14/06/2022
Quá trình tạo ngân sách kinh doanh không quá khó nếu bạn tiếp cận nó đúng cách.
Làm thế nào, chính xác, phải tìm thông tin tài chính phù hợp ở đâu - làm thế nào để hiểu các thuật ngữ tài chính kinh doanh - và tập hợp tất cả dữ liệu đó lại với nhau theo đúng thứ tự?
TẠI SAO PHẢI LẬP NGÂN SÁCH KINH DOANH NGAY TỪ ĐẦU?
Khi vừa mới thành lập doanh nghiệp của mình, việc tạo ngân sách là một trong những điều có thể rơi vào tình thế khó khăn. Nếu doanh nghiệp của bạn đang hoạt động với một lượng lợi nhuận đáng kể hoặc đang trải qua giai đoạn bùng nổ, thì việc lập ngân sách kinh doanh có vẻ không quan trọng. Nhưng ngân sách có thể giúp đảm bảo thành công lâu dài cho doanh nghiệp của bạn. Ngân sách giúp bạn xem qua tuần sau và tháng sau sang năm sau, thậm chí là năm năm tới.
Cụ thể hơn, ngân sách kinh doanh có thể giúp doanh nghiệp của bạn hưởng lợi bằng cách:
- Làm cho nó hiệu quả hơn.
- Chỉ ra số tiền còn lại mà bạn có thể tái đầu tư.
- Dự đoán các tháng chậm và giúp bạn không mắc nợ.
- Ước tính những gì nó sẽ cần để có lợi nhuận.
- Cung cấp một cánh cửa vào tương lai.
- Giúp bạn kiểm soát doanh nghiệp.
Tạo ngân sách kinh doanh sẽ giúp việc điều hành doanh nghiệp của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, cũng có thể giúp đảm bảo rằng bạn đang tiêu tiền đúng nơi và vào đúng thời điểm để không mắc nợ.
Đó là cách bạn đưa ra một dự đoán có tính toán về tương lai tài chính của doanh nghiệp sẽ như thế nào. Nó yêu cầu kiểm tra những gì đã xảy ra vào tháng trước, ba tháng trước và tháng này năm trước trông như thế nào - sau đó sử dụng thông tin đó để đưa ra các quyết định tài chính khôn ngoan cho những tháng và năm tới.
Nếu bạn đã có một vài tháng tồi tệ và dự đoán rằng bạn đang xem xét một tháng nữa sẽ chậm lại, bạn có thể chuẩn bị để giảm thiểu chi phí nếu có thể. Nếu việc kinh doanh đang bùng nổ và quảng cáo của bạn đã lan truyền và thu hút khách hàng, hãy mạo hiểm để đầu tư vào việc mua thêm hàng tồn kho để đáp ứng những khách hàng đến và giữ họ quay lại.
Nói cách khác, bạn không cần “quả cầu pha lê” để kinh doanh, nhưng bạn cần học cách tạo ngân sách kinh doanh. Và điều đó cần một chút trực giác và sự phỏng đoán có kiến thức logic để đảm bảo mọi thứ tiếp tục diễn ra suôn sẻ.
HƯỚNG DẪN 6 BƯỚC TẠO NGÂN SÁCH KINH DOANH
Quá trình lập ngân sách kinh doanh bắt đầu với việc xem xét lại thu nhập và chi phí trong quá khứ. Kinh doanh càng lâu, thì quá trình này càng dễ dàng, vì bạn có nhiều dữ liệu hơn để xem xét lại khi bạn chuyển sang tạo ngân sách cho tương lai.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn là thương hiệu mới, bạn có thể phải thực hiện một số nghiên cứu sâu hơn về các chi phí điển hình trong ngành hoặc khu vực của bạn để thu thập các ước tính hoạt động cho tài chính dự báo của bạn.
1. KIỂM TRA DOANH THU
Bước đầu tiên là nhìn lại việc kinh doanh hiện tại và tìm tất cả các nguồn doanh thu (còn gọi là thu nhập). Cộng tất cả các nguồn thu nhập đó lại với nhau để khám phá nguồn tiền nào đổ vào doanh nghiệp của bạn hàng tháng.
Khi tìm hiểu thu nhập, hãy đảm bảo tính toán cho doanh thu chứ không phải lợi nhuận. Doanh thu của bạn là tất cả số tiền đi vào hoạt động kinh doanh trước khi các khoản chi phí được trừ đi. Lợi nhuận là những gì còn lại sau khi các chi phí được trừ đi.
Khi đã xác định được tất cả các dòng thu nhập, hãy tính thu nhập hàng tháng. Điều quan trọng là phải thực hiện việc này trong nhiều tháng - và tốt nhất là trong tối thiểu 12 tháng gần nhất, miễn là bạn có sẵn những dữ liệu đó.
Với 12 tháng (hoặc hơn) thông tin, bạn có thể kiểm tra thu nhập hàng tháng của mình thay đổi như thế nào theo thời gian và tìm kiếm các mô hình theo mùa. Ví dụ: doanh nghiệp của bạn có thể bị sa sút sau kỳ nghỉ lễ hoặc trong những tháng mùa hè nóng nực. Biết về những thay đổi theo mùa này sẽ đảm bảo rằng bạn có thể chuẩn bị trước cho những tháng “chậm” hơn và tạo cho mình một bước đệm tài chính.
2. TRỪ CHI PHÍ CỐ ĐỊNH
Bước thứ hai trong việc tạo ngân sách kinh doanh là cộng tất cả các chi phí cố định của bạn. Thuật ngữ chi phí cố định áp dụng cho bất kỳ chi phí nào cần thiết định kỳ cho hoạt động kinh doanh. Chi phí cố định có thể xảy ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc thậm chí hàng năm, vì vậy hãy đảm bảo nhận được nhiều dữ liệu nhất có thể.
Ví dụ về chi phí cố định trong doanh nghiệp của bạn có thể bao gồm:
* Thuê.
* Vật tư.
* Trả nợ.
* Lương bổng.
* Khấu hao tài sản.
* Các loại thuế.
* Bảo hiểm.
(Doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể sẽ có chi phí cố định khác với những gì được mô tả ở đây)
Khi bạn đã xác định được chi phí cố định của doanh nghiệp, bạn sẽ trừ những chi phí đó khỏi thu nhập của mình và chuyển sang bước tiếp theo.
3. XÁC ĐỊNH CHI PHÍ BIẾN ĐỔI
Khi bạn tìm kiếm dữ liệu cần để liệt kê các chi phí cố định, bạn có thể nhận thấy có một số chi phí biến đổi trong doanh nghiệp.
Chi phí biến đổi là những chi phí thay đổi tùy thuộc vào mức độ bạn sử dụng dịch vụ cần thiết để doanh nghiệp duy trì hoạt động, chẳng hạn như các tiện ích.
Bạn cũng sẽ thấy những khoản chi phí không cần thiết cho hoạt động kinh doanh của mình ở đây, chẳng hạn như đào tạo hoặc các hoạt động bổ sung có thể làm tăng lợi nhuận. Chúng được gọi là "chi phí tùy ý", thì có thể chuyển vào quỹ chi phí biến đổi của doanh nghiệp.
Một số ví dụ về chi phí biến đổi là:
* Tiền lương của chủ sở hữu.
* Thay thế thiết bị cũ.
* Văn phòng phẩm.
* Phát triển chuyên môn.
* Chi phí tiếp thị.
* Các tiện ích.
Trong những tháng “chậm” , bạn sẽ cần giảm chi phí biến đổi của doanh nghiệp, bắt đầu bằng việc chi tiêu tùy ý. Tuy nhiên, trong những tháng có lợi nhuận khi có thêm thu nhập, bạn có thể tăng chi tiêu cho các khoản chi phí biến đổi vì lợi ích lâu dài của doanh nghiệp.
4. DÀNH QUỸ DỰ PHÒNG CHO CÁC CHI PHÍ PHÁT SINH NGOÀI DỰ KIẾN
Những chi phí này phát sinh khi bạn ít mong đợi nhất và thường là khi ngân sách eo hẹp. Tránh lo sợ về các chi phí bất ngờ khi lập ngân sách cho doanh nghiệp của bạn bằng cách đảm bảo rằng bạn có thêm một số tiền mặt và lập kế hoạch cho các khoản dự phòng trong phạm vi ngân sách của bạn.
Mặc dù bạn có thể bị cám dỗ để chi tiêu bất kỳ khoản thu nhập thặng dư nào (chú thích: đầu tư tiền cho một hoạt động kinh doanh mang về nhiều lợi nhuận) cho các khoản chi phí biến đổi, nhưng hãy trích một số vào quỹ khẩn cấp. Bằng cách đó, bạn sẽ sẵn sàng khi thiết bị bị hỏng và cần thay thế, hoặc bạn cần nhanh chóng thay thế hàng tồn kho bị hư hỏng do ngập lụt. Tất nhiên, luôn có tùy chọn cho khoản vay dành cho doanh nghiệp nhỏ - nhưng nhiều lựa chọn sẽ tốt hơn là “nước tới chân hẳn tính”.
Có câu nói: “Nếu bạn dành ngân sách cho một vấn đề, trường hợp khẩn cấp sẽ không bao giờ phát sinh. Và nếu trường hợp khẩn cấp xuất hiện? Chà, bạn đã có ngân sách cho nó. Nó không thực sự là một trường hợp khẩn cấp, phải không?”
5. TẠO BÁO CÁO LÃI/ LỖ
Khi bạn đã thu thập tất cả các thông tin trên, đã đến lúc tổng hợp tất cả lại với nhau để tạo báo cáo lãi và lỗ, hay còn gọi là P&L.
Cộng tất cả thu nhập trong tháng và cộng tất cả chi phí trong tháng. Sau đó, trừ các khoản chi ra khỏi thu nhập và hy vọng bạn sẽ nhận được một số dương khi kết sổ.
Có thểbạn đã kiếm được lợi nhuận! Nếu không, đó là một mất mát - và điều đó cũng không sao. Các doanh nghiệp nhỏ không có lãi hàng tháng, chứ chưa nói đến hàng năm. Điều này đặc biệt đúng khi bạn mới bắt đầu kinh doanh.
6. VẠCH RA NGÂN SÁCH KINH DOANH CHO TƯƠNG LAI
Bạn đã tạo P&L - một tài liệu lịch sử cho thấy quá khứ của doanh nghiệp bạn - đã đến lúc tạo một tài liệu hướng tới tương lai.
Đối với bước này, việc tham khảo P&L sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những thăng trầm theo mùa của doanh nghiệp, những khoản đầu tư nào đáng để lặp lại và những gì bạn nên tránh trong tương lai.
Trên P&L của bạn, hãy tìm các xu hướng sau:
* Nguồn cung cấp lớn hoặc mua thiết bị tạo ra tổn thất có lợi.
* Xu hướng theo mùa do thời tiết khắc nghiệt, thiên tai hoặc bất ổn kinh tế.
* Xu hướng theo mùa do lịch học, mô hình du lịch của khách du lịch hoặc hạn chế về nguồn cung.
* Lợi nhuận cao hơn những năm trước hoặc không thể giải thích được.
Khi kiểm tra P&L, bạn đang tìm cách giải thích những biến động và thay đổi trong hoạt động kinh doanh của mình.
Ví dụ: nếu bạn vận hành một quầy bán kem que, bạn sẽ thấy lợi nhuận cao hơn vào mùa hè. Biết được những tháng sinh lời cao nhất của bạn sẽ giúp bạn dự đoán năm tới của bạn sẽ như thế nào. Bạn cũng có thể lấy thông tin đó và quyết định thuê thêm nhân viên và kéo dài giờ làm việc của mình trong những thời điểm nhất định trong năm, giúp doanh nghiệp thậm chí có lợi nhuận cao hơn trong những tháng nhu cầu cao nhất.
LÀM CHO NGÂN SÁCH HIỆU QUẢ
Chắc chắn, hầu hết các chủ doanh nghiệp không tham gia trò chơi để học cách tạo ngân sách kinh doanh. Vì vậy, làm thế nào để bạn lập ngân sách hiệu quả để bạn có thể quay trở lại các phần tốt nhất của quyền sở hữu doanh nghiệp? Dễ.
* Đầu tư vào phần mềm kế toán để theo dõi thu nhập và chi phí và tự động tạo báo cáo P&L của bạn. Tick.asia, có rất nhiều giải pháp cho bạn lựa chọn.
* Hãy thuê một kế toán mà bạn tin tưởng để giúp quản lý ngân sách của bạn, điều chỉnh tất nhiên khi việc kinh doanh đi chệch hướng và đảm bảo rằng bạn đang thanh toán các khoản thuế cần thiết.
* Chia nhỏ quy trình lập ngân sách kinh doanh thành các bước nhỏ - quản lý ngân sách kinh doanh dễ dàng hơn nhiều khi bạn thực hiện từng phần công việc theo thời gian và giải quyết một chút mỗi ngày hoặc mỗi tuần.
* Đưa ra các thủ tục để lập ngân sách sẽ giúp bạn biết nơi tìm những con số bạn cần, khi nào các khoản chi tiêu phát sinh và số tiền bạn cần ở đâu.
Bạn sẽ gặp rất ít chủ doanh nghiệp yêu thích ngân sách, tài chính và bảng tính. Nhưng lập ngân sách là một phần của cuộc sống khi bạn sở hữu một doanh nghiệp. Vì vậy, biết từng bước cách tạo ngân sách kinh doanh và quản lý ngân sách hiệu quả sẽ khiến công việc của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn một chút.
Nguồn trích lục: Nerdwallet
# Quảntrịtàichínhdoanhnghiệp