09/11/2023
𝗨𝗽𝗱𝗮𝘁𝗲 𝘀𝗶𝘀𝘁𝗲𝗺 𝗘𝗥𝗣 𝘃𝗲𝗿𝘀𝗶 𝘁𝗲𝗿𝗯𝗮𝗿𝘂 𝗺𝗮𝗹𝗮𝗵 𝗷𝗮𝗱𝗶 𝗲𝗿𝗼𝗿?
𝗛𝗮𝗹𝗼 𝗦𝗼𝗯𝗮𝘁 𝗧𝗖𝗦!
Kami punya cerita seru nih tentang pengalaman tim kami saat melakukan upgrade sistem ERP untuk salah satu klien terbaru kami. Sebagai bagian dari layanan maintenance dan support tahunan kami, kami memberikan bonus berupa upgrade sistem ERP secara gratis. Tapi, tahukah kalian bahwa proses upgrade sistem ERP itu kompleks dan berisiko tinggi? Oleh karena itu, kami melibatkan konsultan profesional yang berpengalaman untuk menangani tugas tersebut.
Dalam proses upgrade, tim kami sudah melakukan berbagai upaya untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik. Dimulai dari pemeriksaan struktur data yang berubah oleh migration script, periksa release note versi baru dan memeriksa library yang diupgrade, deploy upgrade di sistem development, melakukan system integration test (SIT), manual test oleh tim konsultan kami, hingga user acceptance test (UAT) oleh user dari klien. Proses upgrade itu sendiri memakan waktu antara 2-3 bulan hingga kami yakin bahwa semua gap dan issue telah berhasil diselesaikan. Dan setelah upgrade, tim kami tetap standby selama 1 (satu) minggu untuk memperbaiki issue-issue yang tidak teridentifikasi pada proses development dan test sebelumnya. Dari beberapa issue yang ditemukan pada masa post-upgrade ini ada satu issue yang menarik.
𝗔𝗽𝗮𝗮𝗻 𝘁𝘂𝗵 𝗶𝘀𝘀𝘂𝗲 𝗺𝗲𝗻𝗮𝗿𝗶𝗸𝗻𝘆𝗮?
Dalam implementasi ERP, implementor sering kali menemukan requirement dari user yang tidak dapat dipenuhi dengan fitur yang ada. Dalam situasi seperti ini, implementor harus memilih mencari work-around atau melakukan pengembangan fitur yang dibutuhkan. Work around pada dasarnya adalah mencoba mencari trik atau mengakali proses agar dapat berjalan dengan fitur yang ada di sistem. Dalam merancang work around, implementor harus bisa kreatif dalam mencari celah yang kemudian bisa dijadikan trik. Dan terkadang trik tersebut adalah memanfaatkan bug/kelemahan yang ada pada sistem. Jadi bug bisa diakali sehingga menjadi fitur. Dalam kasus kita, implementor menemukan perbedaan sistem antara sistem ERP versi lama dengan yang versi baru.
Untuk fitur PO terdapat, Deskripsi produk, Quantity, Price, dan Total. Pada versi lama untuk menginput DP di input di fitur PO. Lebih jelasnya, produk atau jasa yang seharusnya dibayar utuh dengan harga RP. 10.000.000 dibayar dengan cara DP dan bisa dicicil. Kemudian pada operasi ERP, user menginput di fitur PO dengan meminuskan produk utama dibagian quantity yang tujuannya mengosongkan jurnal Purchase Advance sehingga dapat mentotalkan sisa pembayaran yang harus dibayar. Work around tersebut berjalan dengan baik di sitem ERP versi lama.
Pada versi baru, inputan minus di quantity dianggap credit memo dan reverse, selain itu dianggap eror atau inputan tidak normal. Artinya, di sistem ERP versi baru work around yang dilakukan selama ini dianggap bug.
𝗞𝗲𝗻𝗮𝗽𝗮 𝗯𝗶𝘀𝗮 𝗯𝗲𝗴𝗶𝘁𝘂?
Upgrade pada sistem baru banyak melakukan perbaikan pada bug, salah satunya ada perbaikan pada bagian quantity yang tidak mengizinkan adanya minus, sehingga work-around lama tidak bisa dipakai lagi.
Dalam situasi seperti ini apa yang harus kita lakukan?
Mengembalikan bug tersebut seperti sebelumnya?
Tidak, itu bukan keputusan yang bijaksana. Ketika memperbaiki bug, kode program yang diubah tidak hanya di satu lokasi di source code dan bisa jadi telah mengakomodir skenario bisnis yang lebih luas. Mencoba mengembalikan kode yang sudah bug free menjadi buggy lagi bukan keputusan yang tepat.
𝗟𝗮𝗹𝘂 𝗮𝗽𝗮 𝘆𝗮𝗻𝗴 𝗵𝗮𝗿𝘂𝘀 𝗸𝗶𝘁𝗮 𝗹𝗮𝗸𝘂𝗸𝗮𝗻?
Kembali seperti yang dijelaskan di atas. Apakah kita harus develop fitur baru untuk memenuhi kebutuhan tersebut, atau kita rancang work-around baru sesuai kondisi sistem saat ini.
Dan kita putuskan untuk membuat work-around baru dengan cara memindahkan minus dari inputan quantity ke penginputan price. Pada proses kerjanya tidak ada perubahan pada angka saat penginputan. Cara ini tidak banyak mengubah work-around sebelumnya sehingga tidak membingungkan atau menyulitkan user dalam proses kerjanya.
Work around ini kita komunikasikan dengan klien dan bisa diterima dengan baik.
𝗝𝗮𝗱𝗶, 𝘁𝗶𝗱𝗮𝗸 𝗮𝗱𝗮 𝗹𝗮𝗴𝗶 𝗺𝗮𝘀𝗮𝗹𝗮𝗵!
