14/06/2013
Confirmación de invitados. ¿Lujo o necesidad?
¿Cuántas veces hemos recibido una invitación de boda en la que nos piden que confirmemos asistencia y lo hemos hecho? A veces lo hacemos; llamamos y le informamos al anfitrión que con mucho gusto lo estaremos acompañando en su boda y así lo hacemos. Hasta que se está del lado del anfitrión es que podemos darnos cuenta de la gran ayuda que representa el saber con certeza quién irá o cuántos invitados recibiremos.
En México la costumbre de llamar a los invitados para confirmar varía dependiendo de la región del país y del nivel sociocultural. Claro que cada vez se va haciendo más común debido a los beneficios que trae consigo.
Primero que nada, el confirmar invitados, brinda al anfitrión la posibilidad de ahorro. En la experiencia que tengo planeando bodas y eventos, el 80% de las veces, asisten menos personas de las que se invitaron. Según los expertos en bodas, el porcentaje de inasistencia oscila entre un 20% y 30% dependiendo si la boda es en la ciudad o fuera de la ciudad. Al contratar todo lo necesario para la boda (banquete, mobiliario, mantelería, vino) el anfitrión lo hace basándose en su lista de invitados, y resulta que el día de la boda en lugar de 500 invitados, recibió 450, o 300.
Si tomamos en cuenta que la cena tuvo un costo de $300.00 por persona, el vino otros $80.00, y otros elementos que van aumentando dependiendo del número de invitados (lugar en la mesa, meseros, refresco, hielo) $150.00. Tenemos que los costos variables por persona son de $300 + $80 + $50 = $530.00
Sin haber confirmado invitados, los novios hubieran pagado $530 x 500 invitados = $265,000.00 en costos variables.
Confirmando invitados, pueden pasar dos cosas:
1. Que al llamar, solo confirmen asistencia 400 personas; $530 x 400 = $212,000.00
Al confirmar invitados, los novios se ahorraron $53,000.00 (Muy buenos para gastarlos en la luna de miel o en la nueva casa)
2. El otro escenario posible es que te confirmen más de 500 invitados, obviamente el gasto va a ser mayor, pero los novios se prepararán para pedirle más platillos al banquetero, poner mesas adicionales y que sus invitados se sientan bien atendidos.
Otra situación en la que la confirmación de invitados es muy útil, es en las bodas en que los novios asignan lugares a sus invitados. Teniendo la certeza de quién irá y quién no, se asignan los lugares de los invitados de acuerdo a la amistad e intereses y se evita la incomodidad de estar "mendigando mesa".
¿Quién hace la confirmación de invitados?
En ocasiones la confirmación la hacen los novios o sus familiares, llamando por teléfono a los invitados. O veces una secretaria. Sin embargo, una de las desventajas de usar este método es que el invitado al saber que la llamada es de alguien directamente relacionado con los novios, siente una gran presión por decir que sí asistirá, aunque no sea verdad. Por lo tanto el resultado no es del todo confiable.
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