09/07/2025
Warum Microsoft Word für barrierefreie PDFs nur bedingt geeignet ist
Microsoft Word bietet grundlegende Funktionen zur Erstellung barrierefreier Dokumente. Allerdings ist es in erster Linie ein Textverarbeitungsprogramm – kein vollwertiges Layout- oder Publishing-Tool. Die Umsetzung von Barrierefreiheit ist daher oft eingeschränkt oder mit zusätzlichem Aufwand verbunden:
1. Begrenzte Tag-Struktur
Beim PDF-Export erzeugt Word eine eingeschränkte und häufig fehleranfällige Tag-Struktur. Diese entspricht oft nicht den Anforderungen internationaler Standards wie PDF/UA. Überschriften, Listen, Tabellen oder Alternativtexte müssen meist manuell nachbearbeitet werden.
2. Unklare Lese- und Tag-Reihenfolge
Die Lesereihenfolge lässt sich in Word nur eingeschränkt steuern. Besonders bei Layouts mit Spalten, Bildern oder Infoboxen stimmt die optische Anordnung nicht mit der logischen Struktur im PDF überein.
3. Keine gezielte Rollenabbildung
Word weist Formatvorlagen automatisch PDF-Rollen zu – eine gezielte Steuerung ist nicht möglich. In Adobe InDesign können Absatzformate hingegen präzise mit semantischen PDF-Tags verknüpft werden.
4. Eingeschränkte Unterstützung für komplexe Inhalte
Elemente wie Fußnoten, Querverweise, beschriftete Grafiken oder strukturierte Formulare lassen sich in Word nur teilweise oder gar nicht barrierefrei umsetzen. InDesign bietet hierfür deutlich bessere Werkzeuge.
5. Hoher Nachbearbeitungsaufwand
Aus Word exportierte PDFs müssen in der Regel in Adobe Acrobat Pro manuell korrigiert werden, um den Anforderungen von PDF/UA oder WCAG zu entsprechen. Der Aufwand ist deutlich höher als bei einem korrekt aufbereiteten InDesign-PDF.
6. Probleme mit Nicht-Standardschriften
Word hat Schwierigkeiten mit Schriften, die nicht zum Standardumfang von Windows gehören. Beim PDF-Export werden diese entweder durch andere ersetzt oder in Bilder umgewandelt. Dadurch verändern sich Zeilenfall und Umbruch – oder der Text kann nicht mehr vorgelesen werden.
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Fazit:
Word eignet sich für einfache, lineare Inhalte mit geringem Layoutaufwand. Für professionell gestaltete, barrierefreie Publikationen mit komplexer Struktur, klarer Semantik und hohem Qualitätsanspruch ist Adobe InDesign die bessere und effizientere Lösung.
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