24/08/2026
„Wir arbeiten schon papierlos. Die Rechnungen drucken wir nur noch aus.“
Diesen Satz hören wir oft. Und meistens steckt dahinter kein fehlender Wille zur Digitalisierung, sondern ein ganz pragmatischer Weg, der sich über Jahre entwickelt hat.
Das Problem: Halb digital ist oft aufwendiger als ganz analog oder ganz digital.
Wer mit Papier arbeitet, hat einen klaren Ablauf. Wer vollständig digital arbeitet, ebenfalls. Wer beides kombiniert, hat oft zwei Prozesse gleichzeitig – und muss ständig zwischen ihnen übersetzen.
In vielen Unternehmen liegt die Ursache nur an einer einzigen Stelle: Eine Schnittstelle fehlt, ein Programm kann etwas nicht oder ein Formular existiert nur in Papierform. Alles andere hat sich im Laufe der Zeit darum herum aufgebaut.
Wie finden Sie diese Stelle?
Achten Sie eine Woche lang darauf, wann Informationen doppelt erfasst werden. Ein einfacher Zettel neben der Tastatur genügt.
Ein Kunde ruft an, die Daten werden ins Programm eingetragen, später auf den Stundenzettel geschrieben und danach nochmals in die Rechnung übernommen.
Viermal dieselbe Information.
Rechnen Sie es einmal durch:
Anzahl der Fälle × Minuten pro Vorgang × Wochen im Jahr.
Aus „Das sind doch nur zwei Minuten“ werden oft viele Stunden – manchmal sogar mehrere Arbeitswochen pro Jahr.
Und noch etwas: Versuchen Sie nicht, alles gleichzeitig zu digitalisieren.
Der häufigste Fehler ist, jeden Prozess auf einmal verändern zu wollen. Nehmen Sie den Ablauf, der am häufigsten vorkommt, und verbessern Sie zuerst nur diesen. Wenn er funktioniert, kommt der nächste.
Die Reihenfolge ist entscheidend:
Erst den Prozess verstehen. Dann die passende Software auswählen.
Wer zuerst ein Programm kauft und erst danach überlegt, welches Problem es lösen soll, investiert oft am eigentlichen Bedarf vorbei.
Wenn Sie sich in dem Satz „Wir sind eh schon fast papierlos“ wiederfinden, ist das übrigens kein Zeichen von Rückständigkeit. Es zeigt nur, dass jemand im Unternehmen pragmatische Lösungen gefunden hat, damit der Alltag funktioniert.
Die spannende Frage ist nur:
Welcher Vorgang wird bei Ihnen heute noch doppelt erfasst?
