16/10/2017
*COMO OS BANCOS PODEM ACELERAR A INOVAÇÃO ATRAVÉS DA DIGITALIZAÇÃO E AUTOMAÇÃO.
Ao tentar digitalizar ou melhorar o desempenho de um processo, a automação aparece como uma solução tentadora. Embora a automação possa ser efetiva, ela pode também trazer desperdícios e falhas mais rapidamente. A automação de processos de empresas (BPM – Business Process Management) pode ajudar instituições financeiras a minimizar este risco.
Sem um claro entendimento sobre os processos diários de uma empresa, é impossível implementar qualquer mudança, automatizar processos ou fazer melhorias de uma maneira organizada, gerenciável e previsível. O pensamento de “Nós gostaríamos de reduzir custos, então, vamos automatizar nossos processos” é comum. Na maioria das vezes, é uma boa ideia, porém se a automação for implementada em um processo desatualizado ou não otimizado, o resultado não será o que foi desejado.
A verdade é que, em muitas empresas, a transformação, automação de processo e iniciativas de digitalização se tornam mais caras e menos eficientes do que o esperado porque elas são excessivamente focadas. Elas são, na maioria das vezes, tática, melhorando o processo de um único departamento ou automatizando um processo existente ao invés de construir um processo melhor para toda a empresa. BPM pode ajudar a solucionar esse problema.
*O QUE É BPM?
De acordo com Gartner, “BPM é uma disciplina que utiliza vários métodos para descobrir, modelar, analisar, medir, melhorar e otimizar processos empresariais.”
Como um famoso componente de transformação de empresas, o BPM, se for bem implementado, pode ajudar a entender as empresas muito melhor. Além disso, pode ser a base de uma mudança em larga escala, melhoria contínua e automação. Essa abordagem poderia ser muito efetiva ao integrar as estratégias e objetivos das empresas, com as expectativas e necessidades dos clientes ao focar no processo de ponta a ponta.
IDENTIFICANDO PROCESSOS EXISTENTES
Primeiramente, processos complexos existentes que estão espalhados em diferentes departamentos e sistemas podem ser identif**ados. Isto pode ser feito documentando e fazendo os diagramas dos processos de “AS-IS”. Para grandes organizações, como bancos, esse passo é muito abrangente e vital para o futuro do processo, porque todos os processos são muito distribuídos, envolvem muitos participantes e diversos sistemas.
O modelo de processo de negócio “AS-IS” pode ser feito de algumas maneiras:
• Entrevista: Para perguntar questões sobre a execução de processos;
• Observação: Para observar e documentar os processos que são executados;
• Avaliação: Para enviar uma lista de perguntas a serem preenchidas para os entrevistados;
• Sessões de JAD (Desenvolvimento de Aplicações Conjuntas): Para envolver o executor do processo a modelagem do processo.
*AVALIAÇÃO E DESIGN
Depois de completar o conjunto de processos e chegar a conclusões sobre o fluxo detalhado, os processos identif**ados devem ser avaliados. Fatores como a complexidade do processo, o número de sistemas envolvidos, o tempo de resposta e assim por diante devem ser levados em consideração.
Nós devemos documentar os problemas com os processos existentes e encontrar algumas oportunidades de melhoria. A lista de elementos que podem causar problemas e indicar alguns processos "problemáticos" pode ser:
• Processo que possui uma burocracia desnecessária e inclui as atividades que não agregam valor comercial;
• O processo é muito difícil de controlar. Não há um método automatizado para planejar e monitorar o processo (os gerentes utilizam muitos sistemas, como Excel, Access, etc.);
• O processo é muito demorado;
• O processo é arriscado. Muitas atividades manuais podem causar os erros;
• O processo inclui etapas de retrabalho / verif**ação / revisão.
Depois disso, nós estamos prontos para iniciar o projeto dos processos "TO-BE". Os novos processos podem ser descritos, documentados e o conjunto de diagramas do processo deve ser concluído. Todas essas soluções alternativas também devem ser avaliadas de acordo com alguns critérios. Por exemplo:
• A complexidade de mudança de processo;
• Custo x benefício;
• Período de implementação.
* IMPLEMENTAÇÃO
Todas as mudanças em larga escala para o negócio não são fáceis de serem implementadas. Portanto, não é óbvio iniciar a transformação do BPM com o processo mais complexo. Uma boa estratégia é iniciar a implementação em pequenas fases, perceber algumas alternativas em um único departamento e, depois, abranger as mudanças em departamentos. Certifique-se de que a equipe de transformação tenha bons fluxos de comunicação dentro da empresa e todos os participantes do processo e as partes interessadas tenham a informação sobre os objetivos de transformação e as etapas que elas estão. Geralmente, pode ser muito interessante envolver os especialistas dos processos "AS-IS" para a implementação dos processos "TO-BE".
REVISÃO E ANÁLISE
A empresa precisa revisar os resultados da transformação do BPM medindo alguns parâmetros, como:
• Indicadores Chave de desempenho (KPI – Key Performance Indicators) - em comparação aos processos "AS-IS" e "TO-BE").
• Retorno do investimento (ROI – Return on Investment) para cada processo tratado.
• Custos e ganhos.
* MELHORIAS
Após a identif**ação de áreas bem sucedidas e problemáticas, a empresa deve fazer alterações na estratégia de implementação do BPM ou nos processos desenhados. O objetivo final é alcançar o estágio “TO-BE” com avaliação contínua e melhoria de processos.
* BENEFÍCIOS DO BPM
A transformação do BPM pode ser muito interessante pois ela traz muitas vantagens.
• Otimiza os processos operacionais e identif**a desperdícios ocultos. Nesse caso, falamos sobre todos os tipos de desperdícios - dinheiro, tempo, esforços.
• Diminui os custos e aumenta a lucratividade.
• Supera as barreiras que retardam o desempenho e a inovação do negócio.
• O BPM pode ser uma boa maneira de automatizar os processos.
• Fecha brechas de processo entre as equipes de atendimento ao cliente e equipes operacionais. O BPM é uma maneira muito eficiente de melhorar os processos de back-office. Ao mesmo tempo, ajuda a melhorar o desempenho da experiência do cliente.
• Melhora a colaboração entre funcionários, clientes e parceiros.
• Diminui a dependência do fator humano.
O início da implementação do BPM signif**a o início da melhoria contínua e da transformação dos principais processos de negócios na empresa. Mas existem algumas regras que devem ser levadas em consideração ao longo da implementação do BPM.
• Os programas BPM requerem uma base sólida com metas claras e mensuráveis.
• O BPM deve ser orientado para o negócio. É notável quando os objetivos da transformação do processo são formulados nos termos dos resultados comerciais.
• É difícil atingir os objetivos sem gerenciamento profissional e atenção comercial às iniciativas do BPM.
• O BPM deve ser integrado nas estratégias de negócios de longo prazo das empresas e deve ajudar a reinventar e transformar processos para proteger nas principais tendências (por exemplo, digitalização, expandindo a demanda de clientes devido ao uso de celular e redes sociais, etc.).
* CONCLUSÃO
Business Process Management (BPM) não é fácil, mas não é impossível de implementar em uma organização de qualquer que seja o seu tamanho. Os processos "AS-IS" não são necessariamente ruins ou errados, mas com uma plataforma BPM os processos "TO-BE" podem ser ótimos. Este processo também é muito importante durante um período de transformação, como várias organizações estão vivenciando hoje.
Business process automation (BPM) helps banking firms provide faster, more consistent, quality by minimizing human error.
