em aspectos operacionais. Em muitos casos, ela pode implicar em uma redução de custos dentro do estabelecimento. Por esse motivo, os investimentos em tecnologia aliada à gestão de documentos têm sido cada vez mais procurados, pois proporcionam retornos que frequentemente são bastante superiores ao valor aplicado.
Uma tendência tecnológica que influencia em aspectos como a organização e a segurança dos arquivos de uma empresa é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
As vantagens da implementação da GED vão muito além da realização de atividades nas empresas: essa dinâmica implica em mais economia de recurso dentro da corporação. E é por isso que nesse post falaremos mais sobre como a gestão documental pode reduzir custos dentro da sua empresa.

Gastos com materiais:
O primeiro resultado direto e o mais óbvio de todos é a economia de materiais que a digitalização dos documentos proporciona. Sem a necessidade de arquivá-los de forma impressa, o escritório poupa recursos, pois não precisa gastar com impressão – o que demanda, além de papel, gastos com tinta, compra e manutenção de impressoras, e até mesmo estrutura para guardar esses arquivos, como pastas, móveis e prateleiras.

Gastos com pessoal:
Além dos gastos diretos com a impressão do material, a utilização de um sistema de gestão documental pode reduzir os custos da empresa com pessoal. Isso porque a plataforma oferece uma organização eficiente e automática, o que dispensa a gestão manual por parte dos funcionários em relação aos documentos impressos, por exemplo.
Desta forma, mesmo que não exista um funcionário destinado apenas à organização dos documentos, o tempo despendido por ele nessa atividade pode ser aproveitado em outra função que ofereça mais retorno ao trabalho da empresa e, logo, mais lucro. Ou seja, mesmo que indiretamente, a gestão documental pode reduzir custos devido à eficiência da plataforma eletrônica.

Produtividade:
A Gestão Eletrônica Documental pode proporcionar um aumento de produtividade considerável dentro da empresa. Considere que, dentro de um escritório, cada funcionário perde cerca de uma hora diariamente procurando documentos para realizar o seu trabalho. Caso essas horas sejam calculadas de acordo com a remuneração do colaborador, o gasto para a busca de documentos num montante anual, por exemplo, pode expressar um valor significativo para a empresa.
Em um sistema onde o colaborador encontra rapidamente os documentos necessários, ele passa a produzir no tempo antes utilizado para realizar a busca do arquivo. Desta forma, a empresa passa a produzir mais e a receber mais retorno.
Portanto, a gestão documental pode reduzir custos dentro da empresa agindo diretamente nas atividades desempenhadas por ela. Ainda que esse retorno seja visualizado de forma indireta, basta que o gestor compare os resultados anteriores à implementação do sistema e os posteriores para perceber a evolução.

Portanto, são inúmeras as vantagens financeiras que a Gestão Eletrônica Documental pode oferecer a sua empresa. Para saber mais sobre soluções neste âmbito, acesse: www.digitalged.com.br, e entre em contato conosco.
Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

17/08/2018

14/08/2018

Consultoria em Gestão Eletrônica de Documentos

Com profissionais especializados na área da gestão da informação, a DigitalGed realiza a consultoria completa em gestão documental, com técnicas e conhecimentos apropriados.
Independentemente do porte e ramo da sua empresa, a DigitalGed analisa as reais demandas, cria e implanta um projeto único, especialmente estudado para suas necessidades.
O resultado é a execução de processos de forma ágil e segura, simplificando o fluxo de acesso às informações decisivas para suas transações.

VANTAGENS E BENEFÍCIOS:
• Garantia de uma eficiente e imediata recuperação da informação;
• Minimização do tempo na recuperação de documentos;
• Racionalização e padronização do material utilizado para arquivo;
• Otimização de processos de gerenciamento de documentos;
• Determinação de prazos de validade dos documentos;
• Economia de custos com espaço, tempo e equipamento.

Motivos para contratar uma consultoria em gestão de documentos

Falta de organização, perda de papéis importantes, tempo gasto desnecessariamente. Na rotina dos negócios, certos documentos são essenciais e devem estar à mão tão logo solicitados.
No post de hoje, apresentamos os 5 principais motivos para você contratar uma consultoria em gestão de documentos, para que você possa entender de vez qual a sua função, seus objetivos e vantagens. Confira!
Qual a importância da gestão de documentos?
A consultoria em gestão de documentos tem se mostrado no mundo empresarial como uma das ferramentas mais aptas a imprimir agilidade ao desempenho de tarefas, bem como a padronização, organização e otimização dos processos de trabalho.
Todo empresário que deseja modernizar sua atividade, aumentar a produtividade e, consequentemente, também os lucros, conta com o auxílio da tecnologia para organizar e guardar documentos.
Um gaveteiro cheio de papéis amarelados não atende à demanda atual de eficiência de empresas de todos os portes. Dessa forma, a gestão eletrônica de documentos tornou-se uma das melhores opções disponíveis no mercado, conferindo agilidade e segurança a todo o procedimento.
Por que contratar uma consultoria?
Conheça as 5 principais vantagens da consultoria em gestão de documentos e entenda porque ela é essencial para o desenvolvimento de qualquer negócio.

1. Olhar externo
Contratar uma empresa especializada em gestão de documentos permite que o empresário obtenha soluções personalizadas a partir de profissionais que entendem do assunto.
Um olhar externo quanto às falhas e problemas do negócio no que tange ao armazenamento de dados e papéis pode fazer toda a diferença para que a companhia organize-se melhor e obtenha resultados mais satisfatórios.

2. Mais organização para a empresa
A consultoria e implantação de gestão eletrônica de documentos faz com que eles estejam sempre a um clique de distância, sendo acessados facilmente por meio de plataformas móveis com acesso à internet. Softwares online permitem que o backup dos dados seja feito com maior tranquilidade.
Ao escolher sua consultoria, certifique-se de que ela possua um sistema personalizável e, preferencialmente, com dashboards e controle de permissões de uso. Assim, é possível definir e fiscalizar quem tem acesso e efetivamente utiliza o programa.

3. Processos bem definidos com começo, meio e fim
A organização dos dados possibilitada pelo sistema fornecido pela consultoria em gestão de documentos permite que todo o caminho por eles percorrido e o workflow sejam acompanhados de perto, sendo possível monitorar o início, meio e fim.
Além disso, escolha uma plataforma que permita a gestão dos dados da organização e que possibilite arquivar, consultar e editar os documentos gerados e consumidos durante os processos com segurança.

4. Foco em resultados
O foco em resultados é mais um dos benefícios que tornam a consultoria em gestão de documentos extremamente atraente. O sistema utilizado pode diagnosticar se os processos da empresa são eficazes e, também, os pontos que podem ser melhorados.
Assim, o foco da consultoria é sempre atingir um resultado pactuado com o empresário, o que possibilita que ele utilize seu tempo para o pleno desempenho de suas tarefas e apenas discuta resultados com a empresa contratada.

5. Economia de matéria-prima
Por fim, a implementação de um sistema que possibilite a gestão eletrônica de documentos faz com que o uso de papel e similares caia drasticamente e, se ele ainda for necessário, o usuário pode optar por imprimir apenas determinadas folhas.
A economia de matéria-prima se traduz em economia para empresa e, consequentemente, aumento da lucratividade da companhia.

E agora, entendeu a importância da contratação de uma consultoria em gestão de documentos? Entre em contato conosco e descubra como ter o auxílio de profissionais qualificados no seu negócio!

13/08/2018

Quais as principais especialidades do DIGITALGED?

Entre as principais destacam-se:

Versionamento de documentos.
Criação de Workflow, para padronizar as tarefas.
Acesso facilitado aos documentos mesmo estando fora da empresa.
Integração total com os principais softwares editores da atualidade.
Criação de métodos de armazenamento que facilitem buscas em qualquer momento em que você precisar.
A solução definitiva para seus documentos!

A DIGITALGED conta com sistema de módulos de digitalização e indexação o que possibilitam mais agilidade e eficiência no processo de importação e exportação de informações, acelerando o acesso aos documentos, fazendo com que sua empresa ganhe mais tempo e economia de uma forma geral!
Todo processo ao ser iniciado recebe um número que servirá tanto para processo físico, como para o digitalizado, o que facilita muito a organização, uma vez que o software DIGITALGED pode ser integrado ao sistema de gestão interno de sua empresa, o que beneficia toda e qualquer necessidade de acesso aos documentos.
O acesso é rápido, seguro e a informação mais assertiva para todas as necessidades da sua empresa.
E tudo isso feito pelas mãos de competentes profissionais que irão facilitar toda a sua rotina, sem contar que essa mesma equipe já fez parte de grandes cases de sucesso de diversas empresas que optaram pelo sistema digital de documentos DIGITALGED.

Entre em contato conosco e integre a tecnologia e a segurança em benefício do seu bem mais precioso, a informação!

10/08/2018

POR QUE DAR PREFERÊNCIA AOS DOCUMENTOS DIGITAIS?

Mesmo com as diversas tecnologias e serviços que surgem diariamente para facilitar o dia a dia das pessoas em relação a impressão e a utilização do papel, os dados sobre o consumo desse material no mundo ainda é extremamente alto.
Segundo dados divulgados e analisados pelas empresas Coopers and Lybrand, Gartner e PricewaterhouseCoopers, são feitas por dia aproximadamente 1 bilhão de cópias em todo o mundo, sendo que em média, cada documento é copiado no mínimo 11 vezes.
Entretanto, esses documentos muitas vezes são armazenados incorretamente e perdidos, o que faz com que cada profissional perca cerca de 60% do dia trabalhando em cima desses papéis e 50% do seu tempo procurando por eles.
Podemos notar por meio desses dados a importância das empresas tornarem viável e implementarem em sua rotina os documentos digitais. Essa, com certeza, é uma forma extremamente útil de acabar com os diversos problemas causados pela uso e o acúmulo do papel.
O que são os documentos digitais? A digitalização nada mais é que um processo que transforma documentos físicos em digitais, permitindo a eliminação desses papéis que muitas vezes não são mais necessários. Além disso, não precisará mais de um local para o seu armazenamento, gerando assim maior economia para a empresa, uma vez que cada arquivo de aço para armazenagem custa ao ano cerca de R$4 mil.
É sabido que esses documentos digitais trazem diversos benefícios para a empresa. Por isso, separamos os principais para que você implemente esse processo em sua empresa. Confira!

5 benefícios dos documentos digitais para sua empresa

1. Redução de custos
2. Maior acessibilidade
3. Facilidade no compartilhamento de documentos
4. Aumento da produtividade
5. Armazenamento de informações mais seguro

Quer saber mais ? Entre em contato conosco e integre a tecnologia e a segurança em benefício do seu bem mais precioso, a informação!

09/08/2018

Quais os procedimentos padrão para digitalização de documentos?

A digitalização e gerenciamento que a DIGITALGED oferece a você tem como objetivo transformar documentos de papel em imagem, disponibilizando via sistema, dispensando pastas físicas.
O software DIGITALGED permite que o fluxo de documentos de sua empresa se torne muito mais simples e constante, como outras tantas operações realizadas todos os dias.

Veja como funciona a implantação:
Após receber todos os documentos importantes relativos aos mais diversos assuntos dentro da sua empresa, um grupo especializado no processo de digitalização e organização irá preparar o procedimento de transformar os documentos em imagem, através da velocidade nominal do scanner, aplicando filtros e melhorando a qualidade de cada página a ser organizada.

Quer saber mais ? Entre em contato conosco e integre a tecnologia e a segurança em benefício do seu bem mais precioso, a informação!

08/08/2018

Como é o gerenciamento dos documentos de sua empresa?

As empresas cada vez mais acumulam informações e documentos importantíssimos em um fluxo gigantesco de armazenamento de dados, e quando tomada a decisão de otimização do espaço físico, é necessário atenção e prudência e uma parceria sólida para encontrar a melhor solução.
A gestão de documentos visa diminuir ou até mesmo erradicar as maneiras ultrapassadas de armazenar documentos, isso gera economia, redução de custos e segurança ao seu negócio.
E quando se fala em segurança é preciso pensar de maneira abrangente, no sentido de resguardar as informações, através de critérios de tecnologia avançados, com o objetivo de entregar a sua empresa maiores vantagens competitivas diante do mercado atual.
O sistema DIGITALGED oferece a você toda a possibilidade de sucesso e organização digital de documentos que a sua empresa precisa.

Os benefícios são inúmeros e hoje você terá a oportunidade de descobrir alguns, observe:

Controle sobre todas as informações em um só lugar, de maneira organizada, com controle e restrição de acesso, o que aumenta a segurança e o sigilo dos dados empresariais.

Redução significativa de custos com a armazenagem e manutenção de arquivos físicos e cópias, o que proporciona uma economia financeira e garante o retorno sobre o investimento no Software DIGITALGED entre outros benefícios, Entre em contato conosco e integre a tecnologia e a segurança em benefício do seu bem mais precioso, a informação!

06/08/2018

Backup em Nuvem

O que é Backup na Nuvem?
Também conhecido como cloud backup, é uma estratégia de backup que faz uma cópia das informações (dados da rede ou pessoais) para um servidor remoto, também baseado na nuvem, usando um link de internet.

Que informações posso guardar na nuvem?

Soluções de Backup na Nuvem permitem às empresas ou indivíduos armazenarem qualquer tipo de informação na nuvem desde dados pessoais a dados corporativos tais como: documentos, planilhas, fotos, vídeos, sistemas ERPs e CRMs.

A nuvem é segura?

Os serviços de backup na nuvem são feitos de forma segura mantendo os dados criptografados durante todo o processo desde a cópia até o armazenamento no servidor da nuvem.
Como faço para copiar e acessar os informações

armazenadas na nuvem?

A cópia é muito simples, utiliza-se um aplicativo que permite uma customização de horários e uso de link de internet. No horário pré-determinado, o aplicativo coleta, comprime, criptografa e transfere os dados para a nuvem.
O acesso às informações também é bastante simples. Poderá ser feito a partir de qualquer navegador WEB desde que tenha a senha para acessar os dados. Esta senha é única e intransferível.

Preciso ter um bom link de internet?

Não. Porque o backup pode ser programado em qualquer horário e também podemos definir quanto do link deverá ser usado durante o processo de cópia.
Conclusão
Ao contrário das técnicas tradicionais de backup, backup em nuvem é altamente flexível e escalável. Também é seguro e oferece um excelente custo x benefício.

Com a DigitalGed você tem toda a segurança necessária para cuidar,armazenar e gerenciar todas as informações necessárias sem nenhum risco de perca. Entre em contato conosco e integre a tecnologia e a segurança em benefício do seu bem mais precioso, a informação!

03/08/2018

Aluguel de espaço para empresas - self storage

Funciona assim: você quer montar uma empresa e não tem espaço para um estoque ou precisa de espaço para guardar os arquivos de sua empesa, quer expandir o negócio e precisa de mais espaço para estocar, comprou grandes quantidades de diferentes produtos e precisa de mais espaço por pouco tempo. Seja qual for a sua demanda, o self storage para empresas vai atender essas e outras necessidades.

O que é self storage ?

Self storage é uma empresa de aluguel de espaços, geralmente em boxes, para armazenar diversos tipos de objetos — mercadorias, documentos, itens relacionados à operações, entre outros.
Trata-se de um negócio bastante comum em outros países e, aqui no Brasil, já chegou em muitas cidades, principalmente do Sul, Sudeste e Centro-Oeste.

Vantagens do self storage para e-commerce

Maior economia
O aluguel de imóveis, armazéns ou galpões pode ser muito custoso e onerar a operação de uma empresa. Dependendo dos valores cobrados, alugar um desses espaços pode comprometer totalmente o lucro, uma vez que será preciso arcar com outras despesas como energia elétrica e IPTU.
Quando se opta pelo self storage, o investimento tende a ser menor e sem os custos extras.

Maior segurança
A DIGITALGED contam com uma infraestrutura completa para cuidar de seus arquivos. O contratante tem total privacidade para guardar sua mercadoria e retirá-la sempre que for necessário.

Seguro
Importantíssimo mencionar que em self storages há um seguro para o material guardado, contanto que sejam cumpridos os requisitos do que se pode guardar do contrato. É excelente saber que todo o seu estoque ou arquivo estará protegido por um seguro!

A DIGITALGED disponibiliza toda essa infraestrutura para melhor lhe atende-lo

Entre em contato conosco e integre a tecnologia e a segurança em benefício do seu bem mais precioso, a informação!

02/08/2018

Implantação do Sistema

Veja como funciona a implantação:

O software DIGITALGED permite que o fluxo de documentos de sua empresa se torne muito mais simples e constante, como outras tantas operações realizadas todos os dias.
Após receber todos os documentos importantes relativos aos mais diversos assuntos dentro da sua empresa, um grupo especializado no processo de digitalização e organização irá preparar o procedimento de transformar os documentos em imagem, através da velocidade nominal do scanner, aplicando filtros e melhorando a qualidade de cada página a ser organizada.
A DIGITALGED conta com sistema de módulos de digitalização e indexação o que possibilitam mais agilidade e eficiência no processo de importação e exportação de informações, acelerando o acesso aos documentos, fazendo com que sua empresa ganhe mais tempo e economia de uma forma geral!
Todo processo ao ser iniciado recebe um número que servirá tanto para processo físico, como para o digitalizado, o que facilita muito a organização, uma vez que o software DIGITALGED pode ser integrado ao sistema de gestão interno de sua empresa, o que beneficia toda e qualquer necessidade de acesso aos documentos.
O acesso é rápido, seguro e a informação mais assertiva para todas as necessidades da sua empresa.
E tudo isso feito pelas mãos de competentes profissionais que irão facilitar toda a sua rotina, sem contar que essa mesma equipe já fez parte de grandes cases de sucesso de diversas empresas que optaram pelo sistema digital de documentos DIGITALGED.

Entre em contato conosco e integre a tecnologia e a segurança em benefício do seu bem mais precioso, a informação!