06/05/2026
Outlook ist kein Archiv – und kann im Ernstfall zum Compliance-Risiko werden.
Viele Unternehmen verlassen sich noch immer auf ihre Postfächer, wenn es um geschäftsrelevante E-Mails geht.
Doch aus rechtlicher Sicht ist klar:
• E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten sind aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen
• Die Anforderungen ergeben sich u. a. aus GoBD, AO und HGB
• Eine einfache Ablage im Postfach erfüllt diese Anforderungen nicht
Typische Herausforderungen im Alltag:
• Unklare Aufbewahrungsfristen und -formen
• Fehlende Revisionssicherheit und Unveränderbarkeit
• Eingeschränkte Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen
• Zeitaufwändige Suche nach älterer Korrespondenz
Die Folge: Risiken bei Betriebsprüfungen und unnötiger administrativer Aufwand
Die Lösung: Vollständig gemanagte E-Mail-Archivierung mit MailStore
Als IT-Partner im Mittelstand unterstützen wir Sie dabei, gesetzliche Anforderungen zuverlässig umzusetzen:
• GoBD-konforme Archivierung Ihrer E-Mails
• Automatische, revisionssichere Ablage mit lückenloser Nachvollziehbarkeit
• Schnelle, volltextbasierte Suche über alle archivierten Inhalte
• Bei uns Betrieb und Hosting im Hochsicherheits-Rechenzentrum in Deutschland
• Optional: Bereinigung und Strukturierung bestehender Postfächer
Ihr Mehrwert:
• Rechtssicherheit bei Prüfungen
• Entlastung Ihrer IT und Fachabteilungen
• Struktur statt Chaos im Posteingang
• Transparenz und jederzeitige Auskunftsfähigkeit
Wichtig: E-Mail-Archivierung ist kein Backup – sondern ein zentraler Bestandteil Ihrer Compliance- und IT-Strategie.
→ Jetzt kostenloses Erstgespräch vereinbaren und Ihre E-Mail-Archivierung auf ein sicheres Fundament stellen (Link im ersten Kommentar).