Kanzlei Import

Mandantendaten kommen in jedem Format — kanzlei-import.at macht daraus fertige Importdateien für BMD, RZL oder DATEV. Automatisch, in unter einer Sekunde.

Kein IT-Projekt, keine Systemumstellung. DSGVO-konform auf EU-Servern.

01/07/2026

In der Demo sitzt oft der EDV-Verantwortliche dabei, und der fragt fast immer dasselbe: Erfindet die KI die Buchungen? Kann ich nachvollziehen, was mit jeder Zeile passiert? Eine berechtigte Frage, denn ein Sprachmodell ist nicht deterministisch, dieselbe Eingabe kann zwei Ergebnisse liefern. Für eine Buchhaltung geht das nicht.

Deshalb trennen wir zwei Phasen: Die KI hilft einmal, wenn der Konverter gebaut wird. Was dann jeden Monat Ihre Mandanten-Datei in eine BMD-, RZL- oder DATEV-Datei umwandelt, ist ein festgelegtes Skript. Es rät nichts, es liefert bei gleicher Eingabe immer dasselbe Ergebnis.

So bleibt jede Zeile prüfbar:
🔹 Der Konverter läuft isoliert, nicht als undurchsichtige Black Box
🔹 Bei der Währungsumrechnung sehen Sie pro Zeile Originalbetrag und Kurs
🔹 Mehrdeutige Datumsangaben, Stornos und Negativbeträge markiert das System zur Kontrolle, statt still falsch zu raten

Die fachliche Entscheidung bleibt beim Buchhalter, nicht beim System. Verarbeitung auf Servern in Deutschland, AVV nach Art. 28 DSGVO, Upload-Dateien werden befristet gelöscht.

📩 Bringen Sie Ihren EDV-Verantwortlichen mit ins Demo, wir zeigen live, wo KI aufhört und das prüfbare Skript anfängt.

👉 Den ganzen Beitrag lesen Sie hier: https://kanzlei-import.at/wissen/audit-trail-statt-black-box/

24/06/2026

Ein neuer Mandant kommt zu Ihnen, und mit ihm eine Datei aus dem System des Vorberaters. Wer schlüsselt jetzt die Konten und Steuercodes auf Ihren Kontenrahmen um?

Meistens jemand in der Kanzlei, von Hand, Zeile für Zeile. Und eine Übergabe umfasst selten ein paar hundert Zeilen, sondern oft mehrere Jahre und Zehntausende Buchungen auf einmal.

Mit einem eigenen Konverter läuft das anders:
🔹 Konto- und Steuercode-Mapping vom Quellsystem auf Ihre Struktur. Ist etwas nicht eindeutig, schlägt das System eine Variante vor und Sie überschreiben sie. Nichts wird still geraten.
🔹 Kein Volumenlimit, auch bei sehr großen Übergabe-Dateien.
🔹 Dedup-Schutz, damit dieselben Buchungen nicht doppelt in Ihrem Bestand landen.

Sie laden hoch, prüfen das Mapping, laden die fertige BMD- oder RZL-Datei herunter.

Steht bei Ihnen eine Übernahme an?

📩 Schicken Sie uns die Übergabe-Datei plus Kontenrahmen, der erste Konverter ist gratis.

👉 Den ganzen Beitrag lesen Sie hier: https://kanzlei-import.at/wissen/mandanten-uebergabe-vorberater/

17/06/2026

Ein Mandant schreibt jeden Monat rund 100 Rechnungen. Immer dasselbe Layout, immer dieselben Felder. Aber kein Rechnungsprogramm, keine CSV, kein Export. Sie bekommen einen Stapel PDFs, und jemand in Ihrer Kanzlei tippt das ab.

Das Ärgerliche: Die Daten sind sauber, sie liegen nur im falschen Format vor. 100 Rechnungen heißt 100 monotone, fehleranfällige Durchläufe pro Monat, jedes Mal dieselben Felder:
🔹 Rechnungsnummer
🔹 Datum
🔹 Nettobetrag
🔹 Steuersatz
🔹 Bruttobetrag

Wir lesen die PDFs in zwei Stufen aus, einmal auf das Layout eingerichtet, dann Stapel rein und fertige Importdatei für BMD, RZL oder DATEV raus:
🔹 günstige OCR-Stufe erkennt den Text
🔹 präzise KI-Stufe ordnet die Werte den richtigen Feldern zu
🔹 Beträge werden in DE- und EN-Format korrekt gelesen
🔹 unsichere Datumsangaben werden zur Kontrolle markiert

Und ehrlich: PDF ist das anspruchsvollste Format. Deshalb prüfen wir das Ergebnis im Gratis-Test offen mit Ihnen durch, statt eine Wunderzahl zu nennen.

📩 Ein Mandant mit lauter PDF-Rechnungen? Schicken Sie uns einen Monat, wir bauen den Test-Converter gratis.

👉 Den ganzen Beitrag lesen Sie hier: https://kanzlei-import.at/wissen/100-pdf-rechnungen-ohne-schnittstelle/

10/06/2026

Der Mandant schickt zwei Dinge: eine Excel-Buchungsliste und einen Stapel PDF-Belege. Auf dem Papier passt das zusammen, in der Praxis nicht. Eine Zeile heißt "Wareneinkauf 03/2026", der zugehörige Beleg heißt IMG_4471.pdf, und dann sitzt jemand in Ihrer Kanzlei und ordnet von Hand zu.

Warum das so mühsam ist:
🔹 Liste und Belege entstehen in getrennten Vorgängen, niemand stimmt die Namen je aufeinander ab
🔹 Bei 80 Belegen im Monat wird aus dem Suchen und Umbenennen verlässlich eine halbe Stunde
🔹 Diese Zeit sieht niemand auf dem Stundenzettel

Die Idee dahinter ist einfach: nicht über Dateinamen abgleichen, sondern über Betrag, Datum und Rechnungsnummer.

So funktioniert der Abgleich:
🔹 Zweistufige PDF-Extraktion liest auch eingescannte Belege, günstige OCR-Stufe plus präzise KI-Stufe
🔹 Datum und Betrag werden vorher normalisiert, damit 14.03.2026 und 2026-03-14 als derselbe Tag erkannt werden
🔹 Bleibt ein Fall unklar, wird er geflaggt, statt still etwas Falsches zu buchen

📩 Bringen Sie im Demo eine typische Excel-Liste samt Belegstapel mit, anonymisiert, wenn Sie möchten. Wir laden beides gemeinsam hoch und Sie sehen den Abgleich live.

👉 Ganzen Beitrag lesen: https://kanzlei-import.at/wissen/excel-pdf-belege-abgleich/

03/06/2026

Solange ein Mandant nur normale Ausgangsrechnungen liefert, läuft der CSV-Import ins RZL glatt. Dann kommt der Monat mit einer Gutschrift, und die Summe stimmt nicht mehr.

Teuer ist nicht die Gutschrift, sondern das Suchen danach: oft eine halbe bis ganze Stunde pro Monat vor der PDF-Zusammenfassung, nur um die eine Zeile zu finden, die das Vorzeichen oder den USt-Betrag verdreht hat.

Wo es kippt:
🔹 Vorzeichen mal als Minus, mal als Klammer (1.200,00), mal als Belegart-Kennzeichen
🔹 Zahlenformat 1.234,56 neben 1,234.56 in derselben Datei
🔹 USt passt nicht zur Basis, etwa 200 statt 240 Euro

Wir erkennen beide Zahlenformate und die Klammer-Schreibweise, markieren mehrdeutige Storni zur Bestätigung statt blind zu buchen und schlagen den RZL-Steuercode vor, überschreibbar. Die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen.

📩 Schicken Sie uns eine CSV von dem Mandanten, bei dem die Gutschriften jeden Monat Ärger machen. Wir bauen daraus gratis einen Test-Converter.

👉 Den ganzen Beitrag lesen Sie hier: https://kanzlei-import.at/wissen/gutschriften-ust-rzl/

18/05/2026

Die Sorge kurz vor der Unterschrift ist fast immer dieselbe:
Wer baut das eigentlich ein, und wie lange ist meine Kanzlei damit beschäftigt?

2 bis 3 Wochen von Unterschrift bis Go-Live.
Keine IT-Schnittstelle,
keine Server-Installation,
keine Schulungsreise nach Wien.

Konkret: Kickoff-Call (30 Minuten),
Konverter-Einrichtung pro Mandant durch uns (5–10 Werktage),
Team-Schulung remote (2 Stunden),
danach produktive Nutzung.

Den Ablauf mit Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen habe ich als Timeline-Grafik aufbereitet: https://kanzlei-import.at/wissen/onboarding-prozess/

15/05/2026

Vier Situationen, in denen kanzlei-import.at für Ihre Kanzlei die falsche Wahl ist:

1. Weniger als drei Problem-Mandanten. Die Fixkosten rechtfertigen sich nicht, bleiben Sie bei der manuellen Lösung.

2. Reine Lohnverrechnung. Daten kommen aus ELDA und HR-Systemen, sauber, Import-Chaos gibt es dort nicht.

3. Hauptsächlich Papier-Belege oder Beleg-Scans. Dafür brauchen Sie Belegerkennung. Wir setzen erst danach an.

4. Seltenes Nischensystem (FibuNet, alte Sage-Installationen, Eigenentwicklungen ohne Standard-Schnittstelle). Wir decken BMD, RZL und DATEV ab. Bei Bedarf lässt sich Nachfrage prüfen, ein zusätzliches Zielsystem auf die Roadmap zu setzen.

Ehrlichkeit ist kein Marketing-Satz, sondern Qualitätskriterium: Wir verlieren Zeit an Kanzleien, die nicht passen; die Kanzlei kauft etwas, das nichts bringt. Beides vermeiden wir lieber.

Ausführlich, inklusive Spiegel-Test für wen es sich rechnet: https://kanzlei-import.at/wissen/wann-es-sich-nicht-rechnet/

12/05/2026

„Unterstützen Sie eigentlich auch RZL?" — diese Frage kommt mindestens einmal pro Woche, meist von der technik-affinen Buchhaltungskraft, die wirklich wissen will, was unter der Haube passiert.

Kurze Antwort: BMD NTCS (CSV mit Semikolon, DD.MM.YYYY, CP1252), DATEV EXTF/DTVF (normierter Header, Version 700) und RZL FIBU (ANSI, wahlweise 41-Felder-Euro- oder 14-Felder-FIBU-Next-Variante, TTMMJJJJ ohne Trennzeichen).

Wichtig beim Kontenrahmen: In Österreich gilt der EKR nach § 189 UGB. SKR03 und SKR04 sind nicht FinanzOnline-kompatibel. Wenn DATEV-Daten in BMD oder RZL müssen, läuft das Mapping über SKR07.

Technischer Deep-Dive mit Format-Tabelle und Vergleichsübersicht: https://kanzlei-import.at/wissen/bmd-rzl-datev-vergleich/

08/05/2026

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 des EU AI Act: Als Betreiber einer KI-Lösung müssen Sie nachweislich sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter KI-Kompetenz haben. Teil davon ist, Anbieter kritisch bewerten zu können.

Fünf Fragen, die sich aus DSGVO Art. 28, § 80 WTBG, § 48a BAO und dem AI Act ergeben:

1. Werden meine Daten zum Training verwendet?
2. Wo stehen die Server, und wer kontrolliert sie rechtlich?
3. Wie lange werden Daten gespeichert?
4. Welche Subunternehmer greifen auf die Daten zu?
5. Was passiert bei Kündigung?

Gute Anbieter beantworten das sofort und konkret. Schlechte weichen aus. Zu jeder Frage die gute Antwort — und die Ausweichantwort, die ein Alarmsignal ist:

Den ganzen Beitrag finden Sie hier: https://kanzlei-import.at/wissen/5-fragen-ki-anbieter/

04/05/2026

Wenn eine Mandanten-CSV in BMD NTCS scheitert, liegt es praktisch immer an einem von drei Problemfeldern. Erstens: Das Format stimmt an drei Stellen gleichzeitig nicht — Datum im US-Format statt DD.MM.YYYY, UTF-8 statt CP1252/ANSI, Komma statt Semikolon als Trennzeichen. Zweitens: Die Sachkonten aus dem Mandanten-Export existieren im BMD-Kontenplan nicht oder heißen dort anders. Drittens: Buchsymbole (KA, BK, AR, ER, KK) und Steuercodes (AT20, AT10) sind nicht mandantenspezifisch definiert — „Cash" und „VAT 20 %" kennt BMD nicht.

Keine der drei Kategorien ist einzeln dramatisch. Zusammengenommen und über 20 Problem-Mandanten kumuliert: 10 bis 20 Stunden Excel-Handarbeit pro Monat.

Die Fehlerbilder mit konkreten Beispielen und Lösungsweg: https://kanzlei-import.at/wissen/3-typische-bmd-probleme/

Adresse

Pribelsdorf 87
Pribelsdorf
9125

Website

http://www.kanzlei-import.at/

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