08/08/2025
Công ty nhỏ thì xây quy trình, báo cáo quá chặt chẽ làm gì?
Ai cũng nghĩ là "Việc này không cần thiết, cồng kềnh mất thời gian. Công ty nhỏ (15-30 người) chỉ cần tập trung bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng... là được".
Các CEO Nhật có cách tư duy rất khác biệt so với chúng ta. Họ xây dựng quy trình làm việc, hệ thống báo cáo chuẩn ngay từ khi công ty còn nhỏ, chứ không phải đợi đến khi công ty to lên rồi mới lo sửa “lỗ hổng” của hệ thống.
Việc thiết lập hệ thống vận hành chỉn chu từ sớm giúp công ty tiết kiệm được tối đa chi phí “không tên” và mở rộng quy mô từ vài chục nhân sự lên vài trăm người. Bộ máy quản lý độc lập và chạy tự động trơn tru, không cần có sự kiểm soát chặt chẽ của sếp và các cấp quản lý.
Để làm được điều này, cần có sự hỗ trợ của công nghệ 4.0 rồi từng bước xây dựng nền móng cho doanh nghiệp.
Có 3 điều nên áp dụng như sau:
1. THỨ NHẤT: Vẽ lại quy trình chuẩn cho từng mảng quản trị, từ Sản xuất, Marketing, Sale, Nhân Sự, Kế Toán, Pháp Chế…, phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban/vị trí. Nhờ đó cắt giảm được toàn bộ công việc thừa thãi, giảm chi phí vận hành đi 50%.
2. THỨ HAI: Thiết lập hệ thống Giao việc chuẩn và khoa học cho doanh nghiệp, đưa nhân viên vào guồng làm việc năng suất. Bất kể thời điểm nào cũng nắm được tiến độ công việc của từng phòng ban/nhân sự. Ai hoàn thành tốt công việc? Ai thường xuyên quên, sót việc, trễ Deadline? Khi xảy ra vấn đề thì cần "sửa" ở chỗ nào. Vẫn với đội ngũ nhân sự hiện tại, vẫn là 8h làm việc một ngày, hiệu suất nhân sự tăng lên gấp 3 lần sau 3 tháng triển khai.
3. CUỐI CÙNG: Xây dựng hệ thống báo cáo bài bản để đánh giá hiệu suất của từng phòng ban, nhân sự. Từ đó, sắp đặt con người phù hợp vào từng vị trí để vận hành quy trình và chịu trách nhiệm cho những gì họ làm.
Ví dụ: Một quy trình chốt sales của Phòng Kinh Doanh được xây dựng sẽ bao gồm bước 1, bước 2, bước 3… là gì. Mỗi bước giao cho ai thực hiện? Báo cáo mỗi ngày về doanh thu trên mỗi đầu nhân sự là bao nhiêu? Vậy là sếp không phải tham dự vào quá trình đó mà vẫn nhận được kết quả mong đợi là số lượng khách hàng ký hợp đồng, doanh thu đạt được cụ thể ra sao… Khi khách hàng phàn nàn về sản phẩm/dịch vụ thì nhân sự cũng tự biết cách giải quyết, xử lý từ chối mà không cần phụ thuộc vào sếp. Đặc biệt, nhờ hệ thống báo cáo đã xây, sếp cũng nắm rõ nhân viên sale nào đang có doanh thu cao nhất, nhân viên nào đang yếu để có phương án đào tạo thích hợp.
Áp dụng phần mềm quản lý công việc - quy trình - báo cáo 4.0 từng bước chuẩn hóa doanh nghiệp và tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc cải tiến vận hành của tổ chức, tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ lên gấp 3 lần
